Bobenheim-RoxheimFinanzwesen digitalisiert

Von der Größe her eher klein, in der konsequenten Umsetzung zukunftsorientierter Ziele dagegen groß: Die knapp 11.000 Einwohner zählende rheinland-pfälzische Gemeinde Bobenheim-Roxheim hatte ganz klare Vorstellungen von der weiteren Modernisierung der Verwaltung und ihrer zeitnahen Realisierung. Dem Aufbruch in innovative, durchgängig digitale Prozesse kommt dabei ein übergeordneter Stellenwert zu.
So hatte die Digitalisierung des Finanz-Managements bei diesem komplexen Projekt oberste Priorität – setzte allerdings noch den Umstieg auf eine neue Software voraus. Die Entscheidung fiel nach intensiver Auswahlphase auf das integrierte Finanzwesen Infoma newsystem, ergänzt um die Zentrale Adressverwaltung (ZAV), Darlehensverwaltung und Barkasse. Gleichzeitig beauftragte die verbandsfreie Gemeinde den elektronischen Rechnungsworkflow (RWF) und E-Rechnungsimport sowie weitere Digitalisierungskomponenten wie die elektronische Vertragsakte und das Infoma ePortal Faktura zur dezentralen Erfassung und integrierten Weiterbearbeitung von Einzelrechnungen und -bescheiden, um sich perfekt für durchgängige, effiziente Abläufe aufstellen zu können. Im Verlauf des Projekts kamen noch die Module Budget Advanced für Auskunft und Planung der Budgets sowie Vertragsverwaltung hinzu.

Aufbrechen eingefahrener Strukturen

Kämmerin Claudia Kreitmair sieht ihre Verwaltung mit diesem Gesamtpaket auf einem guten Weg in die digitale Zukunft – auf dem als größte Herausforderung das Aufbrechen eingefahrener Strukturen gemeistert werden will: „Durch die Digitalisierung bietet sich hier die Möglichkeit, Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren. Unser Ziel im Finanzwesen ist es, die Abläufe mit den entsprechenden Sicherheitsmechanismen zu beschleunigen und dadurch Zeit für anderweitige Aufgaben zu gewinnen.“
Erreichen will die Kämmerin das mit den gebotenen Leistungsmerkmalen der integrierten Komplettlösung Infoma newsystem. So stand auf der Umsetzungsagenda neben der papierlosen Bearbeitung der ein- und ausgehenden Rechnungen mithilfe des Rechnungsworkflows sowie der Automatisierung von Kontoauszugsverbuchung und Adressabgleich auch der zeitnahe Ausgleich der Eingangsrechnungen. Zudem soll der jährliche Versand der Steuerbescheide entfallen, da die Adressen durch das ZAV-Modul aktualisiert werden. Und mit der Gebühren- und Bargeldkasse gehören manuelle Buchungen von Abschlüssen durch die Kasse in der Finanzbuchhaltung nun der Vergangenheit an. Gleichzeitig reduziert sich der Aufwand für die EDV-Abteilung: Durch die Einbindung der Gebühren- und Bargeldkasse sowie der Darlehensverwaltung in die Finanz-Software müssen zwei Programme weniger gepflegt und betreut werden.

Digitale Transformation ohne Aufstockung von Personal

Für die Umsetzung der Bestimmungen des § 2b Umsatzsteuergesetzes sind die Module ePortal und Vertragsverwaltung vorgesehen. „Um eine fehlerfreie Umsetzung zu gewährleisten, wird empfohlen, ein Tax Compliance einzuführen, also quasi durch strukturelle Maßnahmen die Fehlerquellen zu minimieren“, erläutert Claudia Kreitmair. „In diesem Rahmen muss sichergestellt sein, dass die Umsatzsteuer im Finanzprogramm korrekt abgewickelt werden kann.“
Im März 2018 startete die Altrheingemeinde das ambitionierte Digitalisierungsprojekt, um bereits am 1. Januar 2019 den Echtbetrieb des Rechnungsworkflows und die Umstellung auf das neue Finanzwesen von Axians Infoma inklusive der Nutzung der Gebühren- und Bargeldkasse zu vermelden – ein Ergebnis, für das mit Claudia Kreitmair und Jens Glaser intern hauptsächlich zwei Personen verantwortlich zeichneten. Hier zeigt sich eine Situation, die nicht nur für Bobenheim-Roxheim, sondern für viele kleinere Kommunen oftmals eine Herausforderung darstellt: die digitale Transformation ohne Aufstockung von Personal bewältigen zu müssen.

Integration der Vollstreckung geplant

Auch wenn noch nicht alle Ziele komplett erreicht wurden, zieht die Verwaltung eine positive Bilanz. Die Resonanz der 45 internen Anwender ist bis auf wenige Ausnahmen gut. Als besonders vorteilhaft beurteilt Claudia Kreitmair die schnellere Abwicklung des Zahlungsverkehrs durch den elektronischen Rechnungsworkflow sowie die schnellere Verarbeitung der Auszüge aufgrund der automatischen Kontoauszugsverbuchung. Aber auch die umfassenden und flexiblen Auswertungsmöglichkeiten – darunter Budget-Informationen, Auswertung nach Kostenstellen, Auswertung der Eigentumswechsel im Grundsteuerbereich, flexible Einstellungen bei den Explorern und Speichermöglichkeit der unterschiedlichen Suchvarianten – sind von großem Nutzen.
„Mit dem erreichten Stand können wir durchaus zufrieden sein, besonders mit der Tatsache, dass wir als kleine Kommune sehr viele Module zur Erreichung unserer Ziele gleichzeitig beziehungsweise relativ zeitnah erfolgreich zum Einsatz gebracht haben“, lautet das Fazit der Kämmerin. Für 2020 stehen konkret sowohl die Digitalisierung der Haushaltsplanung und -beratung als auch die Integration der Vollstreckung in die Finanzwesenlösung an. Mittelfristig ist zudem geplant, das Liegenschafts- und Gebäude-Management über Infoma newsystem zu erledigen.