MACHGestärkt aus der Pandemie

„Die Wichtigkeit und die Vorteile der Digitalisierung wurden durch die Corona-Pandemie in vielen öffentlichen Einrichtungen erkannt – ein Digitalisierungsschub, der bis in den Kern der Verwaltung reicht, lässt jedoch noch auf sich warten.“ Dieses Resümee zieht der MACH-Vorstandsvorsitzende Rolf Sahre mit Blick auf das Jahr 2020. Demnach waren Verwaltungen, die bereits auf digitale Workflows setzten, in der Pandemie-Situation besser aufgestellt als solche, deren Prozesse noch papierbasiert liefen. Nach Einführung der E-Rechnung haben laut MACH nun viele Verwaltungen mit den Vorkehrungen zur Umsetzung eines ganzheitlichen digitalen Beschaffungs- und Rechnungsworkflows bis hin zur Automatisierung standardisierter Prozesse als optionale Ausbaustufe begonnen.

Selfservices sorgen für Flexibilität

Die neue Situation hat dem öffentlichen Sektor außerdem vor Augen geführt, dass Prozesse und Software-Lösungen noch nicht ausreichend auf das Arbeiten aus der Ferne ausgerichtet waren, beobachtete MACH weiter. Es fehlte demnach häufig an Anwendungen, die dezentrale Zugriffe unkompliziert ermöglichen. Dafür habe das Unternehmen die MACH Selfservices entwickelt. Sie verschaffen über eine benutzerfreundliche und barrierefreie Oberfläche einen mobilen sowie selbsterklärenden Zugang zu ausgewählten Funktionalitäten des ERP-Systems. „Mit den Selfservices können Verwaltungsmitarbeitende dezentrale Aufgaben, wie die Prüfung von Rechnungen oder den Urlaubsantrag einfach, schnell und unkompliziert erledigen. Der Einbezug dieser Gelegenheitsnutzer wird die Mitarbeitenden in den Verwaltungen insgesamt deutlich entlasten. Mit den MACH Selfservices bleiben Verwaltungen nicht nur in Krisenzeiten leistungsfähig, sondern folgen dem Trend zum dezentralen und mobilen Arbeiten über die Pandemie hinaus“, erläutert Stefan Mensching, Technologie-Vorstand bei MACH.

Digitale Vorbilder

Als Vorbild des dezentralen Arbeitens nennt MACH die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Die Hochschule binde ihre Personalverantwortlichen mit dem Selfservice Personalkostenhochrechnung in die Ressourcenplanung ein. „Die Entscheider können nun intuitiv, mit nur wenigen Klicks, verschiedene Szenarien dezentral simulieren und gewinnen so Transparenz über die finanziellen Auswirkungen von Besetzungsentscheidungen“, sagt Nicole Arntzen, MACH Koordinatorin an der Heinrich-Heine-Universität. In Kürze stehe MACH-Kunden zusätzlich der neue Selfservice MACH live! meineRechnung zur Verfügung, kündigt das Unternehmen an. Dem sollen die Selfservices Reise, Zeitwirtschaft und Beschaffung folgen. Neben der Entwicklung weiterer Selfservices für das Personalwesen habe sich MACH im vergangenen Jahr außerdem auf die vollständige Integration von Personalabrechnung, Personal-Management und Zeitwirtschaft konzentriert. Wie das Unternehmen berichtet, gingen pünktlich zum Jahresanfang 2021 die Geisteswissenschaftlichen Zentren Berlin (GWZ) mit MACH Personal produktiv. Die GWZ stelle nun den Prozess von der Einstellung über die Gehaltsermittlung und Verbuchung bis hin zur Auszahlung vollständig in einem integrierten System dar.

Kerngeschäft 2021

#bild2„Die Erfahrungen des letzten Jahres bestätigen uns, den Fokus auf unser Kerngeschäft 2021 zu intensivieren“, kündigt Per Hedde, Geschäftsfeldleiter bei MACH, an. „Wir werden öffentliche Einrichtungen noch stärker bei der Digitalisierung, Modernisierung und Automatisierung ihrer Verwaltungsprozesse begleiten und sie dabei unterstützen, ihre Entscheidungen noch stärker datenbasiert treffen zu können. Dies zeigt sich laut MACH konkret in der zunehmenden Umsetzung von Enterprise Data Warehouse Projekten. So erarbeite das Unternehmen aktuell beispielsweise mit dem Landesbetrieb Wald und Holz in Nordrhein-Westfalen praktische und handhabbare Konzepte und Lösungen, die dafür sorgen, dass auch komplexe Daten in Zukunft zügig konsolidiert und performant ausgewertet werden können. Zudem werde das Unternehmen mit den MACH Business Solutions im Kontext der E-Verwaltung vorkonfigurierte Lösungspakete rund um die Themen Projektakte, Vertragsmanagement und Personalakte anbieten. Ein erster Fokus bei der Entwicklung der Lösung liege dabei auf dem Lehr- und Forschungsbereich. In ihm gebe es bereits Kooperationen mit drei Hochschulen aus Nordrhein-Westfalen. Mit der neuen Lösung MACH live! smartDecision werde außerdem das Thema Prozessautomatisierung vorangetrieben. MACH-Kunden soll es somit möglich werden, wiederkehrende Entscheidungen in einem eigenen Regelwerk zu definieren und darüber den Ablauf ihrer Geschäftsprozesse automatisiert steuern zu lassen.

Remote-Zusammenarbeit ausbauen

Laut eigenen Angaben blicken MACH-Vorstand und -Geschäftsfeldleitung vorsichtig optimistisch in das bevorstehende Jahr. „Wir können heute mit einem Großteil unserer Kunden remote zusammenarbeiten, was die Fortsetzung unserer Projekte auch in Pandemiezeiten ermöglicht“, sagt Geschäftsfeldleiter Tobias Adam. Ein Beispiel sei das OZG-Beratungsprojekt mit dem Bayerischen Staatsministerium für Digitales. MACH habe die Zusammenarbeit mit dem Ministerium aus der Ferne gestartet und begleite es bis heute vor allem virtuell. „Zu Jahresbeginn 2020 hat das Bayerische Staatsministerium für Digitales die MACH AG mit der strategischen Begleitung der OZG-Umsetzung beauftragt. Trotz der schwierigen Umstände in Zeiten der Corona-Pandemie konnte gemeinsam die wichtige Basisarbeit für die OZG-Umsetzung in Bayern geschaffen werden“, berichtet Vanessa Greger, Referatsleiterin Onlinezugangsgesetz, Portalverbund, Identitätsmanagement im Bayerischen Staatsministerium für Digitales. „Neben einem Anforderungsmanagement wurden ein Kommunikationskonzept erstellt und ein Wissensmanagement aufgebaut. Diese Bausteine sind wesentlich in der erfolgreichen Zusammenarbeit im Freistaat Bayern. Die MACH AG hat bewiesen, dass sie auch in schwierigen Zeiten als kompetenter Dienstleister fungiert und uns bei der Koordinierung der OZG-Umsetzung unterstützt.“ Tobias Adam, sieht auch über die Pandemie hinaus Vorteile der virtuellen Projektarbeit: „Höhere Flexibilität, Effizienz und sinkende Reiseaufwände sowie CO2-Emissionen – die Vorzüge der Remote-Zusammenarbeit sind in vielen Situationen deutlich geworden und werden bleiben. Die aufgebaute Infrastruktur, die angepassten Arbeitsweisen und die stark gestiegene Akzeptanz können einfach weiter genutzt werden. Wir setzen daher dauerhaft auf den Ausbau der Remote-Zusammenarbeit mit unseren Kunden.“