KitaTransparente Platzvergabe

Anfang September 2014 gewann die Firma Lecos die Ausschreibung des Kita-Fachverfahrens in der Thüringer Landeshauptstadt Erfurt. Damit konnte der IT-Dienstleister innerhalb eines Jahres vier Städte von seiner Lösung Kivan überzeugen: Auch Pirna, Coswig und Monheim am Rhein beauftragten Lecos, die Software bei ihnen einzuführen. Bereits seit dem Jahr 2008 läuft Kivan in Leipzig. Es folgte Magdeburg. In Coswig soll die Anwendung im ersten Quartal 2015 starten, in Pirna und Monheim geht die Software zur Betreuungsplatzvergabe noch Ende dieses Jahres online. In den sechs Kivan-Städten werden dann mehr als 500 Einrichtungen und über 47.000 Betreuungsplätze durch die Lösung verwaltet. Weitere Kommunen haben bereits ihr Interesse an Kivan angemeldet.

Alle profitieren

Die Einführung von Kivan ist nicht nur eine technische Aufgabe. Sie ist auch in organisatorischer und kommunikativer Hinsicht eine Herausforderung. Eine Vielzahl von Beteiligten – die Träger, die Kindertagesstätten und die Stadtverwaltung – müssen einbezogen und auf die Nutzung vorbereitet werden. Von der IT-gestützten Modernisierung des Vergabeprozesses profitieren aber alle, denn Kivan gewährleistet eine rechtssichere Betreuungsplatzvergabe. Für die Eltern wird der Vergabeprozess transparent und nachvollziehbar. Sie haben eine zentrale Anlaufstelle, können bequem online ihre Wunsch-Kita suchen und ihr Kind anmelden. Kommunen erkennen tagesaktuell die Auslastung aller vorhandenen Kapazitäten – unabhängig von Träger und Betreuungsform. So wird der Bedarf frühzeitig erkannt und kann in die Planung einbezogen werden.
Mit Kivan kann der gesamte Vergabeprozess abgebildet werden – von der Verwaltung der Kita-Plätze über die Betreuungswünsche der Eltern bis hin zur tatsächlichen Platzvergabe und Vertragsunterzeichnung. Über Schnittstellen kommuniziert die Lösung mit anderen Anwendungen und kann schnell in die IT-gestützten kommunalen Prozesse eingebunden werden. So ist auch eine Funktion zur Beitragsberechnung integriert. Auf Kita-Ebene werden die Betreuungsverträge sowie die aus dem Elternportal eingehenden Platzreservierungen und Anmeldungen verwaltet. Das bisherige dezentrale Wartelistenprozedere wird dadurch überflüssig. Ein automatischer Datenabgleich in Kivan mit bereits vorhandenen Reservierungen oder Verträgen verhindert Mehrfachanmeldungen.

Ausbau in Arbeit

Aktuell arbeitet Lecos intensiv an der Weiterentwicklung der Kita-Software. Neben dem stetigen Ausbau des Funktionsumfangs steht auch ein Kooperationsprojekt mit der Firma FuxMedia auf der Agenda. Die beiden sächsischen IT-Firmen arbeiten an einer Schnittstelle zwischen dem Kivan-Elternportal und der Verwaltungssoftware FuxKids. Während das Platzvergabesystem Kivan insbesondere den Bedürfnissen mittlerer und großer Kommunen angepasst ist, folgt man mit der Kooperation vor allem dem Wunsch vieler kleinerer Gemeinden, auch für sie ein webbasiertes Elternportal anzubieten.