Blomberg / EspelkampEinführung der digitalen Wohngeldakte

Im Wohngeldbereich fällt eine Vielzahl von Schriftstücken in der Sachbearbeitung an. Bei einem großen Teil der Schriftstücke handelt es sich um eingereichte Antragsunterlagen, die derzeit größtenteils noch in Papierform eingehen. Ein weiterer Teil der Dokumente entsteht entweder direkt im Fachverfahren oder wird an das Fachverfahren übermittelt. Dabei sind Sachbearbeiter gezwungen, eine große Datei mit allen aktiven Fällen in Einzeldokumente aufzuteilen und in der Papierakte abzuheften. Die Wohngeldstellen der Kommunen Blomberg und Espelkamp in Nordrhein-Westfalen haben sich entschieden, ihre Akten künftig digital zu führen und Ablage sowie Sachbearbeitung zu optimieren. Nun berichtet das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), das die Umsetzung betreute, über das Projekt. Es sei eine digitale Wohngeldakte mit Anbindung an das Fachverfahren CZ-Wohngeld entstanden. Die Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren und dem vom krz betriebenen Dokumenten-Management-System (DMS) nscale sei in Zusammenarbeit zwischen dem krz-Team Dokumentservices und dem Verfahrenshersteller Computerzentrum Straußberg realisiert worden.

Entlastung für Sachbearbeiter

Mit dem Start der digitalen Wohngeldakte in den beiden Kommunen erfolgte eine Übernahme aller aktuellen Fälle aus dem Fachverfahren CZ-Wohngeld in das DMS nscale. Die Neuanlage eines Falls im Fachverfahren erzeugt eine E-Akte im DMS. Spätere Änderungen der Falldaten bewirken auch im DMS ein Update des Aktendeckels. Alle fallrelevanten, im Fachverfahren oder durch IT.NRW erzeugten Dokumente werden automatisch mit den dazugehörigen Falldaten in die jeweils dazugehörige E-Akte abgelegt. Eingehende Papierdokumente werden in den Wohngeldstellen digitalisiert und können per Drag & Drop in den entsprechenden Akten abgelegt werden. Vorgänge können auch direkt in die Akte gescannt werden. Zudem steht ein elektronischer Fachpostkorb zur Verfügung, der Posteingänge aus einem Scan- oder Postprozess aufnehmen kann und die weitere Bearbeitung durch die Sachbearbeitenden ermöglicht. Aufgabenlisten, Wiedervorlagen, Akten- und Dokumentstatusanzeigen vereinfachen die Fallbearbeitung weiter. Künftig soll auch der Scan-Aufwand für die Digitalisierung der Papiereingänge reduziert werden. Dazu gebe es schon konkrete Ansätze, so das krz. Geplant sei etwa die Übernahme von Online-Anträgen mit hochgeladenen Zusatzdokumenten aus dem Portal oder die Übernahme von Unterlagen mittels der vom krz entwickelten Unterlagen-App Ula (wir berichteten). Im September haben sich weitere Kommunen über die Lösung informiert, eine Kommune habe sich bereits zur Einführung entschlossen.