GewerbewesenSchonender Wechsel des Fachverfahrens

Für die umfassenden Aufgaben im Gewerberecht laufen absehbar viele Altverfahren aus, sodass aus „normalen“ Updates die Einführung einer komplexen neuen Software für die Verwaltung wird. Die Gründe sind einerseits technischer Art. Meldungen zu Cyber-Sicherheitsvorfällen und Komplettausfälle gehackter Stadt- und Kreisverwaltungen sowie von Rechenzentren verdeutlichen dies eindrücklich. Andererseits stellen die Registermodernisierung und das Onlinezugangsgesetz 2.0 in immer kürzeren Abständen immer höhere Anforderungen an Software für Gewerberegister.
Neue und geänderte digitale Übermittlungsprozesse umfassen den von anderen Behörden in das kommunale Ordnungsamt eingehenden Informationsfluss, aber auch von der Kommune an nachgelagerte Ämter ausgehende Unterrichtungsnachrichten. Die relevanten Nachrichtentypen sind dabei nicht einheitlich; die rechtssichere Kommunikation mit einer Vielzahl an Beteiligten verläuft selten reibungslos, sodass viele Updates unumgänglich sind. Zugleich verfügt die lokale EDV im Rathaus durch die Summe der Aufgaben über immer weniger Zeit in Relation zu den knappen personellen Kapazitäten.

Exemplarisches Mehrphasenkonzept


Geplante mehrstufige Software-Wechsel helfen, die notwendige Einführung eines neuen Fachverfahrens im Ordnungsbereich trotz dieses Engpasses schonend zu absolvieren. Das Unternehmen EDV Ermtraud hat dazu ein exemplarisches Mehrphasenkonzept entwickelt, das lange vor dem Umstellungsstichtag startet. 
In Phase 1 lernen die Mitarbeitenden im Fachamt ihre neue Software ohne Zeitdruck kennen. Dazu stellt EDV Ermtraud ihnen kostenlos eine Testumgebung des Gewerbe-Fachverfahrens geve|5 in der Cloud zur Verfügung, die vom Anbieter vorab mit den Stammdaten der Stadtverwaltung und einem (vorläufig nicht amtlichen) Straßenverzeichnis der Gemeinde bestückt wird. Die Anwender der
 Demoversion erhalten eine kompakte Einweisung in die Software. Mit dem fachlichen Wissen der Mitarbeiter der Kommune genügt zunächst eine etwa einstündige Einweisung in den assistentengestützten Workflow des Fachverfahrens. In die leere Datenbank können beliebige Meldungen aller Rechtsformen erfasst werden – An-, Um- und Abmeldungen. Eine Suche und Auskunftserteilung auf diese Daten sind ebenfalls vollumfänglich möglich. Im Test-Hosting wird dazu ein kostenloser Standard-Formularsatz bereitgestellt. 
Nachdem sich das Fachpersonal mit den täglichen Handgriffen vertraut gemacht hat, was 
die spätere intensivere Schulung reduziert, rücken in Phase 2 die Bestandsdaten des Vorverfahrens in den Fokus. Die EDV-Abteilung stellt einen Abzug der Daten bereit, die der Software-Spezialist übernimmt. Da nur noch wenige Hersteller im Markt bestehen, und die Meldungen den verbindlichen Standards von XGewerbeordnung entsprechen müssen, sind notwendige Konvertierungsroutinen verfügbar.
Ist die Probekonvertierung durchgeführt und in die individuelle Cloud-Installation der ersten Phase eingespielt, testet der Interessent mit seinen eigenen Daten und überzeugt sich von deren ordnungsgemäßer Übernahme. Häufig können qualitative Verbesserungen der Altdaten, zum Beispiel die Zusammenführung zusammenhängender, aber früher abweichender Datensätze, bereits darin enthalten sein oder entsprechende Potenziale für die Echtdatenübernahme erkannt werden.

Technische Aspekte im Fokus


Das Ordnungsrecht ist historisch langjährig gewachsen, hat landes- und ortsrechtliche
Besonderheiten hervorgebracht, die sich insbesondere in den Formularen – Anträgen, Erlaubnissen, Auskünften, Bescheinigungen, Individualberichten – zeigen. Nachdem in Phase 2 der Einführung der neuen Fachverfahrenssoftware bereits mit universellen Einheitsformularen getestet wurde, sichtet EDV Ermtraud in Phase 3 nun die verwendeten
 Vorlagen der umsteigenden Verwaltung. Dabei handelt es sich häufig um Ausdrucke aus Formulardesignern oder Word-Dokumente.
In Phase 4 schließlich fällt das Augenmerk auf technische und IT-Aspekte des Umstiegsprojekts. Wo liegt die Fachverfahrensdatenbank derzeit? Soll die Software im Sinne der digitalen Souveränität weiter autonom auf Servern im Rathaus betrieben werden? Verfolgt die EDV ein Outsourcing-Konzept, um sich von Servicearbeiten zu entlasten? Ist sicheres Multicloudhosting beabsichtigt? Die Umstellung der Testcloud der drei vorherigen Phasen lässt sich selbstverständlich in einen Produktivbetrieb überführen.
 Eventuelle Schnittstellenprozesse kommen optional in Phase 5 zum Einsatz. Sie verstehen sich abhängig von den Prioritäten. Schnittstellen können jederzeit auch nach der Einführung des Grundsystems aktiviert werden. Die gewünschte Ausprägung der Interoperabilität und Datenschutzvorgaben der jeweiligen Kommune spielen hierbei eine Rolle.

Kein Austausch auf Knopfdruck


Der mögliche Eindruck „Einfach nur ein neues Gewerbeprogramm“ täuscht, ein Fachverfahren wird nicht „auf Knopfdruck“ ausgetauscht. Die Sicherheit, welche das Mehrphasenkonzept bietet, zahlt sich aus. Erst wenn individuelle Besonderheiten erfolgreich ausgearbeitet wurden, führt EDV Ermtraud die finale Datenübernahme durch, schult basierend auf dem bereits aufgebauten Know-how das Personal und schaltet die neue Lösung in Abstimmung mit IT- und Fachamt produktiv.
 Das Ergebnis ist ein schonender Digitalprozess im Bürgerservice, eine hohe Akzeptanz der Mitarbeitenden und Zufriedenheit der kommunalen Ämter als Leistungsträger an der Basis.