ITEBO / DMIRahmenvertrag für Scan-Dienstleistungen

Scan-Dienstleistungen können jetzt im Inhouse-Geschäft von ITEBO beauftragt werden. Wie das Unternehmen mitteilt, wurde dazu ein Rahmenvertrag mit dem Unternehmen DMI abgeschlossen. Damit habe ITEBO im Dezember 2020 das entsprechende Ausschreibungsprojekt abschließen können. Ausgeschrieben war die Bereitstellung eines umfassenden und qualitätsgesichert zur Verfügung stehenden Services für den technischen Leistungsteil der Digitalisierung von Papieraktenbeständen in laufenden ECM-Projekten. „Wichtig war uns, dass wir den Sicherheitsanforderungen öffentlicher Auftraggeber vollumfänglich und dauerhaft gerecht werden“, erklärt Stephan Lütke Glanemann, Projekt- und Serviceverantwortlicher der ITEBO-Unternehmensgruppe. DMI sei unter anderem nach ISO 27001 zertifiziert und habe die Arbeitsabläufe entsprechend den Anforderungen der TR RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) organisiert. Für ITEBO zählt laut eigenen Angaben auch bei dieser Dienstleistung der Full-Service-Gedanke. Nach einer Sichtung der Aktenbestände erfolge die Vor- und Aufbereitung sowie der Transport der Akten, bevor sie eingescannt, sach- und normgerecht gelagert oder vernichtet werden können. „Die reibungslose Übernahme der digitalisierten Dokumente in die Dokumenten-Management-Systeme unserer Kunden ist dabei selbstverständlich“, sagt Sabrina Freundel, Team-Leiterin E-Services/DMS bei ITEBO. In der Stadt Georgsmarienhütte wurde der neue Service bereits erfolgreich eingesetzt. „Nach einer intensiven Vorbereitung war die ITEBO mit ihrem Rahmenvertragspartner DMI innerhalb kurzer Zeit in der Lage, unsere Aktenbestände abzuholen, anforderungsgerecht einzuscannen und qualitätsgesichert als E-Akten in unserem enaio-System bereitzustellen, sodass die Digitalisierung an keiner Stelle zu Behinderungen in der Verwaltungsarbeit geführt hat“, berichtet Bettina Meyer, DMS-Koordinatorin bei der Stadt.