Round TableSaubere Daten

Herr Professor Weiß, Deutschland wird oft als Nachzügler in der Verwaltungsdigitalisierung dargestellt. Teilen Sie diesen Befund?

Jens Weiß (Hochschule Harz): Ich halte diese Selbstbeschreibung für zu pessimistisch. Die Frage ist immer, welche Erwartungen man hat und woran man die Fortschritte misst. Meist werden dafür Rankings herangezogen, die nur beschränkte Aussagekraft haben. Schaut man sich den E-Government-Index der UN an, stellt man fest, dass Deutschland mittlerweile auf Platz 12 liegt. Die meisten der elf Länder vor uns sind jedoch aufgrund ihrer Größe – Estland hat etwa insgesamt nur knapp mehr Einwohner als Köln – oder ihrer politischen Strukturen nicht mit Deutschland vergleichbar. Man könnte auch sagen, für einen föderalen Staat mit mehr als 80 Millionen Einwohnern ist der Status gar nicht so schlecht.

Woher kommt dann der Eindruck des Stillstands?

Weiß: Die Debatte um angeblich schlechte Performance der Verwaltung und Bürokratie ist ja derzeit sehr breit und bedeutend. Sie ignoriert, dass Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland auch bedeutet, dass circa 5.500 überwiegend kleine Kommunen eine Vielzahl von Prozessen digitalisieren müssen. Da geht es um die Digitalisierung der Buchhaltung, die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen und die Anbindung einer Vielzahl von Fachverfahren. Es gibt da viele Fortschritte, doch für die Bürgerinnen und Bürger sind sie noch nicht sichtbar.

Apropos Online-Anträge: Kommunen sagen oft, das OZG habe sie nicht wirklich nach vorne gebracht. Wie sehen Sie das?

Weiß: Wir haben kürzlich eine Studie zur OZG-Umsetzung in kleinen Kommunen durchgeführt. Hierbei zeigte sich, dass viele Kommunen die Verantwortung für die OZG-Umsetzung primär bei den Ländern sehen. Sie verstehen häufig die Digitalisierung der internen Prozesse, auch mit Blick auf den Umfang der Aufgabe und die Bedeutung im Kontext des demografischen Wandels, als wichtigere Aufgabe. Und entsprechende Erfolge sehen wir jetzt auch bei den Projekten dieses Innovationswettbewerbs.

Wie bewerten Sie den rasant wachsenden Einsatz von KI in Kommunen?

Weiß: Die Geschwindigkeit mit der jetzt Chatbots und Assistenzsysteme in Kommunen eingeführt werden, zeigt einerseits wieder, dass die Verwaltungsdigitalisierung vorankommt. Andererseits wirkt es an einigen Stellen auch etwas zu hektisch. KI ist nur so gut, wie die Datenbasis, mit der sie arbeiten kann. Wer also bisher kein Wissensmanagement hatte, dem kann auch KI nur eingeschränkt helfen.

Herr Sokolowski-Kühn, Sie haben mit Bad Dürkheim den Innovationswettbewerb gewonnen. Was war Ihr Ansatz?

Maik Sokolowski-Kühn (Bad Dürkheim): Unser Ziel war es, zu entlasten, nicht zu revolutionieren. Die Rechnungsverteilung war bei uns stark fragmentiert und wurde von historischen Abläufen, persönlichen Routinen sowie vielen Ausnahmen geprägt. Manche Rechnungen wanderten über mehrere Stellen, andere wurden sofort weitergegeben. Die KI ordnet nun eingehende Rechnungen automatisch zu, erkennt Lieferanten und macht Kontierungsvorschläge. Doch das Wichtigste war: Sie hat sichtbar gemacht, wo unsere Strukturen nicht stimmten. Ein Lieferant acht Mal im System? Unterschiedliche Sachkontierungen bei gleichen Vorgängen? All das wurde plötzlich erkennbar. Wir mussten uns eingestehen: Digitalisierung beginnt mit sauberen Daten. Ohne sie ist jede KI blind.

War Ihnen gleich klar, wie groß das Datenproblem ist?

Sokolowski-Kühn: Nein, wir wussten, dass es unsaubere Stellen gibt, aber nicht in diesem Ausmaß. Die KI hat uns eindrücklich vor Augen geführt, wie viel Nachbearbeitung tatsächlich nötig ist. Ich würde jeder Kommune raten: erst aufräumen, dann automatisieren. Umgekehrt führt es in die Irre.

Wie hat sich die Zusammenarbeit in der Stadtverwaltung verändert?

Sokolowski-Kühn: Wir mussten viele implizite Regeln explizit machen. Wer ist Erstprüfer? Wer darf korrigieren? Welche Ämter gibt es für Sonderfälle? Die KI zwingt zu Einheitlichkeit. Und das ist gut so. Die Zusammenarbeit ist nun strukturierter und transparenter.

Frau Kling, wie haben Sie die Mitarbeitenden mitgenommen?

Claudia Kling (Bad Dürkheim): Mit viel persönlicher Ansprache. Die Sorge war weniger die KI selbst, sondern vielmehr die Frage: Was bedeutet das für mich? Wir haben erklärt und gezeigt. Die Mitarbeitenden wollten wissen, wie die KI funktioniert, wann sie eingreift und wo Fehler passieren können.

Gab es konkrete Aha-Momente?

Kling: Ein anschauliches Beispiel war ein verschmutzter Scanner. Ein Streifen verdeckte regelmäßig die IBAN, sodass die KI die Rechnung nicht auslesen konnte. Das zeigt, wie analog die Digitalisierung manchmal ist. Manchmal braucht es keinen Algorithmus, sondern einen Lappen.

Herr Schmelzeisen, was nehmen Sie aus dem Projekt mit?

Holger Schmelzeisen (Axians Infoma): KI ist nur so gut wie die Organisation, in der sie eingesetzt wird. Die Technologie ist weit fortgeschritten. Die eigentlichen Hürden liegen jedoch in Prozessen, Verantwortlichkeiten und der Datenqualität. Und wir brauchen realistische Erwartungen. KI unterstützt, sie ersetzt nicht. Gerade im Finanzwesen bleibt die Hoheit beim Menschen.

Herr Schanz, wie funktionieren Ihre KI-Modelle?

Steffen Schanz (Axians Infoma): Unsere Modelle sind fachliche Spezialisten. Sie werden ausschließlich mit den Daten der jeweiligen Kommune trainiert. Das Modell lernt aus bestehenden Mustern und Daten des Kunden, um hier exakte Vorhersagen und Zuordnungen treffen zu können.

Herr Schmitt, bei Ihrem Projekt geht es um das Thema Prozesse. Warum haben Sie das Gesundheitsamt im Landkreis Saarlouis prozessorientiert analysieren lassen?

Henning Schmitt (Landkreis Saarlouis): Das hat uns die Coronakrise gezeigt: Unsere eigenen Abläufe sind kaum beschrieben und visualisiert. Ein Gesundheitsamt hat viele verschiedene Aufgaben: Infektionsschutz, Gutachten, Schuleingangsuntersuchungen, Beratungen. Doch vieles davon ist nicht dokumentiert, sondern basiert auf gelebter Praxis. Mit Axians Infoma haben wir rund 100 Prozesse strukturiert erfasst. Für viele war es das erste Mal, dass sie ihren Arbeitsbereich im Gesamtkontext gesehen haben.

Was hat sich dadurch verändert?

Schmitt: Heute haben wir eine Konfliktliste, die uns zeigt, wo es hakt. Ein Beispiel: Unsere Zahnärztin faltete jedes Jahr hunderte Briefe per Hand. Dieser ineffiziente Vorgang wurde nie thematisiert, da er irgendwie erledigt wurde. Jetzt steht er auf der Liste und wird digitalisiert. Solche Prozesse gab es viele. Es gab Medienbrüche, unnötige Laufwege und unklare Vertretungen. Prozessanalyse macht das sichtbar.

Was brauchen Sie, um weiterzukommen?

Schmitt: Die Digitalisierung darf nicht von Einzelpersonen abhängen und benötigt außerdem, gerade im Aufbaustadium, Ressourcen – sowohl personell als auch finanziell.

Frau Krämer, auch die Stadt Fürth ist Finalistin des Innovationspreises – und Sie haben einen anderen Schwerpunkt gesetzt. Was zeichnet Ihren Ansatz aus?

Carolin Krämer (Stadt Fürth): Wir haben die Bearbeitung von E-Rechnungen im elektronischen Rechnungsworkflow durch Nutzung der Leitweg-ID optimiert. Hierfür war es erforderlich, für die einzelnen Organisationseinheiten unserer Verwaltung jeweils dedizierte Leitweg-IDs zu definieren. Diese sind unser zentrales Steuerungsinstrument. Jede ID besteht aus einer Grob- und Feinadressierung – letztere definiert das Amt mit dem jeweiligen Sachgebiet, der Abteilung und gegebenenfalls dem Team. Dadurch kann jede eingehende E-Rechnung automatisch dem richtigen Team beziehungsweise der richtigen Aufgabe zugewiesen werden. Das reduziert die Durchlaufzeiten eines Belegs im elektronischen Workflow deutlich. Der Aufwand lag hier weniger in der Technik, sondern in der Organisationsstruktur.

Was hat die E-Rechnung sichtbar gemacht?

Krämer: Die E-Rechnung ist für uns auch ein Projekt zur Organisationsentwicklung und Optimierung des Datenstamms. Eine effiziente Verarbeitung und automatisierte Weiterleitung einer E-Rechnung setzen neben einer validen Leitweg-ID voraus, dass die im Finanzsystem gespeicherten Finanzadressen mit der angegebenen Rechnungsstelleradresse in der E-Rechnung übereinstimmt, dass die Semantik der Rechnungen korrekt ist und dem CEN-Format EN 16931 entspricht, und dass sichergestellt wird, dass sämtliche Anlagen in die Rechnung eingebettet sind. Das ist entscheidend, denn die Anzahl der E-Rechnungen skaliert stetig, unter anderem aufgrund des Wachstumschancengesetzes, das Unternehmen ab 2027 zur Stellung von E-Rechnungen verpflichtet.

Wie geht es in Fürth weiter?

Krämer: Neben dem Rechnungseingang digitalisieren wir auch den Rechnungsausgang und würden gerne KI-Add-ons zur automatisierten Verteilung sonstiger Rechnungen sowie das KI-Add-on zur Erstellung von Kontierungsvorschlägen nutzen. Die Mitarbeitenden sollen weniger Routinearbeit haben und mehr Zeit für die fachliche Prüfung erhalten. Digitalisierung ist kein Sprint. Aber jede Etappe legt Potenziale frei, die vorher nicht sichtbar waren.

Herr Schmelzeisen, Axians Infoma ist Spezialist für das kommunale Finanzwesen. Früher stand die Einführung der Doppik im Mittelpunkt. Wo liegen heute die größten Herausforderungen?

Schmelzeisen (Axians Infoma): Die Umstellung auf die Doppik war ein riesiger Kraftakt, doch diese Phase ist mittlerweile weitgehend abgeschlossen. Heute geht es um den Fachkräftemangel, eine steigende Aufgabenlast und einen enormen Bedarf an mehr Effizienz. Im Finanzwesen wird es langfristig keine Mitarbeitenden mehr geben, die stupide Routinetätigkeiten erledigen. Diese Aufgaben müssen konsequent automatisiert werden – und dabei spielt Künstliche Intelligenz eine zentrale Rolle.

Was bedeutet das konkret für die tägliche Arbeit in Kämmerei und Buchhaltung?

Schmelzeisen: Es geht vor allem um Entlastung. Routinetätigkeiten wie die Kontierung von Rechnungen, die Zuordnung von Zahlungseingängen oder die Bearbeitung einfacher Anträge müssen perspektivisch von KI übernommen werden. Nicht, um Menschen zu ersetzen, sondern um die Verwaltung handlungsfähig zu halten. Diese Aufgaben werden personell nicht mehr besetzt werden können.

Sie sprechen von einem nächsten Entwicklungsschritt jenseits klassischer KI-Anwendungen. Was meinen Sie damit?

Schmelzeisen: Wir sprechen immer häufiger über digitale Assistenten. Das ist eine neue Stufe. Diese Assistenten arbeiten nicht nur auf Zuruf, sondern sind als spezialisierte Unterstützer in Fachverfahren integriert. Anfangs kontrolliert der Mensch jeden Schritt, gibt frei und behält die Verantwortung. Mit zunehmender Reife können einzelne Vorgänge dann vollständig automatisiert durchlaufen werden.

Herr Schanz, Sie beschäftigen sich intensiv mit diesen Konzepten. Wie funktionieren solche digitalen Assistenten?

Schanz (Axians Infoma): Es lassen sich zwei Ebenen unterscheiden. Zum einen gibt es den persönlichen digitalen Assistenten, der auf natürliche Sprache reagiert. Ich kann ihm beispielsweise sagen: Kopiere mir die Benutzerberechtigungen von A nach B oder lege eine neue Adresse an. Der Assistent führt den Vorgang dann aus oder bereitet ihn zumindest vor.

Und die zweite Ebene?

Schanz: Es handelt sich um spezialisierte Assistenten. Sie reagieren eigenständig auf bestimmte Ereignisse. Ein Beispiel: Eine E-Mail mit dem Hinweis auf eine geänderte Bankverbindung trifft ein. Der Assistent erkennt den Inhalt der E-Mail, interpretiert ihn, bereitet die Änderung vor und legt sie dem zuständigen Mitarbeitenden zur Freigabe vor. Nach der Bestätigung setzt er die Änderung selbstständig um und informiert den Absender.

Welche Aufgaben eignen sich besonders für diesen Ansatz?

Schanz: Gerade im Finanzwesen gibt es viele wiederkehrende, klar strukturierte Tätigkeiten: Dazu zählen beispielsweise die Rechnungskontierung, die Bearbeitung von Stundungsanträgen, die Beantwortung von Rückfragen zu offenen Posten oder die Zuordnung von Kontoauszügen. Bei diesen Vorgängen ist der Automatisierungsgrad sehr hoch. Ich glaube sogar, dass man in einigen Jahren kaum noch von manueller Rechnungskontierung sprechen wird.

Das klingt nach einem tiefgreifenden Wandel der Arbeitsweise.

Schmelzeisen (Axians Infoma): Absolut. Diese digitalen Assistenten arbeiten rund um die Uhr, werden nicht krank und benötigen keine Personalgespräche. Entscheidend ist jedoch: Die Verantwortung bleibt beim Menschen. Die Verwaltung steuert diese Assistenten, nicht umgekehrt. Wenn wir das richtig aufsetzen, schaffen wir Freiräume für die wirklich anspruchsvollen Aufgaben.

Ist das aus Ihrer Sicht eher ein kurzfristiger Trend oder ein nachhaltiger Wandel?

Schanz (Axians Infoma): Das ist kein Hype. Was wir hier sehen, wird größer sein, als sich das heute viele vorstellen können. Wir sprechen über Entwicklungen, die schon in den kommenden Jahren ganz selbstverständlich zum Verwaltungsalltag gehören werden. Die Frage ist nicht mehr, ob diese Assistenten kommen werden, sondern wie schnell Verwaltungen bereit sind, sie sinnvoll einzusetzen.

Herr Professor Weiß, wie bewerten Sie diese Vision?

Weiß (Hochschule Harz): Das Potenzial ist enorm, aber wie immer bei neuen Technologien gibt es Chancen und Risiken. Wenn wir KI Entscheidungen treffen lassen, muss klar sein, nach welchen Regeln das passiert und ob wir auf eine Überprüfung durch Menschen wirklich verzichten können.

Wie würden Sie die Projekte des Innovationspreises insgesamt einordnen? Was bedeuten sie für die Zukunft?

Weiß: Die Projekte zeigen, dass die Kommunen mit der Digitalisierung vorankommen. KI wird sicher ein wesentlicher Treiber für die Verwaltungsdigitalisierung sein. Der richtige Einsatz von KI wird aber auch neue Kompetenzen in den Verwaltungen voraussetzen.