Social IntranetVon klassisch zu social

Gerade die Corona-Krise hat gezeigt, wie hilfreich interne Collaboration-Plattformen wie ein Social Intranet für erfolgreiche Verwaltungsarbeit sein können. Kein Wunder, dass viele Kommunen spätestens jetzt die Einführung eines solchen Systems oder den Ausbau ihres bestehenden Intranets angehen wollen. Die Idee eines Intranets, eines verwaltungsinternen digitalen Netzwerksystems, ist nicht neu. Die meisten Stadtverwaltungen haben ein solches im Einsatz. In der Regel verläuft die Kommunikation hier allerdings nur in eine Richtung: Ein ausgewählter Personenkreis stellt den restlichen Nutzern Informationen zur Verfügung, die diese dann im Idealfall schnell und einfach finden und für ihre Arbeit nutzen können.

Dynamische Plattform

Ein modernes Social Intranet hingegen ist eine dynamische Plattform, die durch eine Vielzahl von Funktionen zur Vernetzung, digitalen Zusammenarbeit und direkten Kommunikation einen echten Mehrwert für die Mitarbeiter schafft. Derartige Tools sind der Belegschaft durch Social-Media-Anwendungen wie Twitter, Xing oder Facebook meist schon vertraut. Richtig angewendet, erhöhen sie die Effizienz und Qualität der Verwaltungsarbeit und fördern das Wissensmanagement innerhalb der gesamten Organisation. Vorrangiges Ziel eines Social Intranets ist es, Wissen und Personen zu vernetzen. Über persönliche Profile im digitalen Mitarbeiterverzeichnis können Informationen zur eigenen Person, wie zum Beispiel Aufgaben, Sprachkenntnisse, Expertenwissen und berufliche Interessensgebiete bereitgestellt werden. Auf diese Weise wird transparent, wo Wissen und Kompetenzen zu verschiedenen Themen liegen und wer dazu kontaktiert werden kann.
Wichtig ist, dass diese persönlichen Angaben über eine funktionierende Suche recherchierbar sind. Zugang zu Bearbeitungsfunktionen für alle Benutzer sind eine weitere Voraussetzung dafür, dass Wissen geteilt werden kann. Ähnlich wie bei offenen Social-Media-Anwendungen sind in einem Social Intranet alle Mitarbeiter potenzielle Redakteure und sollten daher selbstständig einfach Informationen und Wissen bereitstellen können. Dies kann über Kommentare und Ergänzungen zu bereits bestehenden Inhalten geschehen. Idealerweise erhalten sie aber in ihrem Fachbereich oder in ihren Teams auch Bearbeitungsrechte für bestehende und neue Inhalte im Intranet.

Persönliche Vernetzung und Kommunikation

Ergänzend dazu sind frei zugängliche Funktionen zum Anhängen und Teilen von Inhalten und Dokumenten unabdingbar. Des Weiteren sind Tools zur persönlichen Vernetzung und Kommunikation wie persönliche Kontaktlisten, Team-Räume, Chats und Videokonferenzen eine Voraussetzung dafür, dass digitale Zusammenarbeit aktiv genutzt wird. Eine weitere Anforderung, die eine moderne Arbeits- und Kommunikationsplattform erfüllen muss, ist die der Barrierefreiheit – gerade in der öffentlichen Verwaltung. Von der guten Bedienbarkeit eines konsequent barrierefrei umgesetzten Intranets profitieren am Ende alle Anwender. Auch die mobile Nutzbarkeit ist heutzutage ein absolutes Muss. Dazu gilt es, beim Aufbau eines Social Intranets auf die allgemein für die Verwaltung geltenden Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz zu achten. Gerade Themen wie Skill Management, wo persönliche Angaben bereitgestellt werden, müssen eng mit der Vertretung der Mitarbeiter abgestimmt werden. Angesichts der vielen Vorteile, welche die digitale Zusammenarbeit bietet, steht in jedem Fall fest: Wenn man das bestehende Intranet ausbaut oder gar ein neues System einführt, dann sollte es social sein!