Kommunale BetriebeBauhof macht mobil

Wachsendes Interesse und damit einen gestiegenen Absatz der mpsMOBILE App für mpsARES, der Komplettlösung für Eigen- oder Regiebetriebe, Bau- und Betriebshöfe sowie Versorgungsbetriebe, verzeichnet seit geraumer Zeit das Unternehmen mps public solutions. Das spiegelt den generellen Trend zur mobilen Datenerfassung wider. Dabei geht es den Verantwortlichen im Wesentlichen darum, den Erfassungsaufwand zu reduzieren.
Für kommunale Betriebe ist es von Bedeutung, alle Leistungen zu erfassen, damit sie schließlich in einer übersichtlichen Kostenrechnung dargestellt werden können. Jedoch mussten die unterschiedlichen Leistungen bisher per Hand – also manuell – in mpsARES eingegeben werden. Das kostet viel Zeit und Personalressourcen. Anhand zahlreicher Kundengespräche hat mps public solutions die Notwendigkeit erkannt, eine mobile Variante des Programms zu entwickeln. Zwar gab es bereits proprietäre Lösungen von anderen Anbietern, diese waren aber vor allem aus zwei Gründen nicht optimal: Zum einen sind bei einem bereits geschlossenen System Änderungen oder Ergänzungen von Natur aus fehlerbehaftet – die Systeme können also nicht fehlerfrei synchron laufen. Zum anderen sind diese Varianten kostenintensiv, weil sowohl eine spezielle Hardware als auch eine vom Hersteller extra angepasste Software benötigt wird. Fremdlösungen sind also meist nicht die Antwort.

mpsMOBILE ist eine Universal-App

Vor diesem Hintergrund hat mps public solutions vor drei Jahren entschieden, eine Universal-App unter dem Namen mpsMOBILE zu entwickeln. Diese kann für verschiedene Produkte zum Einsatz kommen. Über die Einstellungen der App können neben mpsARES weitere Funktionen für die Anwendungen mpsFIM, mpsINPRO oder die mpsNF-Verbrauchsabrechnung hinzugefügt werden. Diese Funktionen lassen sich je nach Bedarf in der App aktivieren. Wird nur mpsARES aufgerufen, ist die Leistungserfassung für Personal, Maschinen und Material möglich, das Zwischenspeichern von Leistungen und deren Synchronisierung. So können über einen geführten Dialog alle für den Auftrag erforderlichen Ressourcen, wie Mitarbeiter, Maschinen und Material sowie andere Details erfasst werden. Auch die gesamte Lagerabwicklung kann in der App erledigt werden. Eine aufwendige spätere Erfassung der Leistungen entfällt, da der Mitarbeiter direkt vor Ort alle relevanten Daten eingeben kann.

Bochum beschäftigte sich früh mit mobilen Lösungen

In der Stadt Weißenfels in Sachsen-Anhalt (rund 40.000 Einwohner) sowie in der nordrhein-westfälischen Stadt Bochum (circa 370.000 Einwohner) ist mpsMOBILE bereits im Einsatz. Bochum war für die technischen Betriebe der Stadt auf der Suche nach einer Software, die das Auftragswesen in einer zentralen Datenbank abbilden konnte. Außerdem sollten sich Aufträge, Leistungen, Materialien und Leistungsorte leicht gliedern und übersichtlich darstellen lassen. Weil sich die Stadt mit dem Thema mobile Lösungen schon länger befasste, wurde im Jahr 2015 in einem EU-weiten Verfahren nicht nur eine Software ausgeschrieben, die stationär eingesetzt werden konnte, sondern die auch eine mobile Option bot. Ferner entschied sich die Kommune, aufgrund der einfachen Handhabung auf transportable Geräte mit iOS-Betriebssystem zu setzen. Heute verwenden rund 140 Mitarbeiter der Stadt Bochum die App mpsMOBILE im gesamten Stadtgebiet. „Die Leistungen können heute umgehend eingepflegt werden, laufen zentral zusammen und stehen aktuell für Auswertungen und Analysen zur Verfügung. Die anfallenden Arbeiten sind durch den Einsatz von mpsMOBILE einfacher und effektiver zu organisieren“, sagt Ulrich Veldhuis vom Technischen Betrieb der Stadt Bochum.

Eingabeaufwand deutlich reduziert

In Weißenfels wurde vor der Umstellung auf die App und mobile Geräte mpsARESscan verwendet. Das ist eine auf OCR-gestützte Lösung für die Schrifterkennung und -verarbeitung. Gegenüber herkömmlichen Verfahren stellte die Software bereits eine Arbeitserleichterung dar. Durch die Digitalisierung der handschriftlich ausgefüllten Formulare reduzierte sich der Eingabeaufwand deutlich um durchschnittlich 80 Prozent. Die Daten standen damit umgehend zur weiteren Bearbeitung bereit. Jedoch stand die Stadt Weißenfels vor einer organisatorischen Herausforderung: Mit der Eingemeindung im Jahr 2010 kamen elf bis dato eigenständige Gemeinden zur Kernstadt hinzu. Die Mitarbeiter waren also über ein großes Stadtgebiet in verschiedenen kommunalen Betrieben verteilt. „Früher mussten die Leistungsnachweise inklusive der Personaldaten binnen Monatsfrist persönlich eingereicht werden. Das geschah nicht immer fristgerecht.

Alle Daten fließen zentral zusammen

Außerdem kamen Fahrtkosten hinzu, weil die Mitarbeiter zur Abgabe der Nachweise nach Weißenfels fahren mussten“, erzählt der kaufmännische Leiter des Bauhofs, Martin Baron. Vor der Umstellung auf mpsMOBILE führte Weißenfels eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durch. Kosten, Verträge und Gerätebeschaffung mit der neuen App wurden dem bisherigen Verfahren gegenübergestellt. Neben Effektivität und Transparenz waren Zeit- und Kostenersparnis dann die Argumente, die zu einer weiteren Zusammenarbeit mit mps public solutions führten. Die Mitarbeiter geben die Nachweise nun selbst in die mobilen Geräte ein. Alle Daten fließen zentral zusammen und sind seitdem tagesaktuell. Durch die Zeitersparnis können die zuständigen Sachbearbeiter in der Verwaltung außerdem auch andere Aufgaben wahrnehmen.

Transparenz und Kostenersparnis

mpsMOBILE kommt also aus verschiedenen Gründen zum Einsatz, vor allem aber, um den Erfassungsaufwand in mpsARES zu reduzieren. Darüber hinaus sorgt die zeitgemäße Lösung dafür, Berührungsängste der kommunalen Mitarbeiter gegenüber der Anwendung einer App abzubauen. Für Kommunen zahlt sich diese Weiterentwicklung in mehrfacher Hinsicht aus: Neben Zeit, Ressourcen- und der allgemeinen Kostenersparnis wird Transparenz gewährleistet – und das zu einem wirtschaftlichen Anschaffungspreis, der sich in der Gesamtbilanz ebenfalls positiv auswirkt.