NürnbergProjektarbeit 4.0

Mit dem Start der Corona-Schutzmaßnahmen im Jahr 2020 waren Bund, Länder und Kommunen sowohl organisatorisch als auch technisch stark gefordert. Insbesondere wurde ersichtlich, welchen Nachholbedarf die Verwaltung hierzulande im Bereich der Digitalisierung hat. Nürnberg stellte da keine Ausnahme dar, wie Oliver Krämer, Projekt-Manager im Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation (DiP) der fränkischen Großstadt berichtet: „Vor Corona haben wir fast alle vor Ort im Büro gearbeitet. Telearbeitsplätze gab es damals nur sehr eingeschränkt. Dann kam die Krise und vom einen auf den anderen Tag musste sich vieles ändern.“
Nürnberg nahm den Corona-Schock zum Anlass, passende Lösungen für die digitale Zusammenarbeit zu finden. Gefragt waren vor allem Tools, welche die Kooperation in virtuellen Teams und die Projektarbeit unterstützen. Im Vergabeverfahren fiel die Wahl dann auf Stackfield, die All-in-one-Kollaborationsplattform des gleichnamigen Münchner Software-Unternehmens. Zusätzlich zum großen Pool an Funktionen konnte sie auch mit ihrer Benutzeroberfläche überzeugen. „Wir haben intern nicht die Ressourcen, um tausende Leute zu schulen. Das heißt: Das Tool musste intuitiv und leicht erlernbar sein“, begründet Krämer die Entscheidung. „Zudem muss es die Datenschutzanforderungen erfüllen.“

Teamübergreifende Kommunikation

Krämers Strategie zur Einführung des Tools: Ein Team aus so genannten Leitnutzern stellte das Produkt mit einer Kurzeinweisung in der Dienststelle vor. Jeder Mitarbeitende hatte anschließend die Möglichkeit, sich in seinem Tempo auf die Plattform einzulassen. Amtsübergreifende Projekte haben schrittweise weitere Dienststellen eingebunden und so verbreitete sich Stackfield sukzessive in der Stadtverwaltung. „Wir haben den Leuten zunächst freie Hand gelassen. Schaut es euch einfach mal an, war das Motto“, berichtet Krämer. Ein Fazit folgte schnell: Stackfield macht es den Nutzern leicht, einzusteigen, und der Projekt-Manager bekam positives Feedback.
Heute ist das Tool fester Bestandteil der Zusammenarbeit in Nürnberg. Entscheidend für diesen Erfolg war nicht nur die intuitive Bedienbarkeit der Lösung. Letztere erleichtert auch die teamübergreifende Kommunikation. In der Vergangenheit standen dafür nur klassische Kanäle wie E-Mail, Telefon und Präsenztermine zur Verfügung. Entsprechend aufwendig gestaltete sich die Zusammenarbeit. Stackfield bietet den Teams nun verschiedene Kommunikationskanäle mit mehr Flexibilität. Teamchats werden beispielsweise genutzt, um schnell Informationen mit anderen Mitgliedern auszutauschen. Mit threadbasierten Diskussionen kann Gesprächsbedarf auf einzelne Themen konzentriert und übersichtlich gestaltet werden. Kommentarfunktionen fördern wiederum den projekt- und aufgabenbezogenen Austausch. Auch Audio- und Videokonferenzen können abgehalten werden.

Hilfreiche Management-Funktionen

Für eine effizientere Projektarbeit erhoffte sich Nürnberg des Weiteren digitale Lösungen zur Einbindung externer Partner. Denn Vor-Ort-Termine und ein aufwendiger Dateiaustausch machten Projekte mit Externen oft zeit- und kostenintensiv. Das Rechte-Management von Stackfield schafft jetzt ideale Voraussetzungen, um auch über die Nürnberger Stadtgrenzen hinaus ressourcenschonend zu arbeiten. Externe Personen werden dazu über so genannte Gastrollen eingebunden. Sie haben dann Zugriff auf projektrelevante Unterlagen, nicht aber auf die gesamte Organisation. Gerade hinsichtlich des Datenschutzes ist das von großer Bedeutung.
Stackfield sorgt außerdem mit verschiedenen Management-Funktionen für mehr Klarheit in komplexen Projekten. Früher liefen solche Vorhaben Gefahr, unübersichtlich zu werden. Nun stehen den Nürnbergern gleich mehrere Lösungen zur Verfügung, um Projekte zu visualisieren und zu organisieren. Während über Kanban-Boards Aufgaben gemanagt werden, helfen digitale Zeitpläne dabei, die Projekte zu strukturieren. Über Portfolios lassen sich Projektfortschritte überwachen. Und Reportings ermöglichen es, Berichte zu erstellen oder Projekte auszuwerten. „Jetzt hat man alles auf einen Blick, ohne Dritte behelligen zu müssen“, lobt Krämer die Lösungen. „Wenn man das richtig umsetzt, hat man als Organisation enorme Effizienzgewinne.“

Single Point of Truth statt Verzögerungen

Eine echte Herausforderung stellten in der Vergangenheit Krankheitsfälle oder Urlaube in der Projektarbeit dar. Zu viele Informationen waren auf verschiedene Ablageorte verteilt und für Vertretungen oder Dritte nicht einsehbar. Mit Stackfield hat sich das geändert. Vertretungen können nun mit wenigen Klicks den Status einer Aufgabe einsehen. Auch haben sie über einen Link Zugriff auf alle relevanten Materialien, die bei der Stadt im zentralen Dokumenten-Management-System (DMS) abgelegt sind. „Vor dieser Digitalisierungswelle war das echt schwierig. Der Arbeitsbereich einzelner Kollegen war für andere fast wie eine Blackbox. Das hat natürlich sehr viel Zeit gekostet“, fasst Krämer zusammen.
Ein weiteres entscheidendes Argument für Stackfield in Nürnberg ist der Datenschutz. Da der Software-Anbieter aus Deutschland kommt, verpflichtet er sich entsprechend der Datensicherheit. Die Kollaborationsplattform erfüllt sogar Anforderungen, die weit über die gesetzlich geforderten Sicherheitsstandards hinausgehen und belegt dies durch die ISO-Zertifizierungen 27001, 27017 und 27018.

Blick in die Zukunft

Im Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation ist man stolz auf die eigenen Erfolge und arbeitet daran, auch für die Zukunft gut aufgestellt zu sein. „Man muss einfach dranbleiben, dann spielt sich das von selbst alles ein“, sagt Krämer. „Ich bin sehr zufrieden damit, wie es jetzt läuft.“ Und vielleicht können die Erfahrungen aus Nürnberg als Vorbild für andere Kommunen in Deutschland dienen.