E-PartizipationProjektfabrik für Ideen

Vielversprechend wurde die Bürgerbeteiligung angekündigt: Neue Verkehrskonzepte, der Klimaschutz oder die Stadtbegrünung samt Freizeitgestaltung sollten mithilfe der Bürgerinnen und Bürger geplant und umgesetzt werden. Zahlreiche Wünsche wurden formuliert, Ziele definiert, vielleicht sogar Budgets freigegeben. Doch dann verlief der Prozess im Sande, da der Kommunikationsaufwand zu groß war. Etliche Arbeitsstunden musste die Verwaltung in die Organisation der Ideen investieren, um dann festzustellen, dass vieles nicht umsetzbar ist. So oder so ähnlich geht es zum Teil Kommunen, wenn sie ihre Bürger an Innovationsprozessen beteiligen möchten.
Vor ähnlichen Herausforderungen stand auch Norbert Rost, Gründer des Unternehmens futureprojects, als er vor einigen Jahren die Bürgerbeteiligung im Rahmen der Zukunftsstadt für Dresden organisierte. Große Ideenwettbewerbe wurden damals veranstaltet, die Bürger in der analogen Welt abgeholt sowie Wünsche und Vorstellungen für eine lebens- und liebenswerte Stadt gesammelt. Noch sehr genau erinnert sich Rost an eine Veranstaltung in der Straßenbahn: Fahrgäste konnten dort mit Post-its ihre Zukunftsvisionen der Stadt an die Fensterscheiben der Bahn kleben. Um konzeptionell weiterarbeiten zu können, mussten diese Post-its im Nachgang eingesammelt, zusammengefasst und digitalisiert werden. Zusätzlich galt es, die konkret formulierten Ideen von über 300 Bürgern auf eine gemeinsame Kommunikationsbasis zu stellen. „Ein gigantischer Verwaltungsaufwand, der viele Kräfte und Ressourcen gebunden hat“, erinnert sich Rost.

Von der Idee bis zum Förderantrag

Rückblickend war dies der Startschuss für die Idee einer Digitalen Projektfabrik. Dabei handelt es sich um eine neue Plattform für die Bürgerbeteiligung, die den gesamten Prozess von der Idee bis zum Förderantrag begleitet. Verständliche Projektschritte und die passende Budgetierung in den Förderanträgen sollen dazu führen, dass Ideen tatsächlich umgesetzt werden. Das Tool verbindet deshalb unterschiedliche Arbeitsebenen – angefangen bei der Ideenfindung und Projektorganisation über die E-Mail-Verteilung, die Budgetplanung und die Zeitstrahlfunktion für die Planung von Abläufen bis hin zur Ausfertigung kompletter Präsentationsunterlagen für Förderanträge. Die jeweilige Kommune kann den kompletten Ablauf administrativ im Backoffice begleiten. So lassen sich auch thematische Budgets – etwa für das Erreichen von Klimaschutzzielen – freigeben, die dann die jeweiligen Projekt-Teams einplanen können. Gestartet wird stets mit einer oder mehreren Projektideen. Einbringen kann diese jeder Bürger und jede Bürgerin nach einer kurzen und datenschutzkonformen Registrierung auf der Plattform. Die Projektideen ähneln in der Aufmachung analogen Post-its und werden den jeweiligen Projekten zugeordnet. Damit keine Idee auf der Strecke bleibt, ermöglicht die Lösung eine intuitive Kommunikation. Es kann auswählt werden, ob alle Beteiligte oder nur einzelne Projektgruppen angeschrieben werden.

Bürgernahe Zukunftsstadt

Die Bürgerbeteiligung im digitalen Raum wird oft ergänzt durch analoge Angebote, etwa in Form von Bürgerforen oder Informationsveranstaltungen. Eine Verbindung zwischen diesen beiden Welten zu schaffen, war den Entwicklern um Norbert Rost sehr wichtig. Während des Projektprozesses können deshalb Arbeitsblätter für den analogen Austausch erstellt werden. Die Blätter können für die Bürgerbeteiligung in Vor-Ort-Veranstaltungen verwendet und danach wieder effektiv und leicht in die digitalen Daten eingepflegt werden.
Mithilfe der Digitalen Projekt­fabrik können sich Kommunen bürgernah zur Zukunftsstadt weiterentwickeln. Da konkrete Ziele von der Idee bis zum Förderantrag begleitet werden, nimmt die Wirksamkeit und Akzeptanz innerhalb der Bürgerschaft zu. Letztere wird in den Prozess eingebunden, gleichzeitig schont die Kommune Ressourcen und Personal und behält die organisatorische Verwaltung im Blick. „Strategien und Konzepte können in kommunalen Verwaltungen nur begrenzt betreut werden, da hierfür oft die Zeit, die Ressourcen und das Personal fehlen“, fasst Nobert Rost zusammen. „Insgesamt geht es bei der Digitalen Projektfabrik darum, ungenutzte Potenziale zu heben und sich durch eine breite Bürgerbeteiligung Rückendeckung für die Prozesse zu holen.“