Region HannoverDigitale Aktenführung

In der kommunalen Verwaltung der Region Hannover sorgen digitalisierte Fachbereiche und elektronische Akten für eine strukturierte Arbeitsweise, auch im Homeoffice. Möglich ist das unter anderem durch den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems (DMS) enaio des ECM-Spezialisten Optimal Systems. Für die Umsetzung sind die IT-Experten der Hannoversche Informationstechnologien (hannIT) verantwortlich. Dies berichtet jetzt das Berliner Unternehmen Optimal Systems in einem Use Case. HannIT sei IT-Partner für mehr als 30 Städte, Gemeinden und kommunale Unternehmen in Niedersachsen. Der Dienstleister fungiere als Rechenzentrum, doch ein wichtiges Aufgabenfeld sei die Digitalisierung von kommunalen Verwaltungen. Eigenes DMS-Team „Angefangen hat es mit dem Fachbereich für Umwelt der Region Hannover. Ein DMS sollte die Prozesse strukturieren und unterstützen“, erinnert sich Peter Sperling, Kompetenzcenter-Manager bei der hannIT. In der Folge gab es im Jahr 2008 eine Ausschreibung, die der ECM-Spezialist Optimal Systems für sich entschied. Im Anschluss wurde das DMS enaio nach und nach in den jeweiligen Fachbereichen etabliert, um einen hohen Digitalisierungsgrad zu erreichen. Nach dem Fachbereich für Umwelt folgten weitere, wie zum Beispiel Kfz-, Führerschein- und Ausländerstelle. Darüber hinaus sei ein Workflow für Rechnungseingänge und -ausgänge etabliert worden. Aktuell betreue die hannIT 18 Kunden mit enaio, insgesamt gäbe es mehr als 5.000 enaio-User in der Region Hannover, gibt Optimal Systems bekannt. Die IT-Experten beschäftigen dafür ein eigenes Team, das sich nur um das DMS kümmert. Ortsunabhängig arbeiten Im Jahr 2021 stehe für die hannIT unter anderem die Einführung von digitalen Posteingängen und der Allgemeinen Schriftgutverwaltung an. In der Schriftgutverwaltung seien alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente zentral in der digitalen Vorgangsakte gespeichert. Papierdokumente würden digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt, erklärt Mirko Schwellenbach von der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft. Mitarbeiter könnten so komplett digital und ortsunabhängig arbeiten. Peter Sperling von hannIT hebt die hohe Anzahl an Schnittstellen hervor, über die enaio verfüge.