SeesenDigitales Ablagesystem

Ein neues, digitales Ablagesystem führt derzeit die Stadt Seesen im niedersächsischen Kreis Goslar ein. Zum Einsatz kommt das Dokumenten-Management-System (DMS) d.3ecm von d.velop. Bei der Einführung der E-Akte erhielt die Stadt Seesen Unterstützung von der Firma codia. In den vergangenen Wochen haben alle Mitarbeiter der Verwaltung die Schulbank gedrückt und sich das neue System angeeignet. Denn: „Prozesse müssen neu gedacht und angepasst werden“, erklärt Christoph Schnelle, Leiter der IT-Abteilung der Stadtverwaltung. Seien erst einmal einige Dokumente im System gespeichert, profitieren Nutzer nach Angaben von codia sofort von den schnellen Recherchemöglichkeiten – über die Volltextsuche lassen sich Dokumente auch ohne sichtbare Ordnerstruktur leicht finden. Ein positiver Nebeneffekt: Die Stadt Seesen könne durch die Einführung des Systems später rund die Hälfte an Papier sparen. Mit der E-Akte soll laut codia aber vor allem die Öffnung für digitale Workflows verfolgt werden: „Ein Dokumenten-Management-System bildet die Basis für viele darauf aufbauende Möglichkeiten“, so Christoph Schnelle.