Kreis AurichElektronische Aktenführung im Jobcenter

Im Jobcenter des Landkreises Aurich kommt seit Mai 2021 das Dokumenten-Management-System KDO-DMS&more zum Einsatz. Die Software der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) soll dafür sorgen, dass physische Dokumente durch elektronische Akten ersetzt werden. Wie die KDO berichtet, will der niedersächsische Landkreis das DMS perspektivisch überall in seiner Verwaltung nutzen. Die Umstellung im Jobcenter sei an den Anfang gestellt worden, da hier die meisten Besonderheiten bei der Einführung zu erwarten gewesen seien. Beispielsweise musste die bereits im Einsatz befindliche Fach-Software OPEN/PROSOZ an das Dokumenten-Management-System der KDO angebunden werden. Danach sei die Lösung auf die Aktenstruktur des Jobcenters angepasst worden. Laut Karina Rohn, Produkt-Managerin Dokumenten-Management bei der KDO, ist der enge Austausch mit dem Kunden in solch einem Vorhaben maßgeblich für den Erfolg. Die spezielle Arbeitsweise und die gelebten Prozesse zu verstehen, sei wichtig, um die Lösung passgenau auf das Jobcenter zuschneiden zu können. Bereits im September 2020 habe der erste Workshop stattgefunden, zum Jahreswechsel konnte getestet werden. Im Anschluss konnten Anpassungen, Erweiterungen und Änderungswünsche präzise umgesetzt werden, so Rohn. Die Projektorganisation unter Pandemiebedingungen sei herausfordernd gewesen, man habe jedoch mit Videoschulungen und kurzen Video-Tutorials gute Erfahrungen gemacht. Nun sollen die physischen Akten schrittweise in die revisionssichere elektronische Aktenführung verlagert werden. Die größte Baustelle sei derzeit die Digitalisierung der Posteingänge. Überdies erhoffe sich der Landkreis durch die Einführung eines Tools zur Prozessmodellierung, weitere Potenziale zu heben. Bei der Prozessmodellierung lässt sich die Kommune von dem auf Prozess-Management spezialisierten Unternehmen PICTURE unterstützen. Dabei werden die analogen Prozesse modelliert, um eine bestmögliche Transformation in digitale Abläufe zu gewährleisten.