VG TheresSchluss mit Zettelwirtschaft

Nicht immer konnten die Verantwortlichen der bayerischen Verwaltungsgemeinschaft (VG) Theres sagen, welcher Auftrag an ihre Bauhöfe und an den Wasserzweckverband wann ausgeführt wurde und wann er abgeschlossen war. Denn das Auftragsmanagement und der Erfassungsprozess erfolgten komplett analog und zeitversetzt. Seitdem die Kommune den Ressourcenmanager und die App TERAmobil einsetzt, ist der gesamte Prozess vollständig transparent und in Echtzeit einsehbar.
In der Verwaltungsgemeinschaft sind insgesamt 15 Mitarbeiter in drei Bauhöfen sowie ein Wasserwart damit beschäftigt, in den drei Gemeinden Theres, Wonfurt und Gädheim alles in Ordnung zu halten. Dazu zählen Aufgaben wie Schnee von den Straßen räumen sowie Bäume und Hecken zurückschneiden. Im Frühjahr müssen Rasenfelder gemäht und Pflanzbeete gepflegt werden. Im Sommer gilt es unter anderem kleinere Bauschäden an öffentlichen Gebäuden und Immobilien, einschließlich der Schulen, auszubessern. Unabhängig von der Jahreszeit haben die Mitarbeiter auch regelmäßige Aufgaben, wie etwa die Wartung der 15 Spielplätze, die Kontrolle der Gräber auf zehn Friedhöfen und das Ausbessern der Straßen in allen drei Gemeinden.

Mehr Einblick gewünscht

Für die rund 6.000 Einwohner der VG sind die Arbeiten durch Bauhof und Wasserzweckverband unabdingbar. Doch an einigen Stellen gab es Verbesserungspotenzial. „Das Problem war: Es gab kein digitales Auftragsmanagement“, erinnert sich Matthias Schneider, Erster Bürgermeister der Gemeinde und Gemeinschaftsvorsitzender der VG Theres. „Aufträge wurden einfach auf Zuruf, per Mail oder auf einem Blatt Papier vergeben. Und dann gab es keine Rückkopplung: Ist der Auftrag jetzt erledigt oder nicht? Da habe ich mir mehr Einblick gewünscht.“
Ludwig Hahn, der in der Verwaltungsgemeinschaft auch für die Kassenverwaltung und die EDV zuständig ist, ergänzt: „Die Zeiterfassung wurde von den Bauhofmitarbeitern zunächst händisch und dann am PC in einem Word-Dokument durchgeführt. Anschließend wurde sie von der jeweiligen Gemeindeverwaltung ins eigene System eingepflegt und den Kostenstellen zugeordnet. Und dann ging das Ganze ja noch mal in die Verwaltung. Das war immer doppelter und dreifacher Aufwand.“ So entstand eine Zettelwirtschaft verbunden mit der Zusammenführung in Excel-Tabellen im DIN-A3-Format – ein mühsames, zeitaufwendiges und fehleranfälliges Unterfangen.

Auch Arbeitszeiten werden erfasst

Auf der Hausmesse der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) und auf der Fachmesse Kommunale in Nürnberg erfuhren Matthias Schneider und Ludwig Hahn vom Ressourcenmanager. Dass die VG Theres bereits andere Software-Lösungen der AKDB bezieht, erleichterte die Entscheidung. Im September 2019 wurden die Verwaltungsmitarbeiter in Theres geschult und die Software mit der zugehörigen TERAmobil-App in Betrieb genommen. Dabei galt es, Unterschiede zwischen den Mitgliedsgemeinden zu beachten, da beispielsweise Mitarbeiter und die Art der technischen Gerätschaften variieren können. „Wir haben also neue Kostenstellen angelegt und einige Tätigkeiten neu definiert. Diese Anpassungen kann man in der Software problemlos durchführen“, berichtet Hahn.
Heute arbeiten 20 Nutzer mit dem Ressourcenmanager und der TERAmobil-App. Nun werden die Aufträge in der Verwaltung oder direkt im Bauhof eingegeben und entweder an eine Personengruppe oder direkt an einen Bauhofmitarbeiter weitergeleitet. Dieser führt den Auftrag aus, aktiviert per Klick auf seinem Tablet die automatische Zeiterfassung oder erfasst die aufgewandte Zeit nach Abschluss seiner Tätigkeit. Und wenn die Hecke geschnitten oder die Straße ausgebessert ist, kann zudem ein Fotonachweis direkt in die App hochgeladen werden.

Auswertungen für Personalplanung essenziell

Gleichzeitig erfasst der Mitarbeiter auch den Materialaufwand. Die Dokumentation kann dann per Klick vom Tablet aus an den Bauhofleiter verschickt werden, der die Daten freigibt und an die VG weiterleitet. Die zuständigen Stellen sind somit zu jeder Zeit informiert, was gerade ansteht und was bereits von wem erledigt wurde. „Der schöne Nebeneffekt“, sagt Hahn, „ist, dass man gleichzeitig einsehen kann, welcher Mitarbeiter wie viel Urlaub, Gleitzeit, Fehlstunden oder Überstunden angesammelt hat. Denn der Ressourcenmanager ist auch ein Zeiterfassungssystem mit Soll-Ist-Angabe. Wir synchronisieren jetzt jeden Freitag oder Montagmorgen die Eingaben und haben immer aktuelle Zahlen.“
Die Auswertungen sind für die Personalplanung essenziell, führt Bürgermeister Matthias Schneider aus: „Wieviel Zeit wird im Schnitt für welche Tätigkeiten gebraucht? Wie viel Materialaufwand hat der Bauhof? Wie viel kosten eine Schule, ein Spielplatz in der Wartung? All dies brauche ich für die Personal- und Budgetplanung.“ Die App findet Matthias Schmitt, der Bauhofleiter von Wonfurt, dabei intuitiv bedienbar: „Meine Mitarbeiter sind nicht alle digital affin. Aber nach einer Eingewöhnungsphase ging es dann recht gut.“