QuickbornOZG mit Leben füllen

Die Stadtverwaltung Quickborn hat im vergangenen Jahr innerhalb von zehn Monaten einen Formular-Server in ihre bestehende IT-Infrastruktur implementiert. Anhand einer fiktiven Geschichte demonstriert das Digitalisierungsteam der Stadt im November 2020 im Rahmen einer Live-Präsentation, wie die Stadtverwaltung damit das Onlinezugangsgesetz (OZG) mit Leben füllen wird. Den Vortrag verfolgt nicht nur Bürgermeister Thomas Köppl sondern auch Philipp Willer, Geschäftsführer des IT-Verbunds Schleswig-Holstein (ITVSH).
„Den Eigentumsnachweis und eine Vollmacht kann ich Ihnen gleich zumailen. Vielen Dank und auf Wiederhören“, beendet Nadine das Telefonat. Sie will in Kürze ein Haus kaufen und sich vor dem Notartermin mit einer Anliegerbescheinigung eine größere finanzielle Planungssicherheit verschaffen. Was sie dafür benötigt, hat sie auf der Website der Stadt Quickborn im Zuständigkeitsfinder erfahren.

Marktplatz für Dienstleistungen

Mit diesen Worten leitet Mark Schutz, Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Quickborn, die Live-Präsentation ein. Auf der Homepage der Stadt Quickborn ist der Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein (ZuFiSH) mit seinen Informationen zu einzelnen Dienstleistungen und Ansprechpartnern eingebunden. „Ob über unsere Homepage oder die ZuFiSH-Website, hier ist der zentrale Marktplatz für unsere Dienstleistungen. Damit steuern wir an einer Stelle die Anfragen an uns und passen sie an, wenn wir beispielsweise um eine Gemeinde in der Verwaltungsgemeinschaft wachsen“, fasst Mark Schutz das Prinzip des ZuFiSH zusammen. Das war Anfang dieses Jahres wieder der Fall. Denn die Stadt Quickborn verwaltet neben den Gemeinden Hasloh und Bönningstedt im Kreis Pinneberg sowie der Gemeinde Ellerau im Kreis Segeberg nun auch die Gemeinde Ascheberg (Holstein) und den Gewässerunterhaltungsverband Schwentinegebiet im Kreis Plön.
Über den Zuständigkeitsfinder kann Nadine den Online-Antrag über einen Link aufrufen, der sie zu einem Formular-Server von Anbieter Form-Solutions leitet. Zu Beginn ist hier die Anmeldung mit ihrem Servicekonto beim Serviceportal SH erforderlich, welches sie sich bereits vor einiger Zeit angelegt hatte, um eine landesweite Dienstleistung in Schleswig-Holstein in Anspruch zu nehmen.

Keine Ausreden

Das Produkt Antragsmanagement 4.0 von Form-Solutions ist zentraler Baustein der Um­setzungsstrategie der Stadt Quickborn, da die intelligenten Antragsassistenten eine Portalintegration und E-Payment beinhalten. „Wenn wir wissen, wer mit uns in Kontakt tritt, wir alle relevanten Informationen für die Bearbeitung des Anliegens haben und die Verwaltungsgebühr bereits entrichtet ist, ist der Input vollumfänglich abgeschlossen“, erklärt der Digitalisierungsbeauftragte Mark Schutz und ergänzt scherzhaft: „Dann gibt es für die Verwaltung keine Ausrede mehr, nicht sofort mit der Bearbeitung anzufangen.“
Dabei war gerade die Authentifizierung der Antragstellenden zunächst eine große Hürde. Ein eigenes Bürgerportal gab es noch nicht im eigenen IT-Zweckverband, die direkte Nutzung der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises oder des elektronischen Aufenthaltstitels ist in Schleswig-Holstein nur für Dataport vorgesehen und die Anbindung eines externen Formular-Servers an das Serviceportal SH hatte noch keiner versucht. So ist auch zu erklären, warum ein vermeintlich einfacher Zertifikat-Austausch insgesamt vier Monate dauerte.

OZG-Umsetzung ist kein Problem

Nach der erfolgreichen Anmeldung öffnet sich für Nadine ein interaktives Formular. Ihre persönlichen Daten muss sie auf der ers­ten Seite gar nicht mehr eingeben – diese wurden aus dem Serviceportal SH übernommen. Schritt für Schritt füllt sie die weiteren Felder aus, lädt die per E-Mail erhaltenen Dokumente in das Formular hoch, gibt an, dass die Antwort elektronisch gesendet werden soll und schließt die Eingabe der Daten ab. Nach dem Versenden kann Nadine nun aus mehreren Zahlungswegen wählen, wie die anfallende Verwaltungsgebühr entrichtet werden soll. Den Antrag speichert sie sich ab und klappt den Laptop zu.
„Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes ist für Quickborn kein Problem mehr“, stellt Bürgermeis­ter Köppl fest. „Wir erwarten nun Lösungen vom Land, wie wir den dann erstellten Bescheid auch online wieder an den Bürger zurückversenden können“, spielt er den Ball zu seinem Digitalisierungsbeauftragten zurück. In Quickborn nutzt man vorerst eine Lösung des IT-Zweckverbands kommunit.
Ein paar Tage später erhält ­Nadine die Antwort der Stadt Quickborn per E-Mail. Um die Bescheinigung zu öffnen, muss sie sich bei einem E-Mail-Austausch-Server anmelden und dort ihre E-Mail-Adresse freischalten. Der von kommunit bereitgestellte Service ermöglicht die verschlüsselte Informations­übertragung zwischen Verwaltung und Bürgern. Nach der Anmeldung erhält Nadine eine zweite E-Mail mit Anhang und kann das verschlüsselte PDF-Dokument mit ihrem selbstgewählten Passwort öffnen. Die Datei legt sie in ihrem Online-Speicher bei den anderen Hauskaufunterlagen ab und blickt dem Notartermin nun noch etwas entspannter entgegen.

Die Weichen sind gestellt

„Im Prinzip könnten wir so fast alle 150 Dienstleistungen, die für uns im ZuFiSH hinterlegt sind anbieten“, beendet Mark Schutz die praktische Vorführung. Ob es dafür in den nächsten zwei Jahren Lösungen gibt, bleibe aber fraglich. „Leider bin ich nicht sehr optimistisch. Unser Online-Angebot bilden wir derzeit über die Services AFM, iAFM, EA-SH, über das Serviceportal SH direkt und nun auch noch über den Formular-Server ab. Manche Systeme können Authentifizierung, manche E-Payment, andere gar nichts. Einerseits werden die Anträge manuell durch Dritte sortiert, andererseits bekommen wir eine verschlüsselte XML-Datei mit den Datensätzen“, beschreibt der Digitalisierungsbeauftragte die Bandbreite innerhalb der eigenen Verwaltung. „Eine Anbindung dieser Online-Portale an verschiedenste Fachverfahren ist innerhalb des gesetzten Zeitrahmens mit der vorhandenen Infrastruktur für mich nicht vorstellbar.“
In der Runde kommt man überein, dass man sich in der übrigen Zeit zur Umsetzung des OZG darauf konzentrieren sollte, dass die Anträge überhaupt digital in die Verwaltungen gelangen und die Ergebnisse wiederum auf elektronischem Wege an die Antragstellenden zurückgesendet werden können. Wie Verwaltungen zukünftig noch besser mit digitalen Anträgen arbeiten können, ist eine ganz andere Fragestellung. Für die Digitalisierung der eigenen Verwaltung gibt es also nach wie vor riesige Potenziale auszuschöpfen – die Stadtverwaltung Quickborn hat die Weichen in diese Richtung gestellt.