Kommunaler Sozialverband SachsenDigitalisierung in Eigenregie

Der Kommunale Sozialverband (KSV) Sachsen richtet sich mit seinen Leistungen vor allem an schwerbehinderte, hilfe- und pflegebedürftige Menschen. Um den Zugang zu seinen Dienstleistungen zu erleichtern und die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz zu verbessern, startet der Verband mit einem besonderen Digitalisierungsprojekt: Künftig sollen genau an die eigenen Bedarfe angepasste automatisierte Verwaltungsprozesse mittels der No-Code-Plattform des Herstellers PDV erstellt werden. Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich. Wie PDV berichtet, will die Sozialbehörde dabei gemeinsam mit dem Softwarehersteller testen, wie sich intelligent vernetzte Automatisierungslösungen nahtlos in die bestehenden IT-Strukturen integrieren lassen. In einem ersten Schritt soll die bisher manuell durchgeführte fachdienstinterne Posteingangssichtung automatisiert und damit beschleunigt werden.

Warum sind integrierte Prozesse wichtig?

Klassische Lösungen der Prozessautomatisierung in der öffentlichen Verwaltung sind meist eigenständige Fachanwendungen, die ein weiteres eigenes Nutzerinterface mitbringen. Ausgelöst wird ein festgelegter, automatisierter Workflow meist in einem Fachverfahren oder über eine Schnittstelle – die Aktionen der jeweiligen Prozesse erfolgen dann außerhalb der Aktenführung.

Damit gibt es neben ECM und Fachverfahren mit der Workflow-Komponente ein weiteres Tool, in dem Aufgaben ausgeführt werden müssen. Dies ist wenig nutzerfreundlich, erfordert Mehraufwände und auch einen hohen Schulungsaufwand. Außerdem werden weitere spezialisierte personelle Ressourcen benötigt (Administratoren, Betriebsverantwortliche oder Multiplikatoren). Gleichzeitig sind Revisionssicherheit und Vollständigkeit nicht durchgängig gewährleistet.

Baukasten für interne Prozesse

Mit VIS-No-Code werde der öffentlichen Verwaltung nun eine Automatisierungslösung angeboten, die laut Hersteller PDV leicht in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden kann. Die modular aufgebaute Lösung verbindet die bislang separaten Werkzeuge für die digitale Aktenführung, den Datentransfer und das Prozessmanagement. Die Module ermöglichen eine strukturübergreifende und flexible Prozessautomatisierung – und zwar in Eigenregie. Mittels einer grafischen Benutzeroberfläche können aus vorgefertigten Funktionsbausteinen eigenständig Prozesse zusammengestellt werden. Programmierkenntnisse sollen für die Konfiguration der Verwaltungsprozesse nicht erforderlich sein. „Mit dem Einsatz von VIS-No-Code haben wir ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem wir geeignete Workflows selbstständig in automatisierte Abläufe überführen können. Dies stärkt unsere digitale Souveränität und leistet damit einen wichtigen Beitrag für die Zukunftsfähigkeit unserer Verwaltung“, betont Organisationsentwickler Maik Perthel vom KSV Sachsen.

Erfahrungsbericht und Austausch

Der KSV Sachsen teilt im Rahmen eines von PDV gehosteten Webcasts seine Ideen, Pläne sowie den Projektstand. Die kostenfreie Onlineveranstaltung mit dem Titel „No-Code-Prozess-Automatisierung – Der KSV legt los!“ findet am 16. Mai 2025 von 10 bis 11 Uhr statt. Durch den offenen Austausch über Erfolge und Herausforderungen wolle der KSV praxisnahe Impulse geben, von denen auch andere Behörden profitieren und ihre eigenen Digitalisierungsvorhaben gezielt weiterentwickeln können, betonte Perthel.