Kreis CloppenburgNeue Wege für alte Systeme

Öffentliche Verwaltungen stehen in Deutschland unter wachsendem Druck: Bürokratische Prozesse sollen vereinfacht, Hürden abgebaut und Verwaltungsleistungen digitaler gestaltet werden – während Behörden gleichzeitig ebenso mit dem Fachkräftemangel kämpfen wie die Privatwirtschaft. Vor diesem Hintergrund gewinnt generative KI auch im öffentlichen Sektor an Bedeutung.

Dass das keine leichte Aufgabe ist, wissen Benedikt Rode, Digitalisierungsbeauftragter des niedersächsischen Landkreises Cloppenburg und Wirtschaftsförderer Paul Bauer, aus eigener Erfahrung: „Wir können in der deutschen Verwaltung nicht einfach so weitermachen wie bisher, sondern müssen uns verändern und an den Zeitgeist anpassen,“ so Rode. Beim Landkreis Cloppenburg, bestehend aus 14 Ämtern, über 1.000 Mitarbeitenden und Aufgabenfeldern von Infrastruktur bis Wirtschaftsförderung, liegt großes Potenzial darin, generative KI aktiv für Prozessoptimierungen zu nutzen.

Klein starten, groß denken

Mit innoGPT, der KI-Plattform des Anbieters Inno KI aus Vechta, hat der Landkreis dafür eine datenschutzkonforme Lösung gefunden – und setzt sie heute im laufenden Betrieb ein. Die garantierte DSGVO-Konformität – das heißt, die Systeme und Server dürfen nur in Europa, beziehungsweise in Deutschland betrieben werden –, war für die Kreisverwaltung bei der Entscheidung für ein KI-System eine klare Voraussetzung. Der Kontakt zu Inno KI entstand initial über das regionale Netzwerk „Wachstumsregion Hansalinie“ , das die Landkreise Cloppenburg, Diepholz, Oldenburg, Osnabrück und Vechta zusammenbringt und unter anderem Formate zum Thema KI anbietet.

Der Start erfolgte mit einer Pilotphase von rund einem Monat mit einer Testgruppe. Anfang Oktober 2025 folgte der Roll-out. Dabei verfolgt der Kreis Cloppenburg einen bedarfsorientierten Ansatz: Ämter werden gefragt, ob konkrete Einsatzzwecke für die KI vorhanden sind – erst dann werden Zugänge freigeschaltet. Der Roll-out läuft damit bis heute als lebendiger Prozess, der noch nicht abgeschlossen ist. Das zeigt sich in den Nutzerzahlen, die Monat für Monat steigen. Dem laufenden Prozess stehen zwei Digitalisierungsbeauftragte gegenüber, welche als Ansprechpartner alle Mitarbeitenden begleiten.

KI im Alltagseinsatz

Die Nutzung konzentriert sich bislang noch auf Bereiche außerhalb der klassischen Sachbearbeitung. Das Tiefbau- und Hochbauamt setzen innoGPT intensiv im Projektmanagement ein. Im Umweltamt wird die Bilderkennungsfunktion genutzt, wenn es um Fälle von illegal entsorgtem Müll geht. Zu den eingesetzten Assistenten zählen etwa ein Rechercheassistent, der das manuelle Durchsuchen zahlreicher Websites ersetzt, ein Steckbriefassistent, der die wichtigsten Kerndaten zu Unternehmen liefert, sowie ein Immobilien- und Flächenassistent. Darüber hinaus kommen für wiederkehrende Aufgaben wie das Überarbeiten von E-Mails oder das Einarbeiten in neue Themen vorkonfigurierte Systemprompts zum Einsatz, die die Ergebnisqualität gezielt verbessern.

Ergebnisse und Erfahrungen

Benedikt Rode beschreibt den Mehrwert von innoGPT vor allem darin, in derselben Zeit deutlich mehr leisten zu können. Aufgaben, für die man früher viel Zeit benötigte, ließen sich nun in einem Bruchteil davon erledigen. Für dem Digitalisierungsbeauftragten des Kreises Cloppenburg bedeutet das nichts weniger als einen grundlegenden Wandel in der täglichen Arbeit. Auch Wirtschaftsförderer Paul Bauer beschreibt innoGPT als echten Impulsgeber: „Es hilft, Schreibblockaden zu überwinden und sich schnell in neue, komplexe Themen einzuarbeiten. Was uns besonders überzeugt, ist die übersichtliche, angenehme Benutzeroberfläche, die Projektfunktion – und die Tatsache, dass das Produkt kontinuierlich weiterentwickelt wird“.

Eine Auftaktveranstaltung mit 120 Teilnehmenden – die Plätze waren ausgebucht – hatte beim Landkreis Cloppenburg geholfen, erste Hürden in der Anwendung von innoGPT zu nehmen. Als Ratschläge für andere Behörden nennen Bauer und Rode drei Punkte. Als erstes empfehlen sie, sogenannte Low Hanging Fruits zu identifizieren, also Anwendungsfälle mit klarem Nutzen und überschaubarer Datensensibilität. Zweitens gelte: testen, testen, testen. Den Einstieg niedrigschwellig halten und nicht auf ein perfektes Gesamtkonzept warten: Wer die ideale Lösung für die nächsten 20 Jahre sucht, nutzt das Produkt am Ende gar nicht. Und drittens eine Sensibilisierung für das Thema: Entscheidend für eine erfolgreiche Einführung sei es, die Mitarbeitenden aktiv mitzunehmen, betont Bauer. Viele begegneten dem Thema mit Zurückhaltung oder Unsicherheit – weil sie bisher weder mit den Funktionen noch dem konkreten Nutzen von KI-Tools Berührungspunkte hatten, während andere Mitarbeitenden der Kreisverwaltung mit Experimentierfreude und Erfahrungen aus dem Privatleben schnell begannen, KI im Arbeitsalltag zu testen.

Die Reise hat gerade erst begonnen

Der Roll-out läuft derweil weiter, die Nutzerzahlen steigen, weitere Ämter kommen hinzu. Für Bauer und Rode steht fest: Mit innoGPT wollen sie auch in den kommenden Monaten und Jahren weiterarbeiten. Die Entscheidung dafür fiel auch deshalb leicht, weil das Produkt kein statisches System ist – stetig kommen neue Funktionen und Integrationen hinzu.

Da ist es nur günstig, dass Inno KI einen Schwerpunkt auf die Beratung zur Anwendung von innoGPT setzt. Dazu gehört unter anderem auch ein monatliches Webinar über Zoom, in dem neueste Funktionen und Änderungen vorgestellt und Fragen beantwortet werden. „Uns ist es unglaublich wichtig, dass sich die Leute in der Nutzung von innoGPT nicht allein gelassen fühlen. Wir kennen die Herausforderungen und möchten als verlässlicher Partner langfristig an der Seite derer sein, die sich für uns entschieden haben“, betont Maurice Brumund, CEO von Inno KI.

Ob Land oder Bund künftig eigene Vorgaben zur KI-Nutzung in Behörden entwickeln werden, ist offen. Sollte es dazu kommen, hätte der Landkreis Cloppenburg darauf keinen Einfluss – Regelungen dieser Art werden an anderer Stelle getroffen. Bis dahin gilt: Die rechtskonforme Grundlage steht, die Infrastruktur ist aufgebaut, und die Erfahrungen aus dem laufenden Roll-out fließen kontinuierlich in die weitere Entwicklung ein.