InterviewVon allen Seiten versorgt

Herr Riss, Herr Schmelzeisen, Sie bilden die neue Doppelspitze bei Axians Infoma. Welche strategischen Ziele haben Sie sich gesteckt?

Daniel Riss: Wir werden unsere bereits seit Jahren erfolgreiche Strategie weiter verfolgen. Das heißt, dass wir marktführende Produkte entwickeln und unseren Kunden einen hervorragenden Service bieten. Natürlich widmen wir uns verstärkt der Digitalisierung des kommunalen Finanzwesens und werden dies als Zukunftsthema im Unternehmen ausbauen.

Holger Schmelzeisen: Die Führung bei Axians Infoma hat nie als One- oder Two-Man-Show agiert. Die Strategien wurden immer in entsprechenden Runden mit den Bereichsleitern festgelegt. Insofern gibt es durch den personellen Wechsel praktisch keine Veränderung.

Welche Erfahrungen bringen Sie aus Ihrer bisherigen Tätigkeit bei Axians Infoma mit?

Schmelzeisen: Ich komme ursprünglich selbst aus dem öffentlichen Dienst, habe eine Ausbildung in einer Verwaltung gemacht. Ich weiß also aus eigener Anschauung, dass Kommunalverwaltungen eine spezielle Zielgruppe sind und man einen langen Atem braucht. Hat man einen Kunden gewonnen, ist die Geschäftsbeziehung jedoch von beiden Seiten auf Langfristigkeit und Verlässlichkeit angelegt. Dieses Wissen hilft mir in meiner täglichen Arbeit, auch jetzt in meiner Rolle als Geschäftsführer.

Riss: Ich habe bei Infoma als Anwendungsberater angefangen und war dann lange Zeit Leiter Consulting bei Axians Infoma. Ich kenne also viele Kunden und habe tolle Projekte begleitet. Ich denke, es ist ein großer Vorteil, wenn man die Sorgen und Nöte der Kunden kennt.

Infoma newsystem ist ursprünglich eine Software für das Finanzwesen und war mit der Doppik-Einführung erfolgreich. Wie wurde die Lösung weiterentwickelt?

Riss: Das Thema Doppik ist ja noch nicht durch. Derzeit stellen viele kirchliche Verwaltungen von der Kameralistik auf die Doppik um. Und in Baden-Württemberg fand 2019 der große Doppik-Umstieg statt. Infoma newsystem wurde um Fachverfahren erweitert, das Liegenschafts- und Gebäude-Management ist integriert, auch für kommunale Betriebe gibt es eine Variante. Hinzugekommen ist zudem das Thema Digitalisierung, also vor allem digitaler Rechnungsworkflow, E-Rechnungen und E-Payment.

Die Lösung hat kürzlich ein Update erfahren. Welche Neuerungen bietet Version 19.1?

Riss: In der neuen Version haben wir einen Wechsel in der Basistechnologie vollzogen und Infoma newsystem auf den neuesten Stand der Microsoft ERP-Software gebracht. Microsoft Dynamics 365 Business Central bringt einen Web Client, was eine entscheidende Verbesserung ist. Es gibt auch zahlreiche inhaltliche Neuerungen. Beispielsweise hat die elektronische Akte Zuwachs bekommen. Mit Anlagen-, Finanzadress- und Sammelakte stehen weitere Möglichkeiten für die elektronische Bearbeitung prozessbegleitender Dokumente zur Verfügung. Das Kernmodul Steuern und Abgaben erlaubt es jetzt, Steuerbescheide papierlos zu verarbeiten. Und das Berichtswesen Plus präsentiert sich mit dem Update komplett integriert und ist nun ohne Installation und Konfiguration einsetzbar.

„Neben den technologischen Erweiterungen wird auch ein anderes Lizenzmodell eingeführt.“
Was ändert sich für die Kunden?

Schmelzeisen: Mit der neuen Version wird auch ein anderes Lizenzmodell eingeführt. Im bisherigen Modell war die maximale Anzahl der Nutzer festgelegt, die gleichzeitig auf das Programm zugreifen dürfen. Jetzt gilt das Named-User-Lizenzmodell, die Software kann also nur von registrierten, namentlich eingetragenen Nutzern verwendet werden.

Wird die Nutzung nun teuerer für die Kunden?

Schmelzeisen: Nein, der Preis bleibt eigentlich gleich. Für jeden User, den der Kunde im alten Modell hatte, bekommt er im Prinzip drei Named User im neuen Modell. Und das reicht in der Regel sehr gut aus. Für Neukunden hat das Lizenzmodell den Vorteil, dass sie jetzt die Kosten genauer kalkulieren können.

In welchen Bereichen können mit Infoma newsystem durchgängig automatisierte Prozesse gestaltet werden?

Riss: Durch die elektronische Rechnungsstellung kann die Software Kontierungsvorschläge machen. Also bisherige Buchungen analysieren und auf dieser Basis eine automatische Vorkontierung durchführen, was den Prozess enorm vereinfacht. Zudem bieten wir einen E-Payment-Manager an, der dafür sorgt, dass der Kunde online bezahlen kann. Auch das ist ein großer Vorteil, weil das System weiß, wer bezahlt hat und wofür.

Welche Rolle spielt das Onlinezugangsgesetz bei der Prozessdigitalisierung?

Schmelzeisen: Unsere Kunden, die ihre Prozesse digitalisieren, machen das nicht wegen des Onlinezugangsgesetzes, sondern weil sie einen Nutzen davon haben. Natürlich gibt das OZG nun weiteren Schub. Wichtig ist, dass sowohl die Bürger als auch die Verwaltungsmitarbeiter spüren, dass sie einen Vorteil von den Online-Services haben.

Riss: Ich sehe das Gesetz auch als guten Treiber. Die kommunalen IT-Dienstleister, mit denen wir zusammenarbeiten, machen spannende Projekte und bieten den Kommunen wirklich gute Pakete für die Umsetzung des OZG an. Das unterstützen wir mit unseren Produkten.

Welche Ideen und Produkte haben Sie in der Pipeline, worauf können sich die Kunden freuen?

Riss: Mit der neuen Version von Infoma newsystem können unsere Kunden flexibler arbeiten, sowohl am Arbeitsplatzrechner als auch mobil mit einem Tablet. Wir werden künftig nicht nur die Rechnungsbearbeitung, sondern alle Workflows digital anbieten, bis hin zur digitalen Unterschrift, um Anordnungen zu unterzeichnen. Zentral ist dafür natürlich die elektronische Akte. Aktuell arbeiten wir an einem Projekt, um Bescheide rechtswirksam online bereitstellen zu können.

Schmelzeisen: Strategisch gesprochen wollen wir die gesamte Verwaltung digitalisieren. Und zwar so, dass jeder Mitarbeiter ohne Spezialkenntnisse mit unseren Systemen arbeiten kann. Auch jemand, der im Schwimmbad die Eintrittsgelder kassiert, soll den Kassenabschluss automatisch machen können.

Axians Infoma ist in der Unternehmensgruppe Axians Deutschland verankert, die wiederum zum französischen Konzern Vinci Energies gehört. Was bedeutet dies für das Produktportfolio?

Riss: Für uns ist es natürlich positiv, dass wir eine solide und starke Muttergesellschaft im Hintergrund haben, die übrigens mit verschiedenen Business Units alle Aspekte einer Smart City abdeckt, wie Smart Building, Smart Parking, Elektromobilität oder Netze. Wir sind hier für das Thema Smart Government zuständig. Eine Stadt, die ein ganzheitliches Smart-City-Angebot sucht, kann sozusagen von allen Seiten versorgt werden.