Kreis PaderbornSystematisches Prozessmanagement

Ein systematisches Prozessmanagement hat der Kreis Paderborn eingeführt. Picture hat die nordrhein-westfälische Kommune auf diesem Weg begleitet. Wie das Unternehmen berichtet, wollte Paderborn durch professionell dokumentierte und optimierte Abläufe Wissen sichern, Ressourcen sparen, die Mitarbeitenden entlasten und die Dienstleistungsqualität für Bürgerinnen und Bürger verbessern. Um dies zu erreichen, haben der Kreis und die Picture-Expertinnen und -Experten rund 18 Monate lang Prozesse analysiert und optimiert. Zunächst sei in praxisnahen Workshops ein zentrales Prozessregister aufgebaut und ausgewertet worden. Auf dieser Basis haben die Projektbeteiligten dann ausgewählte Prozesse modelliert und gezielt optimiert. Für die dauerhafte Verankerung des Prozessmanagements seien in der Picture-Prozessplattform individuelle Konfigurationen und technische Workflows eingerichtet worden. Auch habe man zentrale Personengruppen innerhalb der Kreisverwaltung im Prozessmanagement befähigt. Im Ergebnis verfüge der Landkreis nun mit einem qualitätsgesicherten Prozessregister und individuell eingerichteten technischen Voraussetzungen über eine stabile Basis im Prozessmanagement.

Für den Projekterfolg war die aktive interne Kommunikation in der Kreisverwaltung wichtig, heißt es in der Picture-Meldung. „Wir haben regelmäßig offene Informationsveranstaltungen organisiert und mit gezielten Aktionen wie einem verwaltungsweiten Gewinnspiel das Interesse am Prozessmanagement geweckt“, bestätigt Claudia Beverungen, Leiterin des Amts Zentrale Dienste. „So konnten wir viele Mitarbeitende für das Thema begeistern.“ Ebenso entscheidend war die Unterstützung der Führungsebene, wie Prozessmanager Lukas Höber betont: „Die positive Haltung und das Engagement des Verwaltungsvorstands haben das Projekt maßgeblich ermöglicht. Ohne diesen Rückhalt wäre der erfolgreiche Verlauf so nicht denkbar gewesen.“

Ein positives Fazit zieht auch Laura Sophie Weich, Beraterin bei Picture: „Das Projektteam des Kreises Paderborn war äußerst engagiert und brachte bereits viele Vorkenntnisse mit. Diese Voraussetzungen haben eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht.“

In internen Schulungen werden im Kreis Paderborn weitere Mitarbeitende für die Prozessmodellierung qualifiziert, teilt Picture mit. Auch wolle die Verwaltung das Thema Prozessmanagement in interkommunaler Zusammenarbeit weiter vorantreiben.