VogelsbergkreisErfolgsfaktor Teamarbeit

Anfang 2024 hat der Vogelsbergkreis sein rund 30 Jahre altes Finanzverfahren durch die Einführung der Finanzsoftware MACH K1 abgelöst. Der Landkreis war die erste Kreisverwaltung in Deutschland, die diese Lösung einführte. Das Projekt war anspruchsvoll: Zahlreiche Fachverfahren mussten angebunden, eine unterjährige Datenmigration umgesetzt und mehrere hundert Beschäftigte in das neue System eingearbeitet werden. Heute zieht die Kreisverwaltung eine positive Bilanz.

Der Vogelsbergkreis in Hessen hat knapp 100.000 Einwohner. In der Kreisverwaltung sind rund 1.000 Beschäftigte tätig. Etwa 300 von ihnen nutzen das Finanzverfahren direkt. Hinzu kommen zahlreiche Fachverfahren aus Bereichen wie Jugend- und Sozialamt, Bauverwaltung, Führerscheinwesen oder Kfz-Zulassung. Diese kommunizieren über Schnittstellen mit dem Finanzsystem.

Veraltetes Verfahren

Das bisherige Verfahren funktionierte nach fast drei Jahrzehnten im Einsatz zwar technisch noch einwandfrei, entsprach laut der Kreisverwaltung jedoch nicht mehr den Anforderungen an eine moderne Verwaltungssoftware. „Diese Software war technisch zwar noch einsatzfähig. Doch sie erfüllte nicht mehr unseren heutigen Anspruch. Moderne Programme wie MACH K1 sind deutlich nutzerfreundlicher“, erläutert Moritz Möller, Leiter des Amts für Finanzen und Kassen­wesen.

Ein weiterer Beweggrund war die strategische Ausrichtung auf eine webbasierte Lösung. Updates werden heute automatisch eingespielt, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Gleichzeitig wollte die Verwaltung beim bisherigen Softwareanbieter bleiben, um die Datenmigration möglichst effizient durchführen zu können.

Sowohl der Landkreis als auch der Hersteller sahen sich durch die Einführung neuen Herausforderungen gegenüber. Während Städte und Gemeinden häufig mit einer überschaubaren Zahl an Fachverfahren arbeiten, sind die Anforderungen einer Kreisverwaltung deutlich komplexer. Es mussten zahlreiche Schnittstellen eingerichtet und die hohe Zahl an Buchungen, insbesondere aus den Bereichen Soziales und Jugendhilfe, berücksichtigt werden.

Dabei spielte die enge Zusammenarbeit zwischen Projektteam und Hersteller eine entscheidende Rolle. Laut dem Vogelsbergkreis konnten sämtliche Fachverfahren erfolgreich integriert werden. Die dabei entwickelten Lösungen stehen inzwischen auch anderen Kreisverwaltungen zur Verfügung.

Eigenes Projektteam mit Einführung beauftragt

Für die Einführung wurde ein eigenes Projektteam zusammengestellt. Während der heißen Projektphase arbeiteten drei Beschäftigte nahezu in Vollzeit an der Umstellung. Zusätzlich unterstützten Mitarbeitende aus Kämmerei und Kasse sowie Ansprechpartner aus allen Fachbereichen das Projekt. Rückblickend sieht Moritz Möller insbesondere die sorgfältige Vorbereitung als wesentlichen Erfolgsfaktor: „Uns war eine frühe und ehrliche Bestandsaufnahme hinsichtlich des Aufwands wichtig. Wir wollten erstens das nötige Fachwissen in der Verwaltung sicherstellen und zweitens die personellen Ressourcen bereithalten.“

Der Zeitrahmen betrug lediglich sechs Monate. Gleichzeitig musste die Migration während eines laufenden Haushaltsjahres erfolgen. Neben den Finanzdaten wurden auch die Organisationsstrukturen, Berechtigungen sowie Informationen für die Kosten- und Leistungsrechnung übernommen. „Zugegebenermaßen haben wir uns die Migration und Umstellung gerade wegen des Verbleibs im MACH-Umfeld leichter vorgestellt, als sie dann wirklich war. Aber am Ende sind alle notwendigen Daten, die im Vorsystem gespeichert waren, auch im Nachfolgeverfahren angekommen“, sagt Möller. Trotz der Komplexität verlief die Einführung nach Angaben der Kreisverwaltung ohne ungeplante Ausfälle des Produktivsystems.

Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass vor dem Produktivstart keine vollständige Testumgebung mit sämtlichen landesspezifischen Finanzdaten zur Verfügung stand. Deshalb setzte der Vogelsbergkreis auf intensive Schulungen und einen engen Austausch mit dem Hersteller. Wöchentliche Abstimmungsgespräche halfen dabei, offene Fragen zeitnah zu klären und Verbesserungsvorschläge direkt in die Weiterentwicklung der Software einzubringen. Nach Angaben der Kreisverwaltung findet dieser Austausch bis heute statt.

Vorteile zeigen sich im Alltag

Die Vorteile zeigen sich insbesondere im täglichen Betrieb nach der Einführung. So erleichtert etwa eine zentrale Suchfunktion das Auffinden von Buchungen und Belegen erheblich. Updates erfolgen ohne Systemstillstand. Auch wiederkehrende Arbeitsabläufe konnten beschleunigt werden. Als Beispiel nennt die Kreisverwaltung die Verarbeitung der Kontoauszüge: Während dieser Vorgang früher mehrere Stunden in Anspruch nahm, ist er heute regelmäßig bereits am frühen Vormittag abgeschlossen. Darüber hinaus sei das Forderungsmanagement transparenter und die Bedienung insgesamt einfacher geworden. „Bei uns will kaum noch jemand das alte System zurück. Dafür funktionieren MACH K1 und die Anbindung an die Fachverfahren zu gut“, fasst Moritz Möller zusammen.

Neben den funktionalen Verbesserungen betrachtet der Vogelsbergkreis die Einführung auch als Beitrag zur digitalen Souveränität der Verwaltung. Landrat Jens Mischak weist darauf hin, dass der Kreishaushalt ein Volumen von rund 260 Millionen Euro umfasst und mit der neuen Lösung ein modernes Finanzverfahren genutzt wird, das unabhängig von global agierenden Großkonzernen arbeitet. Damit verbindet der Landkreis den Anspruch auf eine zukunftsfähige Finanzverwaltung mit dem Ziel, technologische Abhängigkeiten zu reduzieren.