BauwesenNeues Zeitalter

Der Kreis Diepholz und die Stadt Herford bieten die Möglichkeit, Bauanträge von der rechtskonformen Antragstellung inklusive Signatur bis hin zur Erteilung des Bescheids komplett digital zu bearbeiten. Sie nutzen hierfür ITeBAU, eine Gesamtlösung von Anbieter ITEBO, die in verschiedenen Bundesländern – besonders in Nordrhein-Westfalen, Hessen und Niedersachsen – bei vielen Bauaufsichtsbehörden im Einsatz ist.
Im nordrhein-westfälischen Kreis Herford wird ITeBAU bereits seit dem Jahr 2012 erfolgreich genutzt. Auch die kreisangehörige Stadt Herford entschied sich im Frühjahr 2016, mit dem Angebot des virtuellen Bauamts die Kommunikation zwischen Antragstellern, Bauaufsichtsbehörden, den Ämtern und weiteren Beteiligten zu verbessern. „Wir bearbeiten jährlich über 600 Genehmigungsverfahren mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von acht bis zwölf Wochen. Meist sind es unzureichend vorliegende Unterlagen, die den Prozess verzögern“, berichtet Elke Verfürth, Abteilungsleiterin der Unteren Bauaufsichts- und Denkmalbehörde der Hansestadt Herford.

Mehr Transparenz bei Bearbeitungsstand

Das Team der Bauaufsicht strebte daher ein serviceorientierteres, bürgerfreundlicheres und schnelleres Bearbeitungsverfahren an. Mehr Transparenz sollte es geben in Bezug auf Bearbeitungsstände, die Qualität und Vollständigkeit der Unterlagen sowie die Zuständigkeiten für die weitere Bearbeitung. „Mit ITeBAU können fehlende oder fehlerhafte Unterlagen sofort erkannt und ergänzt werden. Es wird gleich offensichtlich, welcher Ansprechpartner für welche Aufgabe zuständig ist. Durch die zeitgleiche Beteiligung aller Akteure in der digitalen Akte werden zeitnahe und einfach umsetzbare Anpassungen möglich. Überarbeitungen, Nachtragsunterlagen und externe Stellungnahmen kommen schneller zurück. Und für Auskünfte müssen Akten nicht länger aus dem Archiv bereitgestellt werden“, zählt Bauamtsleiterin Verfürth die Vorteile auf. „Unsere Mitarbeiter können künftig von jedem Arbeitsplatz aus die Vorgänge einsehen und direkt alle Informationen abrufen. Dies wird in der Beratung deutlich Zeit einsparen.“

Vollständig digital ab 2017

Ab Januar 2017 werden die Antrags- und Genehmigungsverfahren der Stadt Herford mit allen dafür erforderlichen Prozessen und Dokumenten vollständig digital durchgeführt. Die Grundlage für die Zusammenführung aller benötigten Komponenten des Baugenehmigungsprozesses stellt ITeBAU. Kern des virtuellen Bauamts von ITEBO ist die webbasierte Bauplattform conjectPM. ITeBAU ist bereits in alle großen, marktgängigen Baugenehmigungsfachverfahren implementiert und in unterschiedlichen Rechtsgebieten im Einsatz. Die Lösung bietet somit die notwendige Infrastruktur und Hochverfügbarkeit und Nutzern zudem eine einheitliche Anwendungsplattform sowie standardisierte Abläufe.
Auch beim Kreis Diepholz, dem sechstgrößten Landkreis Niedersachsens, ermöglicht ITeBAU seit Juni 2016 eine papierlose und vollautomatische Bearbeitung in den Bereichen Bauantragstellung und -genehmigung sowie Bundes-Immissionsschutz. Darüber hinaus bietet die Kommune bereits seit dem Jahr 2011 die Baulastenauskunft Online an. 1.500 Bauanträge – vom Einfamilienhaus bis hin zu Sonderbauten – bearbeitet die Verwaltung pro Jahr.

Anträge kommen oft in Papierform

„Inzwischen werden alle Baugenehmigungsverfahren nach NBauO vollständig digital umgesetzt. Von der Antragstellung, der Bearbeitung und Prüfung der Unterlagen über die Einholung von Stellungnahmen anderer Behörden und Institutionen bis hin zur Zustellung von Bescheiden und Gebühren“, sagt Lore Willenbruch, beim Kreis Diepholz zuständig für die Systembetreuung des Fachdienstes Bauordnung und Städtebau. „Zwar kommt immer noch die überwiegende Zahl der Anträge und Unterlagen in Papierform. Auf unsere Nachfrage werden diese aber oftmals sehr schnell digital nachgeliefert, den Rest scannen wir ein.“
Die Einführung eines digitalen Bauamts ist meist weniger eine technische, als vielmehr eine organisatorische Herausforderung, die vor allem Unterstützung und Kommunikation erfordert. Der Kreis Diepholz investierte bereits vor und insbesondere während der Einführung des neuen digitalen Verfahrens in eine intensive externe Kommunikation und zahlreiche Informationsveranstaltungen. „Der Aufwand hat sich gelohnt, weil wir immer mehr Zustimmung erhalten und inzwischen fast alle Beteiligten dauerhaft im Boot haben“, sagt Lore Willenbruch zufrieden. Allerdings beteiligen sich nach Angaben der Kreisverwaltung gerade große Unternehmen und Behörden, wie die Bauberufsgenossenschaft oder die Bundesnetzagentur, eher verhalten. Grund hierfür sei der steigende, schwer zu bewältigende Pflegeaufwand von Zugängen und Passwörtern zu den unterschiedlichsten Plattformen. Dabei erfordert ITeBAU für alle Beteiligten, die mit der Plattform arbeiten, nur ein Log-in.

Baustellen zukünftig digital bearbeiten

Die stetige Weiterentwicklung der Lösung und die Integration von Komponenten wie Payment, De-Mail oder der eID-Funktion des neuen Personalausweises öffnen den Verwaltungen weitere moderne Services. Für die Nutzung über mobile Endgeräte steht ITeBAU als App zur Verfügung. Das ermöglicht es beispielweise, Baupläne oder die Abnahme direkt auf der Baustelle digital zu bearbeiten. Bernhard Möller, stellvertretender Geschäftsführer von ITEBO: „Wir beschäftigen uns intensiv mit den Themen der Zukunft. So wird Building Information Modeling (BIM) in den nächsten Jahren die Bauplanung und alle angegliederten Bereiche nachhaltig verändern. Darauf stellen wir uns und ITeBAU mit der Integration dreidimensionaler Gebäudeplanung ein.“