AusländerwesenMinden setzt auf VERA

Der Bereich Bürgerdienste der Stadt Minden ist unter anderem verantwortlich für das Ausländerwesen, einschließlich Einbürgerung, das Meldewesen und die komplette Abwicklung der Wahlen. Das Team kümmert sich um die Belange von rund 85.000 Einwohnern. Diese Verantwortung erfordert eine moderne und effiziente Verwaltung – insbesondere in der Ausländerbehörde, die rund 14.000 ausländische Staatsangehörige betreut.

Ein gutes Verfahren zur Bearbeitung von Verflichtungserklärungen ist daher für den Alltag in der Ausländerverwaltung unerlässlich. Die Entscheidung der Kommune, hierfür die Lösung VOIS|VERA zu implementieren, basierte nicht nur auf den positiven Erfahrungen mit den vorherigen Produkten des Anbieters Kommunix, sondern auch auf dem langfristigen Ziel, eine nahtlose und effiziente Lösung zu etablieren. Die Stadt Minden hatte bereits zuvor gute Erfahrungen mit der Software VISITVIS gemacht, doch die bevorstehende Abkündigung der Plattform machte eine Umstellung notwendig. Dank der vorherigen Erfahrungen mit dem Hersteller Kommunix sowie anderen VOIS-Produkten war es für die Verantwortlichen nur folgerichtig, VOIS|VERA als neue Lösung zu wählen.

Die Einführung verlief insgesamt sehr positiv. Den größten Aufwand verursachte dabei die Altdatenmigration, da die Daten aus dem alten System VISITVIS eins zu eins in das neue System übertragen werden mussten. Diese Herausforderung konnte jedoch erfolgreich gemeistert werden, sodass der Umstieg reibungslos vonstatten ging. Das gesamte Umstellungsprojekt nahm etwa drei Monate in Anspruch.

Deutlich verbessertes Arbeitsumfeld

Zu Beginn stellte die Umstellung des Look and Feel für viele Kolleginnen und Kollegen eine große Umgewöhnung dar. Sie waren die alte Benutzeroberfläche gewohnt, und der Wechsel zu einem neuen System erfordert immer eine gewisse Eingewöhnungszeit. Weitere Herausforderungen traten bei den Druckereinstellungen auf, die anfangs nicht optimal funktionierten. Auch die praktische Umsetzung der Arbeitsabläufe musste teilweise angepasst werden. Weiteres Verbesserungspotenzial besteht aus Sicht der Stadt Minden hinsichtlich der Bonitätsprüfung sowie der elektronischen Aktenführung. Hier gibt es noch Optimierungsbedarf, um die Arbeit weiter zu erleichtern und noch effizienter zu gestalten.

Trotz dieser Herausforderungen sind die Verantwortlichen insgesamt sehr zufrieden mit dem Wechsel zu VOIS|VERA. Die Software hat der Mindener Ausländerbehörde nicht nur viele Prozesse erleichtert, sondern auch das Arbeitsumfeld der Beschäftigten deutlich verbessert. Als einen der größten Vorteile, den der Wechsel auf VOIS|VERA mit sich brachte, bezeichnet die Stadt die Teilerfassung. War es im alten System nicht möglich, unvollständige Vorgänge zu speichern und später weiter zu bearbeiten, können unvollständige Vorgänge nun einfach zwischengespeichert werden. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis, steigert die Effizienz und spart wertvolle Ressourcen. 

Ebenfalls positiv hervorzuheben ist die verbesserte Prozessübersicht. Die Software bietet den Mitarbeitenden eine klare Struktur und Übersichtlichkeit der Arbeitsabläufe, was das tägliche Arbeiten deutlich erleichtert. Die Kollegen finden die Arbeitsschritte jetzt deutlich verständlicher und können sich schneller in den Prozessen zurechtfinden. 

Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen

Anderen Kommunen empfiehlt die Stadt Minden, frühzeitig alle betroffenen Kollegen in den Prozess der Einführung einer neuen Software einzubeziehen – denn deren Erfahrungen und Rückmeldungen sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und den langfristigen Erfolg.

Großes Potenzial für die Zukunft besteht aus Sicht der Stadtverwaltung zudem in der weiteren Integration von Schnittstellen, um eine tatsächlich medienbruchfreie Arbeitsweise zu ermöglichen. In diesem Zusammenhang ist in Minden geplant, auch das Ausländerdaten Verwaltungs- und Informationssystem VOIS|ADVIS sowie die Lösung VOIS|MESO für das Meldewesen einzuführen, um die Effizienz weiter zu steigern und alle Verwaltungsprozesse nahtlos zu verknüpfen.

Die Entscheidung, auf VOIS|VERA zu setzen, war für die Stadt Minden ein Schritt in die richtige Richtung. Es zeigt sich, dass eine moderne, gut durchdachte Softwarelösung die Arbeit der Verwaltung erheblich erleichtert.