Amt LandhagenDigitaler Veranstaltungsmanager

Seit Februar 2016 nutzt das Amt Landhagen mit Erfolg den adKOMM Veranstaltungsmanager. Bislang war die Organisation einer Veranstaltung, etwa einer Jahreshauptversammlung, eines Bürgergesprächsabends oder einer Jubiläumsfeier, mit viel Zeitaufwand, Geduld und Mühe verbunden. Anders verhält es sich mit der adKOMM-Lösung. Das Modul adKOMM Veranstaltungsmanagement ermöglicht laut Anbieter adKOMM eine nachhaltige Verwaltung und Organisation von Veranstaltungen. Für die Verwaltungsmitarbeiter entfällt damit nicht nur die Suche nach der richtigen Excel-Tabelle oder die Prüfung und Aktualisierung der Daten. Auch mühevoll gestaltete Anschreiben gehören der Vergangenheit an. Das Modul biete neben der effizienten Pflege von Veranstaltungsdaten immer die passenden Briefvorlagen. Dies mache die Integration des adKOMM Schriftverkehrs möglich. Der Zugriff auf den Zentralen Adressmanager ermögliche es außerdem, Einladungsschreiben und Anmeldebestätigungen ohne großen Zeitaufwand zu erstellen.
Bislang bedeutete das Drucken, Eintüten, Frankieren und Versenden der Einladungen nicht das Ende der Organisationsarbeit. Im Anschluss nämlich waren die Antwortschreiben zu sortieren. Die Antworten mussten in entsprechende Tabellen eingetragen und ein Bestätigungsschreiben aufgesetzt werden. Mit dem adKOMM-Modul kann den Einladungen ein Antwortformular mit Barcode beigefügt werden. Das erleichtere die Bearbeitung des Rücklaufs erheblich. Der Nutzer müsse lediglich den Code einscannen und das System ermittle sofort die Daten. Einmal erstellt, können Adressen und Texte immer wieder verwendet werden.
Mithilfe der integrierten E-Post-Anbindung konnte das Amt Landhagen ebenfalls den Zeitaufwand minimieren und auch die Kosten reduzieren. Drucken, Eintüten und Frankieren entfällt. Mit dem Veranstaltungsmanager werden die Verwaltungsleistungen medienbruchfrei und elektronisch abgewickelt. Dank des integrierten Dokumenten-Managements werden die Vorgänge und Dokumente in einer E-Akte aufbewahrt und ermöglichen somit jederzeit ein schnelles Wiederauffinden.