Kreis Minden-LübbeckeDigitale Akte im Sozialhilfebereich

Im Jobcenter des Kreises Kreis Minden-Lübbecke können bereits seit geraumer Zeit Anträge und Dokumente via Smartphone in digitaler Form eingereicht werden (wir berichteten). Dies weckte auch das Kundeninteresse an einer digitalen Aktenlösung im Sozialhilfebereich, wie der IT-Dienstleister Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) berichtet. In einem gemeinsamen Projekt unter Federführung des Kreises seien die Anforderungen für die digitale Aktenbearbeitung erarbeitet und vom krz umgesetzt worden. Auch das Fachwissen von Sozialamtsmitarbeitern der designierten Pilotbehörden floss in die Konzeption der E-Akte mit bidirektionaler DMS-Schnittstelle zum Fachverfahren KDN.sozial ein.
Das Team Dokumentenservices beim krz, das auch das Dokumenten-Management-System (DMS) nscale betreibt, entwickelte dann ein Aktenmodul für Gemeinden und Kreis. Dieses ermöglicht unter Berücksichtigung der Zugriffsberechtigungen die elektronische Aktenbearbeitung in den Rechtsgebieten SGBIX, SGB XII und AsylbLG. Das System bietet für alle anfallenden Dokumente eine revisionssichere Aufbewahrung mit fallbezogener Ablage, Verwaltung und Bereitstellung. Die Fallakten werden automatisiert durch die DMS-Schnittstelle zum Fachverfahren KDN.sozial angelegt und Dokumente mit Metadaten in digitalen Sozialakten zur Verfügung gestellt.

Start der Pilotphase

Die Pilotierung der neu entwickelten Anwendung erfolgte im Oktober 2021 bei der Stadt Espelkamp in den Bereichen Asyl, Grundsicherung und Hilfe zum Lebensunterhalt, beim Kreis einen Monat später in den Fachbereichen Eingliederungshilfe, Hilfe zur Pflege ambulant und stationär sowie Pflegewohngeld Selbstzahler. Die Anwender wurden vom krz-DMS-Team geschult und kontinuierlich betreut. Zum Jahresende lagen in beiden Verwaltungen bereits über 13.000 Dokumente in elektronischen Akten. Anfang 2022 fand die Einführung bei den Städten Lübbecke, Bad Oeynhausen und Minden sowie bei der Gemeinde Stemwede statt. Vor Kurzem erfolgten die Einrichtung, Schulung und Produktivsetzung für die Stadt Petershagen; eine weitere Kommune hat laut krz bereits Interesse bekundet. Inzwischen befänden sich rund 90.000 Dokumente in den digitalen Sozialakten der nscale-DMS-Instanzen der Kunden. Die Sachbearbeiter nutzten den nscale-DMS-Client täglich, um ihre Akten digital zu führen.

Umfassende Lösung mit vielen Funktionen

Die Lösung ermöglicht nach Angaben des krz die Erstellung und Bearbeitung von Akten, Dokumenten und Listen sowie deren Versand, Export und Druck. Auch E-Mails und Office-Dateien können über die nscale-Office-Integration einfach in die Akte importiert werden. Für die Abgabe an Gerichte stehe der Aktendruck mit Paginierung zur Verfügung. Eine qualifizierte Auskunftserteilung mit Zugriff für autorisierte Mitarbeiter ist über die DMS-Benutzeroberfläche möglich, da Akten und Dokumente mit einer Volltextsuche und über Metadaten schnell zu finden sind.
Eingehende Papierdokumente werden derzeit über Arbeitsplatzscanner oder Abteilungs-Multifunktionsgeräte digitalisiert und in vordefinierten Datei-Verzeichnissen bereitgestellt, teilt das krz weiter mit. Anschließend können die Dokumente in den Akten abgelegt werden, Metadaten des digitalen Aktendeckels werden dabei automatisch übernommen. Digitale Eingänge über einen automatisierten Prozess im elektronischen DMS-Fachpostkorb seien jedoch auch möglich.