NordthüringenAlternative zur Cloud

Die Herausforderungen, vor denen die Kommunen stehen, sind mit XRechnung, digitalem Workflow inklusive Signatur, E-Akte, E-Payment sowie der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) vielfältig. Die Anforderungen vom Datenschutz über die IT-Sicherheit bis hin zur Realisierung eines Informationssicherheits-Management-Systems (ISMS) erhöhen die Komplexität und erfordern erhebliches fachliches Know-how.
Dieses zu finden und zu halten ist insbesondere für kleinere und mittlere Kommunen schwierig. Ihnen fehlen oft die personellen und materiellen Ressourcen, aber auch konkrete Blaupausen zur Umsetzung, weil zuständige Behörden und Institutionen nur bedingt Unterstützung liefern (können). Als oberste Dienstherren haften die Kommunen jedoch für Probleme und Verstöße. Jede Verwaltung muss daher ihre eigene digitale Strategie entwickeln. Diese kann je nach Größe, Kultur, Besonderheiten und Erwartungen variieren – auch hinsichtlich des Autonomiegrads der IT.

Komplette Erneuerung der IT-Infrastruktur

Der IT-Verbund Nordthüringen ist ein Zusammenschluss der Gemeinden Ellrich, Heringen/Helme, Werther und Kyffhäuserland. Seine Zweckvereinbarung definiert die Vorbereitung, Abstimmung und Umsetzung von Maßnahmen im IT-Bereich und umfasste somit auch die Entwicklung der digitalen Strategie zur Neuausrichtung mittels interkommunaler Zusammenarbeit. Diese sollte wahlweise autonom auf eigenen Verbund-Servern oder ausgelagert in der Cloud des Auftragnehmers realisiert werden.
Die mit einer Erfurter Anwaltskanzlei Ende April vergangenen Jahres veröffentliche europaweite Ausschreibung beinhaltete die weitgehend komplette Erneuerung der bestehenden Hardware- und Software-Infrastruktur. Im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb sollte der zu ermittelnde, wirtschaftlichste Anbieter bis Ende 2019 die Umsetzung inklusive Migration aller relevanten Daten aus den Vorsystemen realisieren.
Das Projekt umfasst unter anderem neue Netzwerkstrukturen, Server- und Speichersysteme, Betriebssysteme und Software für Finanz-, Melde- und Gewerbewesen, Liegenschaften, Bauverwaltung, Personalwesen, ECM/DMS, Vertragsverwaltung und Friedhofswesen nebst flankierenden Maßnahmen für Datenschutz und IT-Sicherheit sowie die Reorganisation der administrativen Aufgaben wie Monitoring, IT-Service-Desk und Fernunterstützung durch die eingebundenen Dienstleister.

Priorisierungen von Teilprojekten

Das für die Realisierbarkeit zur Verfügung stehende, umlagefinanzierte Budget sorgte dafür, dass die Cloud-Lösung aufgrund der hierfür zu beziffernden Kostenfolge nicht umgesetzt werden konnte. Innerhalb der Projektplanung mussten und wurden bereits in einer sehr frühen Phase Priorisierungen von Teilprojekten vorgenommen.
Anfang Oktober 2019 erteilte der IT-Verbund den Auftrag zur Durchführung des Gesamtprojekts. Den Zuschlag erhielt die Bietergemeinschaft unter Führung des Velberter Unternehmens ab-data mit seinen Systemhauspartnern Archikart, codia und Ibykus. Die Laufzeit des Vertrags ist auf sechs Jahre ausgelegt, inklusive Verlängerungsoption.
Ein besonderes Spannungsfeld stellte der Zeitplan dar. Er verlangte allen Projektbeteiligten sehr viel ab, sowohl in Bezug auf die Hardware-Beschaffung als auch in Bezug auf die Software-Einführung und -Schulung. Die pufferfreien Rahmenbedingungen erforderten von allen Seiten eine professionelle Projektumsetzung. Im Rahmen der Projekteröffnung mit Vertretern aller Verwaltungen und Bieterfirmen wurden unter anderem eine dezentrale Steuerung über Teilprojekte, verbindliche Liefer- und Realisierungstermine sowie diverse Zuständigkeiten vereinbart. Der gemäß der vorgegebenen Prioritäten fixierte und dokumentierte Ablaufplan wurde zur verbindlichen Grundlage für die Umsetzung des Gesamtprojekts.

Originalumstiege termingerecht abgeschlossen

Das für die Lieferung und Implementierung der IT-Infrastruktur verantwortliche Unternehmen Ibykus sicherte durch die Bereitstellung einer äquivalenten Übergangslösung (Server, Storage) die fristgerechten Installationen, Schulungen und Migrationen der Fachverfahren ab. Anfang Dezember wurde die Übergangslösung durch die Komponenten der beauftragten Ziellösung ohne Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs ersetzt.
Dadurch konnten – wie ursprünglich avisiert – bereits im November die Kernverfahren Finanz- und Meldewesen installiert, geschult und getestet werden. Die Originalumstiege einschließlich historischer Datenmigrationen wurden termingerecht in allen angeschlossenen Verwaltungen bis Anfang Dezember abgeschlossen. Die Installation und Integration weiterer Fachverfahren wie Lohn und Gehalt sowie das Friedhofswesen folgten. Nicht-zeitkritische Aufgaben mit niedrigerer Priorität wurden begonnen, deren konkrete Umsetzung aber, zur Entzerrung des Gesamtprojekts und Entlastung der Mitarbeiter, nach hinten verschoben. Optionale Zusatzkomponenten wurde zur Entlastung des Projekts zunächst nicht beauftragt.

Von elf auf 30 (überwiegend virtuelle) Server

Parallel dazu wurde das ursprüngliche Konzept in enger Abstimmung deutlich erweitert. So entstand bereits Ende vergangenen Jahres am Standort Ellrich ein leistungsfähiges, hochmodernes kleines Rechenzentrum. Anstelle der vormals elf Server sind nunmehr knapp 30, überwiegend virtuelle Server im Einsatz. Die bislang kostenintensiven Netzwerkanbindungen wurden durch schnelle Datenleitungen ersetzt.
Zum Schutz der Bürgerdaten wurden umfangreiche Maßnahmen ergriffen. Hierzu zählt neben einer Vielzahl an Firewalls und speziellen Sicherheitskonzepten auch der Einsatz externer IT-Sicherheitsberater und Datenschutzbeauftragter. Und, wie Ellrichs Bürgermeister Henry Pasenow betont: „Bei den Software-Lösungen des IT-Verbunds sind wir auf wesentlich schnellere Web-Anwendungen übergegangen, mit denen die Verwaltungen deutlich effizienter arbeiten können.“

Positiver Gesamteindruck

Die bei der Dimension des Gesamtprojekts sowie der Kürze der Projektlaufzeit zu erwartenden Probleme fielen erfreulich gering aus. Es handelte sich weitgehend um die Nachmigration einzelner Daten, einen zunächst nicht funktionierenden Mitteilungsdienst an das Thüringer Landesrechenzentrum, einzelne Schulungsdefizite sowie koordinierende Aufgaben aufgrund personeller Ausfälle.
Das beeinträchtigt aber nicht den positiven Gesamteindruck. Trotz des Abschaltens der Hardware- und Software-Komponenten des Vorlieferanten zum 31. Dezember 2019 kam es nicht zu Produktionsausfällen. Alle Komponenten wurden trotz Zeitdrucks termingerecht in Betrieb genommen. Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Bewältigung der digitalen Herausforderungen sind gegeben. Und ganz nebenbei wurden die vier Kommunen auch noch zu den ersten Verwaltungen in Thüringen, die mit den neuen VOIS-Verfahren Melde-/Gewerbewesen und Gebührenkasse des Anbieters HSH arbeiten.
Das erfolgreiche Projekt des IT-Verbunds ist ein starkes Signal für kleinere und mittlere Verwaltungen: In interkommunaler Zusammenarbeit können neue Anforderungen durch OZG, E-Akte und Datenschutz sachgerecht bewältigt werden. Sofern zielorientiert angegangen, liefert eine autonome IT-Infrastruktur ein wirtschaftlicheres Ergebnis als eine ausgelagerte Cloud-Lösung.