WolfsburgSAP für Finanz- und Personalprozesse

Die Stadt Wolfsburg plant die Einführung eines neuen Finanzsystems auf Basis von SAP S/4HANA in der Private Cloud mit einem speziell für Kommunen entwickelten Standard-Template sowie die Einführung des Personalmanagement- und Abrechnungssystems SAP SuccessFactors in der Public Cloud. Beide Lösungen werden vom Softwareunternehmen SAP bereitgestellt. Mit dem neuen ERP-System (Enterprise Resource Planning) will die Stadt nach eigenen Angaben eine moderne, integrierte Softwarelösung zur zentralen Steuerung von Finanz- und Personalprozessen schaffen und das bisherige, seit dem Jahr 2001 genutzte System durch eine zukunftsfähige Lösung ersetzen.
„Mit dem neuen ERP-System modernisieren wir die digitale Grundlage unserer Verwaltung“, erklärte dazu Wolfsburgs Oberbürgermeister Dennis Weilmann. „Wir investieren damit gezielt in effizientere Prozesse, eine leistungsfähige und sichere IT-Infrastruktur sowie bessere Arbeitsbedingungen für unsere Mitarbeitenden. Gleichzeitig schaffen wir die Voraussetzungen, um Verwaltungsleistungen auch künftig zuverlässig und wirtschaftlich zu erbringen.“
Jens Hofschröer, Dezernent für Digitales und Wirtschaft, führt aus: „Mit der Einführung von SAP S/4HANA und SuccessFactors schaffen wir die technologische Basis für eine medienbruchfreie, datengetriebene Steuerung zentraler Verwaltungsprozesse und stärken zugleich Transparenz sowie strategische Steuerungsfähigkeit im Konzern Stadt. Damit lösen wir nicht nur ein Altsystem ab, sondern etablieren eine skalierbare, cloudbasierte Architektur, die künftige fachliche, regulatorische und technologische Anforderungen nachhaltig abbildet.“

Zukunftsfähigkeit im Fokus

Wie die Stadt Wolfsburg weiter berichtet, wurden vor der Wahl des ERP-Systems in einem umfassenden verwaltungsinternen Vorprojekt zunächst bestehende Aufgaben und Prozesse analysiert, Anforderungen definiert und verschiedene Anbieter anhand eines strukturierten Kriterienkatalogs bewertet. Neben der rechtssicheren Abwicklung und Erfüllung der Ist-Prozesse sei insbesondere die Zukunftsfähigkeit des Systems eine wesentliche Anforderung gewesen. Um Effizienzpotenziale nachhaltig zu erschließen und die digitale Transformation der Verwaltung strategisch voranzutreiben, habe die Stadt ihren Blick dabei unter anderem auf eine durchgängige Prozessautomatisierung, den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz sowie eine nahtlose Integration in die bestehende und zukünftige IT-Landschaft gerichtet. Zudem seien im Auswahlprozess umfassende Live-Demonstrationen durchgeführt worden, in denen zentrale Prozesse, Automatisierungsszenarien und Integrationsmöglichkeiten realitätsnah präsentiert und bewertet wurden.
Für die Einführung des neuen Systems werden laut der Stadtverwaltung einmalige Projektkosten von rund vier Millionen Euro veranschlagt, verteilt über mehrere Jahre. Nach vollständiger Einführung werden die jährlichen Betriebskosten voraussichtlich bei rund 1,7 Millionen Euro liegen. Ein Teil davon werde durch den Wegfall bisheriger Betriebs- und Wartungskosten sowie durch Effizienzgewinne kompensiert.
Die Umsetzung erfolgt schrittweise über mehrere Jahre. Zunächst sollen zentrale Funktionen im Finanzwesen sowie wesentliche Module des Personalmanagements eingeführt werden. Parallel wird ein Projektteam aufgebaut, das die Einführung koordiniert und die Einhaltung von Zeit-, Qualitäts- und Budgetzielen sicherstellt.
Die entsprechende Vorlage zur Einführung des ERP-Systems wird nun in den politischen Gremien beraten. Der Ratsbeschluss zur Bereitstellung der Mittel und zum weiteren Vorgehen ist für den 18. März vorgesehen.