Kita-SoftwareErleichterung im Alltag

Manuelle und damit aufwändige und fehleranfällige Tätigkeiten bestimmen bislang in vielen Kommunen die Abläufe bei der Administration und Vergabe von Kita-Plätzen. Software-Lösungen, welche Prozesse von der Ersterfassung in der Warteliste über die Erstellung von Bescheiden und das Führen von Statistiken bis hin zur Abrechnung unterstützen, können den Mitarbeitern viele Aufgaben abnehmen. Abläufe werden so vereinfacht und beschleunigt, wovon letztlich auch die Eltern profitieren.

Aus der Praxis

Unübersichtliche Wartelisten und Mehrfachanmeldungen der Kinder in verschiedenen Einrichtungen prägten bis vor wenigen Jahren auch in Leipzig das Bild. 2008 entwickelte die sächsische Kommune dann gemeinsam mit IT-Dienstleister Lecos die webbasierte, modulare Fachanwendung Kivan. Sie berücksichtigt sowohl die Bedürfnisse der Familien bei der Kita-Suche als auch die Anforderungen von Kommune, Träger und Einrichtungen an ein transparentes Platzvergabe-Management. „Kivan führt Angebot und Nachfrage zusammen“, erläutert Sebastian Rauer, Leiter Kundenservice bei Lecos. „Kommune, Träger und Kitas haben die aktuelle Betreuungssituation somit stets im Blick und erhalten aussagekräftige Kennzahlen für die Kapazitäten- und Ressourcenplanung.“ Leipzig ist damit gut vorbereitet, wenn ab August dieses Jahres jedes Kind mit Vollendung des ersten Lebensjahres einen Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz hat. In Magdeburg kommt die Leipziger Lösung inzwischen ebenfalls zum Einsatz.
Im nordrhein-westfälischen Lüdenscheid stand Eltern bis Anfang 2012 auf der städtischen Website lediglich eine alphabetisch sortierte Liste der Betreuungsangebote zur Verfügung. Eltern konnten so nur mit Mühe den nächstgelegenen Kindergarten identifizieren, auch Informationen zum pädagogischen Konzept der Einrichtungen waren nicht enthalten und zudem nicht vergleichbar. Auf der Suche nach einer bürgerfreundlicheren Lösung entstand die Idee einer Betreuungsbörse. Gemeinsam mit dem kommunalen IT-Dienstleister Citkomm wurde hierfür das Verfahren citkoKiTa entwickelt. Die Zugriffszahlen auf das Online-Angebot zeigen die breite Akzeptanz der Eltern. In einer weiteren Ausbaustufe ist geplant, auch die Anmeldung in den Einrichtungen sowie die Meldungen an die Stadtverwaltung zu unterstützen. So wird gewährleistet, dass die Daten schnell und ohne Übertragungsaufwand für Beitragserhebung und Bedarfsplanung zur Verfügung stehen. Darüber hinaus werden momentan weitere Versionen des Verfahrens umgesetzt, etwa als Spielplatzbörse oder als Suchmaschine für Sportangebote in Lüdenscheid.

Langjährige Erfahrung

Auf zehn Jahre Erfahrung mit der Nutzung einer Kita-Lösung blickt die Stadt Griesheim im hessischen Kreis Darmstadt-Dieburg zurück. Zum Einsatz kommt die Anwendung eKITA von Anbieter BOS, die seit Kurzem auch als Online-Version webKITA angeboten wird. Beim Support der Software wird die Kommune von ekom21 unterstützt. „Das Programm ist vielfältig und hilft uns bei der Alltagsarbeit. Wir können uns dadurch auf unsere eigentlichen Aufgaben und auf Beratungsleistungen für unsere Bürger konzentrieren“, meint Silke Schafferhans vom Fachbereich Soziales und Sport der Stadt Griesheim. „Mussten wir früher Ordner zücken, Listen händisch führen und selbst auf Termine achten, läuft heute alles über eKITA.“ Auch die so genannte Geschwisterkindermäßigung sowie deren Rückrechnung laufen automatisiert ab. Darüber hinaus sorgt eine Schnittstelle zum Finanzverfahren dafür, dass Sollstellungen unproblematisch verlaufen. Sämtliche Abrechnungsdaten laufen in das doppische Finanz-Management und werden dort automatisch verbucht.
Ebenfalls positiv bewertet die Stadt Eisleben in Sachsen-Anhalt den Einsatz ihrer Kita-Lösung. Die Anwendung Steppkes wurde innerhalb von nur drei Wochen implementiert. Die Lutherstadt stand damals vor gleich drei Herausforderungen: die Einführung der Doppik und die Gründung eines Eigenbetriebs Kindertagesstätten bei begrenzten Ressourcen. Heute verwaltet der Eigenbetrieb über eine verschlüsselte und sichere Internet-Verbindung alle Kindertagesstätten an einer Stelle. Damit haben alle den gleichen Datenstand, die geringen Betriebskosten der Hosting-Lösung schonen zudem das Budget. Durch den Einsatz von Steppkes konnten außerdem weitere Rationalisierungen erzielt werden. So kann nun jede Kita Stammdaten oder Personalstunden direkt in das System einspeisen. „Mit Steppkes können wir Vorgänge ohne Verwaltungseingriff automatisieren. Unsere Kitas pflegen ihre Anmeldungen und wir übernehmen sie einfach in das System. Das bedeutet: Kein Mehraufwand, keine Doppelerfassung – mehr Zeit“, sagt Doris Richter vom Eigenbetrieb Kindertagesstätten der Stadt Eisleben. Bedenken, dass der Einsatz der Software in den Einrichtungen skeptisch gesehen wird, hätten sich nicht erfüllt, was vor allem der benutzerfreundlichen Oberfläche zu verdanken sei.

Landesweite Lösung

Während in anderen Bundesländern jede Kommune für sich versucht, eine möglichst gute Betreuung für die Kleinsten anzubieten, wird in Mecklenburg-Vorpommern die Einrichtung eines landesweiten Kita-Portals angestrebt. „Auf einer zentralen Plattform können sich Eltern unabhängig von Verwaltungsgrenzen über Betreuungsangebote informieren“, beschreibt Dirk Gros, Bereichsleiter beim Zweckverband Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern (eGo-MV), die Vorteile einer solchen Lösung. Und Julia Bauer, Sachgebietsleiterin Kita im Amt für Jugend und Soziales der Hansestadt Rostock, sagt: „Im Zuge der Umsetzung des Rechtsanspruchs auf frühkindliche Förderung ab 1. August 2013 setzen wir auf einen besseren Dialog zwischen Trägern, Kitas, Eltern und uns als Kommune. Mit dem einheitlichen Portal können alle Beteiligten ohne Medienbrüche kommunizieren.“ Das Projekt wird vom Land mit Fördermitteln in Höhe von 280.000 Euro unterstützt. Die Ende 2012 erfolgte öffentliche Ausschreibung konnte die Firma tolina für sich entscheiden. Pilotiert wird das Web-Portal, das auf einer individualisierten Version der Software tolina Kita-Planer 2 basiert, neben Rostock im Kreis Ludwigslust-Parchim. So soll sichergestellt werden, dass auch die besonderen Anforderungen ländlicher Gegenden in die Lösung einfließen.
Um den Kommunen das Leben rund um die Kita-Verwaltung noch leichter zu machen, hat das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (KRZ) die Anwendung „Elternbeiträge Online“ für die einkommensabhängige Festsetzung von Kita-Beiträgen entwickelt. Über ein intelligentes Formular können die Einrichtungen die Daten neu aufgenommener Kinder sowie Änderungen dem Jugendamt via Web melden. Nach Übernahme der Daten ins Fachverfahren wird von den Eltern eine Einkommensselbsteinschätzung angefordert, die ebenfalls über ein intelligentes Formular eingereicht werden kann. Dazu erhalten Eltern nach entsprechender Registrierung – etwa mittels eID-Funktion des neuen Personalausweises – ein Bürgerkonto. Auf Basis der erklärten Einkommensarten und -höhe wird der Kita-Beitrag vorläufig festgesetzt und der Bescheid über das Bürgerkonto oder per E-Postbrief zugestellt. Auch die Ablage erfolgt rein digital. Sämtliche Dokumente werden in der elektronischen Akte hinterlegt. Als Pilotkunde testet seit April der Kreis Lippe das Verfahren. Als weitere Ausbaustufen sind die Übermittlung von Einkommensnachweisen und Änderungsmitteilungen durch die Eltern, Schnittstellen zum Fachverfahren und eine Auskunftsseite für die Kitas geplant.