AusländerwesenFlexibler Wechsel

Mit dem Landratsamt Calw konnte das Unternehmen Kommunix einen weiteren Nutzer seines Programms ADVIS (Ausländerdaten Verwaltungs- und Informationssystem) begrüßen. Mit TeVIS wendet die Kreisverwaltung künftig auch das Besucherleitsystem an. Petra Schupp, Leiterin der Abteilung Öffentliche Ordnung, hat nun wieder Zeit zum Durchatmen. „Die Umstellung auf einen anderen Anbieter ist immer mit Herzklopfen verbunden und wir sind sehr froh, dass der Wechsel so reibungslos geklappt hat“, erklärt sie.

Die neue Software bietet viele Vorteile

Die Entscheidung für einen Wechsel des Fachverfahrens hatte sich die baden-württembergische Kommune nicht leicht gemacht. Letztlich überwogen jedoch die Vorteile der neuen Lösung. „Wir haben vorher ein eher starres Verfahren eingesetzt, das wenig flexibel war“, erinnert sich Petra Schupp. Und das in einem Bereich, der ständigen Neuerungen unterliegt. Gesetzesänderungen, Rechtsprechung und Veränderungen im privaten Bereich der Kundschaft machen häufig kurzfristige Anpassungen erforderlich. „Die alte Software ließ nur wenig eigene Anpassungen zu und man war stets auf die Unterstützung durch den Anbieter angewiesen“, so Schupp weiter. Die Arbeit mit dem bisherigen Fachverfahren war außerdem mit langen Wartezeiten und häufigen Programmabstürzen verbunden. Darüber hinaus konnte das Programm den Anforderungen der Corporate Identity nicht gerecht werden.
„Ich habe mit anderen Ausländerbehörden gesprochen, die bereits mit ADVIS arbeiten“, berichtet Petra Schupp, „und was ich gehört habe, hat mir gut gefallen.“ Der Auftrag wurde selbstverständlich trotzdem ausgeschrieben; verschiedene Unternehmen beteiligten sich daran. „Als wir dann das Leistungsverzeichnis ausgewertet haben, fiel uns die Entscheidung für Kommunix umso leichter.“

Digitale Archivierung spart Erfassungsaufwand

Durch die Nutzung der Software-Schwestern ADVIS und TeVIS verfüge die Ausländerbehörde nun über zwei anwenderfreundliche Systeme. „Wir schätzen die nutzerfreundlichen Lösungen, wie etwa die Suchfunktion in ADVIS.“ Diese ermögliche die komfortable Suche nach unterschiedlichen Kriterien. Auch die Auflistung der letzten zehn aufgerufenen Datensätze sei sehr hilfreich, weil sich damit schnell von einem Fall zum nächsten und zurück wechseln ließe. „In unserer täglichen Arbeit sind wir sehr dankbar für solche Erleichterungen“, meint sie. Vermehrt gewinne auch die statistische Auswertung von Daten an Bedeutung. Die Einhaltung der Corporate-Identity-Vorgaben seien mit dem neuen Fachverfahren ebenso selbstverständlich wie die spontane Anpassung von Vordrucken und Musterschreiben.
Eine weitere Stärke von ADVIS ist, dass Vorgänge zusätzlich zur Papierakte automatisch digital archiviert werden. Jeder Sachbearbeiter kann sich damit auch im Vertretungsfall schnell einen Überblick verschaffen und beispielsweise Auskünfte erteilen. Mit dem Fachverfahren sei es zudem möglich, E-Mails, Schriftverkehr und Urteile einzuscannen, was einen ganz wesentlichen Schritt in Richtung digitaler Akte bedeute. Der verschlüsselte elektronische Austausch dieser Daten unter den Anwenderbehörden von ADVIS sei bei Zu- und Wegzügen ein weiterer Vorteil. „Alle Ämter, die mit ADVIS arbeiten, können zusätzlich zur Papierakte auch die digitalen Daten verschlüsselt versenden. Damit entfällt viel Erfassungsaufwand und Informationen gehen nicht verloren.“

Termin-Management deutlich optimiert

Vor der Einführung war auch die Frage spannend, ob sich die neue Lösung problemlos in die eigene IT eingliedern lässt. Schupp: „Wir haben in Calw sehr hohe Sicherheitsanforderungen. Bei der Installation von ADVIS und der Datenübernahme aus dem vorherigen Verfahren gab es jedoch keinerlei Probleme. Zum Stichtag funktionierte alles.“ Seitdem läuft die Software ohne Beanstandung; lange Wartezeiten und Programmabstürze gehören der Vergangenheit an.
Die Ausländerbehörde im Landratsamt Calw betreut rund 8.600 Kunden und arbeitet bereits seit einiger Zeit mit Terminvergaben. „Durch den Einsatz von TeVIS konnten wir auch unsere Terminvereinbarungen deutlich optimieren“, so die Abteilungsleiterin. „Auch von Kundenseite erhalten wir viele positive Rückmeldungen.“ Für die Zukunft ist angedacht, den Kunden die Möglichkeit zu bieten, online Termine zu vereinbaren.
Jedes Software-Programm kann jedoch nur so gut sein, wie seine Anwender. Deshalb war aus Sicht von Petra Schupp auch die Mitarbeiterschulung wesentlich. „Wir sind ja nicht alle IT-Spezialisten“, führt sie aus. „Für die Akzeptanz und die spätere richtige Anwendung des neuen Fachverfahrens war aus meiner Sicht die ausführliche Einweisung in das neue Programm besonders wichtig.“ Zur Schulung seien eigens mehrere Kommunix-Mitarbeiter aus Unna angereist, um die Mitarbeiterinnen der Ausländerbehörde zu schulen und beim Start im Echtbetrieb zu unterstützen. Petra Schupp zieht ein Fazit, das auch der Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter Ausdruck verleiht: „Wir hatten mit Kommunix ständig einen Ansprechpartner, und man hat sich um alles gekümmert. Die Fachverfahren passen im Detail – man merkt einfach, dass sich viele Leute Gedanken gemacht haben.“