FriedhofswesenGebührend kalkulieren

Herr Abts, der Kirchenkreis Hamburg-Ost berechnet Friedhofsgebühren heute webbasiert. Wie wurden in den Gemeinden früher die Gebühren für Friedhöfe kalkuliert?

Gebührenkalkulation war praktisch Handarbeit. Die Gemeinden haben ihre Grunddaten meist aus einem Friedhofsverwaltungsprogramm manuell in eine Excel-Tabelle überführt und anschließend die Ergebnisse in ihre Gebührensatzung einfließen lassen. Dabei konnte es zu Fehleingaben kommen oder die Berechnungstabellen haben unbeabsichtigte Fehlkalkulationen aufgewiesen.

Was war für die Gemeinden dabei besonders herausfordernd?

Da die Kalkulation meistens nur alle drei Jahre vorgenommen wurde, mussten sich viele Sachbearbeiter immer wieder neu in den komplizierten Vorgang der Gebührenkalkulation einarbeiten. Auch wenn eine Tabellenkalkulation die Berechnung einfacher macht, blieb die Unsicherheit, ob die verwendeten Formeln richtig angewendet oder seit dem letzten Gebrauch nicht unbeabsichtigt verändert wurden.

Warum haben Sie sich dazu entschlossen, nach einer Software-Lösung zu suchen?

Im Rahmen der Arbeitsgemeinschaft der Kirchenkreisbeauftragten für das Friedhofswesen haben wir uns in Form einer Arbeitsgruppe Gedanken dazu gemacht, wie wir die Arbeit an den Gebührenkalkulationen vereinfachen und besser technisch unterstützen könnten. Dabei war uns wichtig, eine Lösung zu finden, die für alle beteiligten Kirchenkreise und Gemeinden praktikabel und rechtssicher ist. Es sollte eine gewisse Einheitlichkeit der Kalkulation erreicht werden, sodass bei der Anfertigung und anschließenden Prüfung vergleichbare Rahmenbedingungen entstehen.

„Uns war wichtig, eine Lösung zu finden, die für alle beteiligten Kirchenkreise und Gemeinden praktikabel und rechtssicher ist.“

Was waren Ihre Kriterien bei der Auswahl?

Wir haben zusammen mit der Landeskirche unsere Anforderungen in einem Lastenheft dezidiert formuliert. Die gesuchte Software sollte vor allem anwenderfreundlich sein und den Benutzer Schritt für Schritt durch den komplizierten Kalkulationsvorgang leiten. Des Weiteren wollten wir ein zertifiziertes Produkt, um eine möglichst hohe Rechtssicherheit gewährleisten zu können. Wichtig war auch, dass uns nach dem Erwerb ein Support zur Verfügung stand, der nicht nur bei Fragen der Programmbedienung Auskunft geben konnte, sondern auch den fachlichen Hintergrund bot.

Warum haben Sie sich schließlich für MyObolus entschieden?

Die Software MyObolus von KIGST und org-team Lagemann konnte sehr viele der genannten Anforderungen erfüllen. Ein für uns sehr wichtiger Aspekt war auch, dass die Unternehmen sich dazu bereit erklärt hatten, unsere Anpassungswünsche in das Standardprodukt einzubauen.

Wie lief die Einführung der Lösung in der Folge ab?

Nach der Auswahlentscheidung im Juli 2014 haben KIGST und org-team Lagemann mit der Entwicklung unserer Anpassungswünsche begonnen und fristgerecht, ab dem 1. September desselben Jahres, myObolus als Web-Anwendung, gehostet bei KIGST, zur Verfügung gestellt. Die Schulungen wurden anschließend durch org-team Lagemann bei uns im Kirchenkreis Hamburg-Ost durchgeführt. Das Projekt und die Einführung sind zeit- und fristgerecht abgelaufen. Viele Gemeinden, die von unserer Kirchenkreisverwaltung betreut werden, haben das Angebot wahrgenommen, auf myObolus für die Gebührenkalkulation umzustellen. Die Lizenzierung der Software können wir dank eines Rahmenvertrages und überschaubarer finanzieller Konditionen leicht abwickeln.

Haben sich Ihre Vorstellungen im Bezug auf die Software erfüllt?

Wir haben festgestellt, dass myObolus in der täglichen Arbeit eine echte Erleichterung ist. Auch sind jetzt weniger versierte Mitarbeiter in der Lage, Gebührenkalkulationen vorzunehmen. Für den Fall, dass es einmal hakt, stehen einem über die Hotline von org-team Lagemann die Mitarbeiter kompetent zur Seite. Für die nächste Version von myObolus wäre es hilfreich, weitere Assistenzfunktionen, zum Beispiel für die Kalkulation von Gemeinschaftsgrabstätten zur Verfügung zu stellen.

Was sind die nächsten Schritte nach der Einführung?

Bis Jahresende erwarten wir noch fünf Friedhofsträger, die in dem Produkt geschult werden und im Anschluss ihre ersten Kalkulationen mit myObolus durchführen können.