MeldewesenKeine Angst vor der Cloud

Frau Nüchter-Koch, Herr Balduf, nachdem das Thüringer Landesrechenzentrum (TLRZ) den Betrieb des Einwohnerwesens für die Kommunen aus dem Leistungskatalog gestrichen hatte, mussten sich einige Kommunen im Freistaat neu orientieren. Die Stadt Arnstadt und einige Verbandsgemeinden beziehen jetzt das Verfahren KM-Einwohner vom Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg aus der Cloud. Welche Bedenken und Hürden standen vor dem Wechsel in die Cloud?

Balduf: Natürlich gibt es vor jedem Wechsel offene Fragen und Bedenken. Beim Wechsel von einem lokalen Anbieter in die Cloud kommen noch weitere Fragen auf. Das beginnt – wie auch in Arnstadt – mit rein praktischen Fragen bis hin zu Sorgen über die Servicequalität, wenn Kollegen nicht mehr in der Region, sondern hunderte Kilometer entfernt sitzen. Für die Fragen der täglichen Praxis hatten wir sofort Antworten parat. So wurden etwa die Wählerverzeichnisse bislang zentral im Thüringer Landesrechenzentrum gedruckt. Mit unserer Cloud-Lösung werden Massensendungen ebenfalls zentral produziert und versandt – natürlich im thüringischen Look. Auch Bedenken im Bereich der Servicequalität konnten wir schnell ausräumen. Aus dem Feedback vieler Kunden wissen wir, dass der Cloud-Ansatz zu einem besseren Service führt.

Das müssen Sie bitte erläutern: Wie kann ein Remote-Service besser sein als ein lokaler?

Balduf: Der Vorteil liegt in der Spezialisierung. Ein lokales Rechenzentrum muss eine enorme Spanne an Anwendungen betreiben und pflegen. Das geht naturgemäß zu Lasten der Dichte und Tiefe an Know-how. Da bereits mehr als 500 Kommunen unsere Lösung KM-Einwohner in der Cloud nutzen, ist unser Know-how entsprechend groß. Zu konkreten Fragestellungen haben wir Spezialisten im Team und verfügen über einen breiten Fundus an Lösungsvorschlägen. So profitieren die Kommunen von der Spezialisierung und Zentralisierung durch die Cloud.

Nüchter-Koch: Aus Kundensicht kann ich das voll bestätigen. Wir haben hier für die gesamte Stadtverwaltung Arnstadt zwei Kollegen, die sich um die IT kümmern. Sie sind aber nicht nur für Software-Fragen da, sondern auch für andere Aufgaben. Für die Betreuung einer komplexen und umfangreichen Einwohner-Software müsste die EDV-Abteilung von vornherein anders aufgestellt sein. Für uns ist es daher eine große Erleichterung, die Kollegen aus Baden-Württemberg um Rat fragen zu können. Die zentrale Betreuung durch die dortigen Spezialisten ist ausgesprochen gut, unsere Anliegen werden rasch und zuverlässig in einem Telefonat oder per E-Mail geklärt. Zusätzliches Vertrauen ist dadurch entstanden, dass sich die Kollegen bei uns persönlich vorgestellt haben.

„Das Feedback der Kunden zeigt: Der Cloud-Ansatz führt zu einem besseren Service.“

Was zeichnet KM-Einwohner als Lösung aus?

Nüchter-Koch: Wir nutzen KM-Einwohner nun schon sehr lange und sind vollkommen zufrieden. Die Lösung ist komfortabel und bedienerfreundlich. Die Oberfläche und das Handling empfinden wir als ausgesprochen intuitiv. Als die Frage aufkam, ob wir im Zuge des Rückzugs des TLRZ in die Cloud gehen oder ein neues System installieren wollen, war deshalb für uns sehr schnell klar, dass wir beim bisherigen System bleiben wollen. Das hat weniger mit Bequemlichkeit zu tun – wobei eine Umstellung natürlich auch immer mit Aufwand verbunden ist – als vielmehr mit dem Wissen, dass wir hier ein sicheres, funktionierendes und gutes System haben. Außerdem war keine Konvertierung notwendig, die Daten konnten problemlos und ohne Verluste – wir haben gründlich Stichproben durchgeführt – übernommen werden. Sehr interessant sind auch die zahlreichen Erweiterungen, die KM-Einwohner im Gepäck hat. Schon heute nutzen wir das Dokumenten-Management und das Kassenmodul. Zudem überzeugt die Software mit vielen weiteren Ergänzungen wie der Jubilarverwaltung oder der SMS-Benachrichtigung, die wir nach den Wahlen in Angriff nehmen wollen.

Balduf: KM-Einwohner eignet sich durch seine moderne Software-Architektur hervorragend für die Cloud und ermöglicht einen effizienten und reibungslosen Betrieb. Die gelungene Schnittstellenarchitektur vereinfacht die zahlreichen Integrationen und erlaubt es uns, Ergänzungen schnell umzusetzen.

Wie lief der Wechsel technisch und praktisch ab?

Balduf: Aus technischer Sicht war die Übernahme der thüringischen Kommunen auf unsere Cloud einfach. Denn genau für diesen Fall ist KM-Einwohner ausgelegt: neue Kommunen effizient und sicher auf das Einwohnermeldeverfahren umzustellen. Da die thüringischen Kollegen unsere Lösung ja bereits aus dem TLRZ heraus genutzt haben, war die Übernahme für uns umso einfacher, weil keine Daten konvertiert werden mussten. Nachdem wir die Lösung bereitgestellt hatten, wurden an einem Freitagnachmittag die Daten im Landesrechenzentrum abgezogen und in die Cloud eingespielt. Nach verschiedenen Tests in den Kommunen am Samstag waren wir dann am Montag aus der Cloud heraus live. Die größte technische Hürde waren mit Blick auf die beiden Landesnetze die notwendigen Sicherheits- und Netzwerkeinstellungen.

Nüchter-Koch: Für uns bedeutete der Umstieg de facto lediglich einen Schließtag. Am Freitag war unsere Behörde geschlossen. Bereits am Montag konnte unsere Arbeit so weitergehen, als wäre nichts gewesen. Normalerweise ist bei einem Software-Wechsel von diesem Umfang eine Schließzeit von einer Woche keine Seltenheit, sodass wir hier richtig Zeit und Kosten gespart haben.

Wie geht es nun mit KM-Einwohner aus der Cloud weiter?

Balduf: In der Nutzung von Cloud-Technologien sind wir deutschlandweit Vorreiter. Große Verfahren wie das Einwohnermeldewesen mit seinen umfangreichen Anforderungen an Nachrichtenhandling, Schnittstellen und der Einbindung heterogener Hardware-Lösungen für DIGANT, das digitale Antragsverfahren der Bundesdruckerei für Reisepässe und Personalausweise, galten lange als Nagelprobe für Cloud-Technologien. Mit der reibungslosen Aufnahme der thüringischen Kommunen haben wir anschaulich gezeigt, dass unsere Technologie auch außerhalb von Baden-Württemberg einfach genutzt werden kann und sich KM-Einwohner fachlich hervorragend für Kommunen in anderen Bundesländern empfiehlt.

Welchen Tipp würden Sie Gemeinden geben, die vor einer geplanten Umstellung stehen?

Nüchter-Koch: Auf lange Sicht planen. Sicherlich mag es Lösungen geben, die zunächst kostengünstiger erscheinen, aber Dinge wie Rechtssicherheit, Bedienkomfort, ein ausgezeichneter Support und Erweiterungsmöglichkeiten mit Bausteinen, die unkompliziert dazu erworben werden können, sollten gerade für kleinere Gemeinden einen höheren Stellenwert einnehmen. Dann muss man auch keine Angst vor einer anonymen Cloud haben, sondern kann sich über neue Kollegen im Ländle freuen.