Springe / BurgwedelVersprechen eingelöst

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung bringt das Versprechen mit sich, dass Anträge schneller bearbeitet werden, Informationen leichter zugänglich sind und interne Abstimmungen verlässlicher funktionieren. Mit der schrittweisen Weiterentwicklung ihrer digitalen Angebote wollen die Städte Burgwedel und Springe aus der Region Hannover dieses Versprechen einlösen.

So setzt Springe etwa digitale Formulare ein, die mit der Lösung NOLIS | smartForms umgesetzt wurden. Die Stadt nutzt seit mehreren Jahren den No-Code-Formularassistenten, um unterschiedliche Prozesse und Abfragen digital zu unterstützen. „Am Anfang startet man klein und nutzt die in die NOLIS-Software integrierte Tauschbörse mit Formularen anderer Kommunen zur Inspiration. Es dauert eine gewisse Zeit, bis sich das etabliert – intern wie extern“, berichtet Christina Grube vom Fachdienst IT und Digitalisierung der Stadt Springe. Inzwischen hat sich eine Eigendynamik entwickelt. „Heute kommen regelmäßig unterschiedliche Verwaltungsbereiche auf uns zu und bringen eigene Ideen mit, was sie digital umsetzen möchten“, fährt Grube fort. Das wachsende Verständnis für strukturierte Datenerfassung und durchgängige Prozesse führt dazu, dass Medienbrüche verschwinden und Abläufe verlässlicher werden.

Kleine Impulse, große Wirkung

Ein Beispiel aus dem Bereich Hundesteuer zeigt, wie wirkungsvoll kleine Impulse sein können. Im Zuge der Neuverteilung von Hundesteuermarken wurde ein QR-Code in das postalische Anschreiben integriert. „So konnten Bürgerinnen und Bürger fehlende Angaben digital nachreichen und ihre Daten prüfen – und wir haben uns aufwendiges Nachfassen gespart“, ergänzt Denise Petzold, ebenfalls vom Fachdienst IT und Digitalisierung.

Parallel zur Weiterentwicklung der Bürgerservices digitalisiert die Stadt mit NOLIS | smartForms auch interne Abläufe und Anträge – von der Anforderung von Büromaterial bis hin zu Hausmeisterdiensten. Im nächsten Schritt sollen diese und weitere interne Services in die Workflow-Lösung NOLIS | Rathausintern integriert werden. Diese gemeinsam mit Kommunen neu konzipierte Software ermöglicht eine vollständig medienbruchfreie Bearbeitung interner Prozesse. Ein Beispiel hierfür sind Laufzettel beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden. „Aktuell wird ein solcher Laufzettel noch in Papierform von Abteilung zu Abteilung weitergereicht. Das ist fehleranfällig und kann leicht ins Stocken geraten“, erläutert Petzold.

Flexible Genehmigungs-Workflows

„Neben individuell konfigurierbaren Formularen profitieren Springe und Burgwedel künftig von flexiblen Genehmigungs-Workflows und damit von einer vollständig digitalen Antragsbearbeitung über mehrere Genehmigungsstufen hinweg. Die integrierte Nachrichtenfunktion sowie die zentrale Bündelung aller Dokumente, Mitteilungen und Bearbeitungsstände unterstützen eine moderne, serviceorientierte Zusammenarbeit im Verwaltungsalltag“, ergänzt Lina Scheiermann, Produktmanagerin bei NOLIS.

Springes Bürgermeister Christian Springfeld ordnet diesen Ansatz unter strategischen Aspekten ein: „In der öffentlichen Verwaltung befinden wir uns in einem andauernden Entwicklungsprozess, der nur im engen Austausch mit verlässlichen Partnern gelingt. Unsere Lösungen müssen sich den sich wandelnden Anforderungen anpassen – sie sind nie wirklich fertig. Deshalb engagieren wir uns in Pilotprojekten und gestalten eingesetzte Software, wie etwa aktuell NOLIS | Rathausintern, mit.“ Den Ansatz teilt auch Ortrud Wendt, Bürgermeisterin der Stadt Burgwedel: „Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess mit klarem Fokus: den Bürgerservice zu verbessern und interne Abläufe effizienter zu gestalten.“

Zentraler Anlaufpunkt für Bürgerservices

In den vergangenen Jahren haben zahlreiche Projekte dieses Ziel verfolgt. Ein zentraler Baustein ist das mit NOLIS | Rathausdirekt realisierte Serviceportal als zentraler Anlaufpunkt für Bürgerservices. „Für uns ist es weit mehr als nur eine Web­site – es ist ein digitales Rathaus, das rund um die Uhr erreichbar ist“, berichtet Florian Berner, Teamleitung Personal – und Organisationsmanagement der Stadt Burgwedel. Bürgerinnen und Bürger können viele Anliegen digital erledigen, für die früher ein Gang ins Rathaus nötig war. Dabei setzt Burgwedel bewusst auf Integration. „Wir binden gezielt Online-Formulare und weitere Dienstleistungen ein, sodass für die Nutzenden ein durchgängiges Angebot entsteht. Ein besonderes Highlight ist die Online-Geburtsanzeige – hier gehören wir zu den ersten Kommunen in Niedersachsen, die diesen Service anbieten. Die technische Umsetzung in der Klinik erfolgt dabei über ein System der Firma Vertama, das automatisierte Digitalprozesse im klinischen Meldewesen unterstützt“, berichtet der Teamleiter.

Auch intern wird die Digitalisierung konsequent vorangetrieben. Neben der geplanten Einführung von NOLIS | Rathausintern sorgen beispielsweise digitale Prüf- und Kontrollprozesse im Bereich der Arbeitssicherheit sowie zentrale Verwaltung und strukturiertes Controlling von Wartungsverträgen mithilfe von spezialisierten Lösungen des E-Government-Spezialisten für mehr Transparenz, einfachere Bearbeitung und gezielteren Ressourceneinsatz.

Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess

Ein Beispiel für die langjährige, enge Zusammenarbeit mit NOLIS ist die gemeinsam entwickelte Lösung zur digitalen Erfassung und Dokumentation von Spielplatzkontrollen. „So entstehen aus konkreten Anforderungen passgenaue Lösungen, die nicht nur unsere Prozesse unterstützen, sondern auch für andere Kommunen wertvolle Impulse geben können“, beschreibt Berner. Er fügt hinzu: „Wir sind jedoch noch lange nicht am Ziel. Digitalisierung verstehen wir als kontinuierlichen Prozess, der immer wieder neue Entwicklungen und Verbesserungen erfordert. Entscheidend ist, dass jede Lösung einen echten Mehrwert schafft – für die Verwaltung ebenso wie für die Bürgerinnen und Bürger. Mit NOLIS als verlässlichem Beratungs- und Digitalisierungspartner an unserer Seite gelingt uns das.“

Die Beispiele aus Burgwedel und Springe zeigen: Digitale Verwaltung entsteht im Zusammenspiel aus kommunaler Praxis, technischer Expertise und kontinuierlichem Austausch. Pilotprojekte und der enge Dialog zwischen Kommune und Umsetzungspartner schaffen dabei Raum, Lösungen praxisnah weiterzuentwickeln und die Digitalisierung schrittweise an den Bedürfnissen der Nutzenden auszurichten. Gleichzeitig wird deutlich, dass es vor allem die Mitarbeitenden in den Kommunen sind, die diesen Wandel tragen. Sie treiben Projekte voran, bringen Ideen ein und sorgen dafür, dass digitale Lösungen im Alltag funktionieren. Ihr Engagement macht den Unterschied – und zeigt, wie Verwaltung gestaltet und zukunftsfähig weiterentwickelt werden kann.