Diez/Kaisersesch/Montabaur/WeißenthurmKooperation im Prozessmanagement

Die rheinland-pfälzischen Verbandsgemeinden Diez, Kaisersesch, Montabaur und Weißenthurm wollen gemeinsam ihre Prozesse optimieren. Dazu haben sie das Projekt OPTImierung KOMmunal (IKZ OPTIKOM) ins Leben gerufen. Das auf Prozessmanagement spezialisierte Unternehmen Picture begleitet das vom Land Rheinland-Pfalz geförderte Vorhaben.

Wie Picture mitteilt, werden die Kommunen in den kommenden zwei Jahren an der gemeinsamen Wissensdokumentation ihrer Prozesse arbeiten. Abläufe sollen dadurch transparenter und hinsichtlich ihres Digitalisierungspotenzials priorisiert werden. Gleichzeitig werden die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert und Wissensverluste bei Personalabgang verhindert. Auch soll eine Datenbank für kritische Notfallszenarien aufgebaut werden. Tritt beispielsweise ein IT-Ausfall ein, sollen kritische Prozesse herausgefiltert und Abläufe für den Notfall festgelegt werden, erklärt Picture. So werde eine schnelle und sichere Reaktion gewährleistet. Des Weiteren ist ein gemeinsames Prozessregister geplant, das allen Beteiligten zur Verfügung steht und die teils unterschiedlichen Entwicklungsstände im Prozessmanagement vereint. Die Verbandsgemeinde Diez hat hier schon wichtige Grundsteine gelegt (wir berichteten). Wie die Verbandsgemeinde mitteilt, soll das Register als Blaupause für ganz Rheinland-Pfalz dienen.

Im Rahmen der interkommunalen Kooperation sollen regelmäßige gemeinsame Prozessoptimierungen mit den Experten der teilnehmenden Verwaltungen sowie ein strukturierter und konstruktiver Austausch zu den verschiedenen Möglichkeiten der Ausführung von Verwaltungsleistungen stattfinden, kündigt Diez an. Unter Beachtung der verschiedenen Zielsetzungen sollen Synergien geschaffen werden, und jeder soll von dem Wissen und den Erfahrungen der anderen profitieren können.

Interkommunaler Leuchtturm in Rheinland-Pfalz

„Selbst kleine Verbandsgemeinden sind für mehr als 1.000 unterschiedliche Prozesse verantwortlich“, sagt Barbara Krischke, Digitalisierungsbeauftragte der Verbandsgemeinde Diez und Initiatorin des OPTIKOM-Projekts. „Diese zu dokumentieren, zu optimieren und zu digitalisieren birgt enormes Verbesserungspotenzial, erfordert jedoch auch Ressourcen, die viele kleine Kommunen allein nicht aufbringen können.“

„Genau dort setzt die interkommunale Zusammenarbeit an“, ergänzt Sara Dresselhaus, Senior-Beraterin bei Picture. „Durch das Bündeln von Ressourcen können die Gemeinden ihre Prozesse schneller optimieren. Die gemeinsame Modellierung von Abläufen spart Zeit und ermöglicht einen arbeitsteiligen Ansatz. Langfristig entstehen außerdem stabile Netzwerke, die über das Projekt hinaus bestehen bleiben und den kontinuierlichen Austausch zwischen den Kommunen fördern.“

Hendrik Woltering, Teamleiter Beratung bei Picture, blickt zuversichtlich auf das Vorhaben: „Seit Jahren begleiten wir interkommunale Kooperationsprojekte in verschiedenen Bundesländern. Es ist immer wieder toll zu sehen, wie gerade kleinere Kommunen ihre Kräfte vereinen und wie viel sie gemeinsam erreichen. Ich freue mich, das mit OPTIKOM nun auch in Rheinland-Pfalz ein interkommunaler Leuchtturm erstrahlt.“

Mittelfristig sollen in dem Projekt Lösungen entstehen, die auch für andere Verbandsgemeinden nützlich sind.