Rheinland-PfalzOPTIKOM kommt voran

Seit Februar 2025 kooperieren die Verbandsgemeinden Diez, Kaisersesch, Montabaur und Weißenthurm im Rahmen des Projekts OPTIKOM im Prozessmanagement (wir berichteten). Begleitet durch das Unternehmen Picture und gefördert durch Mittel des Innenministeriums Rheinland-Pfalz bündeln die Verwaltungen ihre Ressourcen und arbeiten gemeinsam daran, ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Mit der Entwicklung einer gemeinsamen Prozesslandschaft und einer Blaupause für ein Prozessregister hat das Projekt nun erste Meilensteine erreicht, teilt Picture mit.

Vorteile von Prozesswerkstätten

Im November 2025 kamen die Beteiligten erstmals zu einer Prozesswerkstatt zusammen und erarbeiteten eine Prozesslandkarte zur Erschließung von Bauland. Grundlage der gemeinsamen Landkarte der Verbandsgemeinden war eine bereits vorhandene Prozesslandkarte der Verbandsgemeinde Diez. In der Werkstatt tauschten sich die Expertinnen und Experten über ihre Vorgehensweisen aus, diskutierten fachliche und methodische Fragen und teilten Erfahrungen.

„Durch den Austausch in Prozesswerkstätten erfahren alle mehr darüber, wie andere Verwaltungen die Dinge angehen, und man kann viel voneinander lernen“, erklärt Sara Dresselhaus, Projektleiterin und Seniorberaterin bei Picture. Konkret seien in dieser Werkstatt Überlegungen zu Recherchewegen zur Ermittlung von Eigentümern und Überlegungen zur Anpassung von Standarddokumenten getroffen und verglichen worden. Zudem sei das Engagement der Teilnehmenden im Projekt OPTIKOM sehr beeindruckend, so Dresselhaus weiter. Sehr schnell entstand der Wunsch, auch die Kontakte der Fachämter auszutauschen, damit sich auch die Sachbearbeitenden, die nicht unmittelbar in das Projekt involviert sind, gegenseitig unterstützen können.

Prozesswerkstätten wie diese entfalten ihren Nutzen nach Angaben von Picture auf mehreren Ebenen: Neben der Möglichkeit zur Arbeitsteilung fördern sie den strukturierten Ideenaustausch, stärken die fachliche Vernetzung und tragen dazu bei, Prozessmanagement dauerhaft und erfolgreich in den Fachabteilungen zu verankern. Im kommenden Jahr sind zwei weitere Prozesswerkstätten geplant.

Umfangreiches Prozessregister in Arbeit

Ein weiterer Meilenstein des Projekts ist eine rund 1.000 Prozesse umfassende Blaupause für ein gemeinsames Prozessregister. Ein solches bietet Verwaltungen eine Übersicht über die Prozesse der einzelnen Bereiche, fungiert als Wissensdatenbank und bildet die Datenbasis für verschiedene Analysen. Die Verbandsgemeinde Diez hatte bereits vor Projektstart ein Prozessregister aufgebaut, das die ideale Basis darstellte, so Dresselhaus. Die zu bearbeitenden Prozesse wurden unter den vier Verbandsgemeinden aufgeteilt und anschließend wieder zusammengeführt. So erhielt jede Verwaltung mit nur 25 Prozent der Arbeit 100 Prozent des Ergebnisses. Nun verfügt jede Verwaltung über ein eigenes Prozessregister mit rund 1.000 Prozesssteckbriefen, die mit Standardattributen wie Prozessauslöser und Prozessergebnis, Komplexität und relevanten Rechtsnormen verknüpft sind. Individuelle Anpassungen der Steckbriefe kann jede Verbandsgemeinde selbst vornehmen.

Bereits 2026 können interessierte Verbandsgemeinden an bestimmten Formaten teilnehmen, so Picture. Ab dem kommenden Jahr sei auch eine aktive Aufnahme in das Projekt möglich. Interessierte Verwaltungen können sich unter kundengewinnung@picture-gmbh.de melden.