VollstreckungWeniger manuelle Aufwände

Im Landratsamt Vorpommern-Rügen treibt der Fachdienst Finanzen – Fachgebiet Vollstreckung – die Forderungen des Kreises sowie seiner Eigenbetriebe Abfallwirtschaft und Jobcenter bei. Bereits seit Mitte der 1990er-Jahre nutzt die mecklenburg-vorpommerische Kommune hier die Vollstreckungssoftware avviso der Firma DATA-team. Die Fachanwendung ist dabei so in die organisatorischen Abläufe der Verwaltung eingebettet, dass ein manueller Buchungsaufwand überwiegend entfällt. Alle wichtigen Schuldner- und Forderungsinformationen werden nach erfolgloser Mahnung automatisiert aus dem Finanzverfahren proDoppik der Firma H&H in die Vollstreckungssoftware übertragen. Da ein zeitgesteuerter Transferdienst täglich vollstreckungsrelevante Informationen in avviso übernimmt, müssen auch Schuldnerfälle nicht händisch eingegeben werden. Bei der weiteren Bearbeitung werden zudem die Säumniszuschläge und sonstige Nebenforderungen automatisch berechnet. Über eine bidirektionale Anbindung werden diese Forderungen an das Finanzverfahren übertragen und dort zum Soll gestellt, sodass avviso und proDoppik stets auf dem gleichen Stand sind.

Revisionssicher im DMS abgelegt

Aktuell nutzt Vorpommern-Rügen neben dem avviso-Grundsystem diverse Erweiterungen, welche die Arbeit der 16 Vollstreckungsmitarbeiter ungemein erleichtern. Dazu zählt die elektronische Schuldnerakte. Das Landratsamt hat sie mit der avviso.post­box und der Anbindung an das zentrale Dokumenten-Management-System (DMS) d.3ecm der Firma codia rea­lisiert. Sämtliche Dokumente, die avviso erzeugt und die das Landrats­amt per Post sowie per E-Mail erreichen, werden revisionssicher im DMS abgelegt. Für die Mitarbeiter entfallen dadurch lästige Arbeiten, etwa das Abheften, und es bleibt ihnen wesentlich mehr Zeit, sich um die eigentliche Beitreibung der Forderungen zu kümmern.
Im Bereich der Insolvenzbearbeitung und Recherche setzt der Kreis den INSO-Agenten ein, der den Schuldnerbestand auf neue Insolvenzbekanntmachungen überwacht. Das Landratsamt erspart sich dadurch Recherchearbeit und kann sich gleichzeitig sicher sein, dass kein Verfahren untergeht. In avviso werden neue Insolvenzfälle erfasst und Anmeldungen schnell erledigt. Die Fallbearbeitung erfolgt dank der hinterlegten Vordrucke, die automatisch mit den notwendigen Schuldnerdaten gefüllt werden, sehr effizient.

Außendienst immer auf dem aktuellen Stand

Mit dem avviso.tourer ist die Arbeit der Vollziehungsbeamten digitalisiert worden. Durch den Einsatz der mobilen avviso-Variante ist der Außendienst stets auf dem aktuellen Stand. Die Lösung informiert über sämtliche Fälligkeiten und Forderungshöhen, auch wenn diese noch nicht im Vollstreckungsauftrag enthalten sind. Dadurch kann vor Ort flexibel reagiert und auf weitere offene Forderungen hingewiesen werden. Auch ist für den Außendienst mit der mobilen Lösung erkennbar, welche Maßnahmen der Innendienst bereits ergriffen und wie der Schuldner darauf reagiert hat. Darüber hinaus stehen sämtliche Postein- und -ausgänge mobil zum Abruf bereit. Die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst erfolgt sekundenaktuell über die Software, ohne dass telefoniert werden muss.
Zusätzliche Erweiterungen des avviso-Grundsystems sind im Kreis Vorpommern-Rügen bereits geplant oder werden derzeit umgesetzt. So etwa für den Bereich Statistik und Controlling. Aufgrund der lauter werdenden Stimmen nach Vergleichbarkeit auf kommunaler Ebene hat sich das Landratsamt entschlossen, die Verwendung von Reports und Kennzahlen auszubauen, die bereits intensiv genutzt werden. avviso stellt hier vorgefertigte Standardberichte zur Verfügung, die tagesaktuelle Auswertungen und monatliche Gegenüberstellungen ermöglichen. Sollten individuelle Auswertungen benötigt werden, erstellt das Landratsamt diese selbst oder gibt sie bei DATA-team in Auftrag.

Interne Druckstraße

Bereits eingerichtet wird beim Kreis die avviso.druckstraße. Mit ihr entfällt für die Sachbearbeiter in der Vollstreckung das Drucken und Versenden des Postausgangs. Die Aufträge werden stattdessen gebündelt an eine interne Druckstraße weitergegeben. Diese Erweiterung eignet sich vor allem für größere Verwaltungen mit eigener Druck- und Kuvertierstrecke direkt im Haus oder mit Anbindung an externe Anbieter.
In einer Testphase befindet sich das Landratsamt mit der Anwendung avviso.ereignis. Diese Erweiterung automatisiert vor allem manuelle Tätigkeiten und Kontrollen. In einem ersten Schritt wird das Ereignis Saldo=0 eingeführt, wodurch die Forderungshöhe offener Fälle überwacht wird. Sobald eine Zahlung geleistet und die Forderung komplett beglichen ist, werden geplante Maßnahmen eingestellt und der Fallabschluss eingeleitet. Die Verantwortlichen erwarten vom Einsatz des Ereignisdiensts für verschiedene Kon­stellationen wieder große zeitliche Einsparungen.