DortmundSchub für Schub papierlos

Die Stadt Dortmund setzt für bürgerfreundliche und effiziente elektronische Verwaltungsdienste auf die DMS-Lösung Doxis4 der SER Group. Eine digitale Basisakte ermöglicht zukünftig gesamtstädtisch das Führen elektronischer Akten mit digitalen Prozessen, wie jetzt das Unternehmen in einer Pressemeldung bekannt gegeben hat.
Der massive Trend zur Digitalisierung sei auch bei Städten und Kommunen längst angekommen, digitale Bürgerservices und Verwaltungsprozesse stünden hoch im Kurs. Anträge elektronisch entgegennehmen, interdisziplinär gemeinsam Akten führen, Dokumente digital bearbeiten und genehmigen: All dies setze die Digitalisierung zur Prozessoptimierung und der Qualitätssteigerung in der öffentlichen Verwaltung voraus. Die Stadt Dortmund, mit rund 10.000 Beschäftigten einer der größten Arbeitgeber der Region, treibt deshalb im Rahmen ihres Masterplans „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ (wir berichteten) ihre digitale Transformation konsequent voran, heißt es bei der SER Group zum Hintergrund der Kooperation.

Eine Unternehmenslizenz für sämtliche Arbeitsplätze

Ganz oben auf der Dortmunder Agenda stehe dabei ein gesamtstädtisches Dokumenten-Management-System (DMS). Mit dem erfolgreichen Abschluss des europaweiten Vergabeverfahrens zur Einführung des DMS, das SER mit seiner Software-Lösung Doxis4 für sich entschieden habe, schaffe die Stadt Dortmund eine weitere wichtige Grundlage für die Verwaltungsdigitalisierung. Ziel der Einführung von Doxis4 sei es, im Rahmen einer digitalen Basisakte die Stadtverwaltung in die Lage zu versetzen, flächendeckend elektronische Akten zu führen. Um diese Technologie für alle Bereiche der Stadtverwaltung nutzbar zu machen, sei eine Unternehmenslizenz für sämtliche Arbeitsplätze abgeschlossen worden. „Auf lange Sicht soll die Stadtverwaltung moderner, innovativer und digitaler werden“, so Christian Uhr, Personaldezernent der Stadt Dortmund.

E-Basisakte als Voraussetzung für digitale Prozesse

Die SER Group verfügt nach eigenen Angaben über umfangreiche Erfahrung in der Umsetzung von DMS-Projekten und hat schon viele E-Akten-Projekte in der öffentlichen Verwaltung realisiert. Die E-Akte ermöglicht die revisionssichere Ablage von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten und bildet so die Voraussetzung zur Erstellung und Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen. Doxis4 könne in vielen Facetten in allen möglichen Bereichen eingebunden werden und biete als Plattform für E-Akten und zentraler Informationshub auch die Durchführung von digitalen Prozessen und die Anbindung an vorhandene Fachsysteme.

Digitale Infrastruktur für ganzheitliches Informationsmanagement

Innerhalb des zweijährigen Einführungsprojekts, dessen Start noch für 2021 vorgesehen ist, soll zunächst die Basisakte in den Fachbereichen Personal- und Organisationsamt, Kämmerei und Vermessungs- und Katasteramt implementiert werden. Neben der Umsetzung der Basisakte ist vorgesehen, vier ausgewählte Fachverfahren mit Doxis4 zu verbinden. Diese Anwendungen erlauben die automatische elektronische Aktenführung im DMS und erleichtern damit die Sachbearbeitung, stellt die Pressemeldung in Aussicht.
Mit dem Projekt werde also nicht nur eine gesamtstädtische digitale Basisakte eingeführt, sondern auch die Infrastruktur für die Digitalisierung von End-to-End-Prozessen geschaffen. Akten würden zukünftig nicht nur elektronisch abgebildet, sondern auch standortunabhängig und somit effektiver verwaltet. Gleichzeitig würden sie zu einer eindeutigen Informationsquelle für die Sachbearbeitung. „Schub für Schub versuchen wir, die Stadtverwaltung papierlos zu machen und E-Akten zu führen“, fährt Uhr fort. „Elektronische Akten bieten zahlreiche Mehrwerte für die öffentliche Verwaltung: Sie decken neben einer strukturierten Ablage und ortsunabhängigem Zugriff auf benötigte Informationen und Dokumente auch die Themen Compliance und Nachvollziehbarkeit ab“, bestätigt Stefan Zeitzen, CSO der SER Group. Er fügt hinzu: „So können öffentliche Verwaltungen bürgerfreundliche und effiziente digitale Verwaltungsdienste bieten. Wir freuen uns, die Stadt Dortmund auf ihrem Weg der digitalen Transformation zu begleiten.“