Kita-LösungenPlatzvergabe in einer Woche

Herr Allefeld, die Stadt Sundern hat im Jahr 2022 mit der Online-Plattform kitaVM die Planung und Vergabe von Kitaplätzen digitalisiert. Was waren die Beweggründe?

Sundern ist eine mittlere kreisangehörige Kommune im Hochsauerlandkreis mit circa 28.000 Einwohnern und 18 Kindertageseinrichtungen. Das Anmeldeverfahren war jedes Jahr sehr aufwendig. Immer wieder kam es zu Mehrfach­anmeldungen und Doppelzusagen, sodass viel Mühe und Zeit in die Abstimmungen und Korrekturen floss. Mit der Digitalisierung des Anmeldeprozesses haben wir uns für einen übersichtlichen, trägerübergreifenden Weg entschieden.

Wie verlief die Einführung und wie wurde das Verfahren von den Kitas angenommen?

Nachdem alle Träger zugestimmt hatten, verlief die Einführung schnell und reibungslos. Wir hatten die Möglichkeit, das System optimal an unsere Bedürfnisse hier in Sundern anzupassen. Abläufe, die wir erst einmal nicht verändern wollten, konnten wir beibehalten. Der Software-Anbieter hatte für die Einführung einen effizienten Zeitplan erstellt. Zunächst wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Jugendamt geschult, danach alle Kindertageseinrichtungen.

Wie haben die Eltern die Plattform angenommen?

Um nicht zu viele Neuerungen auf einmal einzuführen, hatten wir uns entschieden, das bisherige Vorgehen und die Zeiträume vorläufig nicht zu verändern. Von Ende November bis Mitte Dezember konnten sich die Eltern also wie gewohnt anmelden, allerdings war dafür jetzt nur ein Besuch in ihrer Wunsch-Kita nötig, bei dem sie sich für bis zu drei weitere Kitas vormerken lassen konnten. Die Eltern empfanden es als große Erleichterung, sich nicht in jeder Kita einzeln anmelden zu müssen. Außerdem hatten sie die Sicherheit, dass in allen Kitas und bei allen Trägern das gleiche übergreifende Verfahren zum Einsatz kam.

„Für die Eltern war es eine große Erleichterung, sich nicht in jeder Kita einzeln anmelden zu müssen.“
Warum haben Sie sich für eine zweistufige Einführung entschieden: zuerst die neue Software für Kitas und Verwaltung, dann in einem zweiten Schritt die Freischaltung des Elternportals für den Online-Zugriff der Eltern?

Für Kitas und Verwaltung war der Ablauf erst einmal neu. Das Verfahren sollte deshalb im ersten Jahr einmal komplett durchlaufen werden, bevor die Eltern Anmeldungen auch direkt über das Portal vornehmen. Dieses Vorgehen hat sich bewährt. Die Erfahrungen aus dem ersten Jahr haben allen Beteiligten geholfen, sodass nun auch mit dem neuen Elternportal und geänderten Anmeldezeiträumen ein reibungsloser Ablauf sichergestellt ist.

Wie war es Ihnen möglich, die Platzvergabe innerhalb von nur zwei Wochen abzuschließen, und das bereits mit der ersten Vergabe?

Die Lösung kitaVM sieht mehrere interne Vergaberunden vor, die jeweils etwa fünf bis zehn Werktage dauern. Bei zum Beispiel drei internen Runden – jeweils eine pro Kita-Priorität der Eltern – werden somit vier bis sechs Wochen benötigt. Diesen Zeitraum wollten wir für uns verkürzen und zusätzlich sicherstellen, dass Zu- und Absagen an alle Eltern am selben Tag verschickt werden. So entstand die Idee von verkürzten Vergaberunden. Der Anbieter war hier sehr flexibel und hat das System an unsere Wünsche angepasst.

Wo sehen Sie die größten Vorteile des neuen, beschleunigten Verfahrens?

Der größte Vorteil liegt in der Reduzierung des Abstimmungsaufwands für Kitas und Verwaltung. Wurden früher etliche Tabellen abgeglichen, um Mehrfachanmeldungen auszusortieren, kann durch den gemeinsamen Datenpool und die eindeutige Prioritätensetzung der Eltern jetzt einfacher das beste Angebot gesucht und meist auch gefunden werden: 85 Prozent der Kinder konnte ein Platz in ihrer Wunsch-Kita angeboten werden. Vor allem aber hatten die Eltern immer den gleichen Informationsstand über die Platzvergabe. Unsicherheiten und Nachfragen wurden so vermieden.

Nach dem Bericht über Ihre Erfahrungen auf einem Anwendertreffen von kitaVM-Nutzern im April haben viele Kommunen Ihr Vorgehen übernommen. Für das kommende Kita-Jahr wollen Sie nun noch schneller werden?

Aufgrund der positiven Erfahrungen haben wir in Absprache mit allen Kita-Leitungen beschlossen, die nächste Vergabe innerhalb von nur fünf Werktagen durchzuführen.

Wie geht es weiter, nachdem nun auch das Elternportal online ist?

Das Elternportal ist im September gestartet, sodass die Eltern ihre Anmeldungen bereits deutlich früher als bisher vornehmen können. Verwaltungsintern werden wir nun auch das Modul zur Kindertagespflege einführen und die Schnittstelle zwischen den Modulen nutzen. Wir versprechen uns davon weitere Erleichterungen in der täglichen Arbeit.