krzUnterlagenApp Ula bewährt sich

Die App Ula erlaubt es Bürgern, Unterlagen per Smartphone bei Behörden einzureichen. Auf Grundlage eines personalisierten QR-Codes werden die Dokumente sicher an die Behörde übermittelt und in der passenden E-Akte abgelegt. Entwickelt wurde die Lösung vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), das dafür gemeinsam mit dem Kreis Minden-Lübbecke im Rahmen des E-Government-Wettbewerbs 2022 (wir berichteten) ausgezeichnet wurde: Die UnterlagenApp belegte den dritten Platz in der Kategorie „Bestes Digitalisierungsprojekt in Bund, Ländern und Kommunen“. Damit ist das krz laut eigenen Angaben der einzige kommunale IT-Dienstleister, der beim diesjährigen E-Government-Wettbewerb einen Preis erhielt.
Seit Sommer 2020 ist Ula beim Jobcenter des Kreises Minden-Lübbecke im Einsatz (wir berichteten). Die App kann aber auch für viele weitere Vorgänge verwendet werden – etwa um bei Krankmeldungen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einzureichen. Hierfür verwendet das krz Ula seit Anfang 2021 selbst (wir berichteten).

Effizienzsteigerung bei der Verwaltung

Auch die Gemeinde Hüllhorst im Kreis Minden-Lübbecke setzt die UnterlagenApp seit Anfang Juni 2022 ein. Erster Pilotbereich ist hier ebenfalls das Personalwesen mit der Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Krankheitsfall. Damit sollen weite Wege, persönliche Kontakte und auch zahlreiche Medienbrüche der Vergangenheit angehören. Voraussetzung für das erfolgreiche digitale Einreichen ist der persönliche QR-Code, den die Mitarbeiter zuvor von der Personalabteilung erhalten. Nach dem Download der App, die in allen gängigen App Stores kostenfrei zur Verfügung steht, kann der betreffende Vorgang laut krz-Angaben der App hinzugefügt werden und die Einreichung kann erfolgen. Ein Hilfemenü unterstütze die User bei der Benutzung. Die Gemeinde sei durch den Einsatz der App bereits nach kurzer Zeit entlastet, berichtet das krz.

Potenzial der App noch nicht ausgeschöpft

Die Entwicklung der App folgt dem agilen Ansatz. So können neue Anforderungen schnell aufgenommen und umgesetzt werden. Als Beispiel dafür nennt das krz das Sprachangebot der App: Neben der deutschen Version soll nach Englisch, Französisch, Türkisch, Russisch und Arabisch bald die ukrainische Variante vorliegen. Auch wenn Ula aktuell vor allem bei der Bearbeitung von Krankmeldungen und für das Einreichen von Nachweisen genutzt werde, sei die Lösung konzeptionell offen und nicht auf solche Vorgänge begrenzt, betont das krz. Insbesondere mit Blick auf das OZG könne die App auch in anderen Szenarien einen sicheren digitalen Eingangskanal für Behörden darstellen.