Baden-WürttembergGemeinsam schneller digitalisieren

Die Digitalisierung der Verwaltung hat politisch deutlich an Bedeutung gewonnen. „Früher waren IT und IT-Abteilungen eher ein Annex der Verwaltung“, sagte Roland Bernhard, Landrat des Landkreises Böblingen und Verwaltungsratsvorsitzender von Komm.ONE, im Webinar „Kommune21 im Gespräch“. Das habe sich grundlegend geändert. Fachkräftemangel, knappe öffentliche Kassen und die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft machten das Thema zu einer zentralen Aufgabe von Bund, Ländern und Kommunen.

William Schmitt, Vorstandsvorsitzender von Komm.ONE, sieht einen weiteren Treiber in der geopolitischen Entwicklung. Verwaltungen müssten ihre Sicherheit, Souveränität und Resilienz erhöhen. Dabei gehe es letztlich auch um die Funktionsfähigkeit der Demokratie. Die damit verbundenen Aufgaben könnten Land und Kommunen nur gemeinsam bewältigen.

Dass die kommunale Perspektive inzwischen stärker berücksichtigt wird, zeigt sich nach Einschätzung der beiden Gesprächspartner auch am neuen Koalitionsvertrag in Baden-Württemberg. Komm.ONE habe sich mit einem Positionspapier in die Diskussion eingebracht und sei in die Beratungen einbezogen worden, berichtete Bernhard. Nicht alle Vorschläge seien übernommen worden, einige Themen fänden sich jedoch in der Vereinbarung wieder. Für Bernhard ist dies ein Zeichen für ein verändertes Verhältnis zwischen Land und Kommunen: „Die frühere Trennung nach dem Motto ‚hier kommunale Verwaltung, dort Landesverwaltung‘ funktioniert nicht mehr.“

Bis ins Fachverfahren

Eine zentrale Aufgabe sieht Schmitt darin, digitale Verwaltungsleistungen konsequent Ende-zu-Ende umzusetzen. Bürgerinnen und Bürger sollten einen Vorgang vollständig digital erledigen können. Ein Online-Antrag müsse deshalb über Schnittstellen direkt im jeweiligen Fachverfahren der Verwaltung ankommen. Die Kommune dürfe nicht selbst dafür sorgen müssen, Daten von einem System in ein anderes zu übertragen.

Eng damit verbunden ist die Registermodernisierung. Register müssten technisch ertüchtigt und Datenbestände bereinigt werden. Nur dann könne beispielsweise die Identität einer Person bei einem digitalen Antrag automatisiert geprüft werden. Das Ziel sei das Once-Only-Prinzip: Bürgerinnen und Bürger geben ihre Daten einmal an, anschließend können die zuständigen Behörden darauf zugreifen.

Bernhard geht die Registermodernisierung allerdings nicht schnell genug. Zeiträume bis weit in die 2030er-Jahre seien für Kommunen nicht akzeptabel. Deutschland konzentriere sich zu häufig darauf, Fehler zu vermeiden, statt neue Wege zu gehen. „Wir brauchen Innovation, wir brauchen Geschwindigkeit“, forderte der Landrat. Der Föderalismus erschwere schnelle Fortschritte zusätzlich, wenn Bund, Länder und Kommunen ihre Aufgaben jeweils getrennt betrachteten.

Auch beim Onlinezugangsgesetz (OZG) sieht Schmitt die föderale Heterogenität als ein wesentliches Hindernis. Zu Beginn hätten gemeinsame Schnittstellen- und Architekturvorgaben gefehlt. Die Länder entwickelten deshalb Lösungen auf Basis ihrer jeweiligen technischen Strukturen. Beim anschließenden Roll-out müssten diese nun aufwendig angepasst werden. Der Deutschland-Stack sei eine erste Antwort auf dieses Problem. Nötig seien gemeinsame Standards und technische Architekturen.

Bei der weiteren Umsetzung sollten Bund, Länder und Kommunen nach Ansicht Schmitts stärker priorisieren. Aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger seien vor allem häufig genutzte Leistungen relevant, etwa in den Bereichen Familie, Soziales, Verkehr und Mobilität. Gleichzeitig müsse geprüft werden, wo Standardisierung und Automatisierung die Verwaltung besonders stark entlasten können.

Klare Zuständigkeiten

Bernhard fordert zudem mehr Zentralität bei der Verwaltungsdigitalisierung. Auf kommunaler Seite sollte Komm.ONE stärker als zentraler Ansprechpartner fungieren. Es sei nicht sinnvoll, wenn einzelne Kommunen jeweils eigene Verfahren entwickelten. Auch auf Landesebene müssten Zuständigkeiten gebündelt werden.

Das betrifft nach Ansicht Bernhards insbesondere das Verhältnis von Komm.ONE zum Landes-IT-Dienstleister BITBW. Doppelstrukturen könne sich Baden-Württemberg angesichts knapper finanzieller und personeller Ressourcen langfristig nicht leisten. Als Fernziel brachte Bernhard deshalb sogar eine Zusammenführung beider Organisationen ins Gespräch.

Eine Fusion könne allerdings nicht kurzfristig erfolgen. Zunächst müsse Vertrauen entstehen. Ein erster Schritt sei das gemeinsame Rechenzentrum von Land und Komm.ONE. Weitere Kooperationsmöglichkeiten sieht Bernhard bei Vergaben, Dienstleistungen und im Lizenzmanagement. Nach mehreren erfolgreich gemeinsam bearbeiteten Feldern könne anschließend über weitergehende organisatorische Schritte gesprochen werden.

Auch Komm.ONE selbst verändert seine Rolle. Der kommunale IT-Dienstleister versteht sich zunehmend als Servicebroker und Integrator. Nach Angaben Schmitts verfügt Komm.ONE derzeit über rund 80 Produkte für die Verwaltungsdigitalisierung. Das reiche nicht aus, um sämtliche Anforderungen der Kommunen abzudecken.

Künftig will das Unternehmen deshalb verstärkt Lösungen von Partnern einbinden, statt alles selbst zu entwickeln. Für die Kommunen soll Komm.ONE dennoch zentraler Ansprechpartner bleiben und die Integration der unterschiedlichen Anwendungen übernehmen. Dazu gehört insbesondere, dass Daten über Schnittstellen zwischen den Verfahren ausgetauscht werden und bei Störungen klar geregelt ist, wer sich um die Behebung kümmert.

Auch die Zusammenarbeit zwischen kommunalen IT-Dienstleistern soll wachsen. Viele stünden vor denselben Aufgaben, etwa bestehende Anwendungen cloudfähig zu machen oder für neue Betriebsmodelle vorzubereiten. Parallel ähnliche Lösungen zu entwickeln, sei angesichts der Kosten und des Fachkräftemangels kaum noch sinnvoll. Ressourcen müssten deshalb stärker gebündelt werden.

Langfristig finanzieren

Mehr Zusammenarbeit soll auch helfen, die Digitalisierung trotz angespannter kommunaler Haushalte voranzutreiben. Bernhard hält Investitionen gerade in dieser Situation für notwendig. Fachkräftemangel und finanzielle Probleme seien Gründe, schneller und nicht langsamer zu digitalisieren. Das gelte besonders für kleine und mittlere Gemeinden, die viele Aufgaben nicht mit eigenen Ressourcen bewältigen könnten.

Voraussetzung ist nach Ansicht Bernhards eine verlässlichere Finanzierung. Statt kurzfristiger Förderprojekte brauche die Verwaltungsdigitalisierung Budgets über drei bis fünf Jahre. Das Denken in einzelnen Haushaltsjahren passe nicht zu langfristigen IT-Projekten. Projektverantwortliche benötigten zudem mehr Freiräume, um innovative Lösungen entwickeln zu können.

Schmitt sieht ebenfalls Einsparpotenziale durch Digitalisierung, wenn Kommunen gemeinsam vorgehen und Skaleneffekte nutzen. Bei Investitionsentscheidungen müsse außerdem berücksichtigt werden, welche Kosten entstehen, wenn nicht gehandelt werde. Besonders deutlich werde dies bei der Cyber-Sicherheit. Die Kosten vorbeugender Sicherheitsmaßnahmen seien erheblich geringer als die möglichen Folgen eines erfolgreichen Cyber-Angriffs.

Komm.ONE spricht sich deshalb für einen Cyber-Sicherheitspakt zwischen Land und Kommunen aus. Ziel müsse eine engere Zusammenarbeit bei der Absicherung der Verwaltungen sein. Dabei gehe es nicht nur um Cyber-Angriffe, sondern insgesamt um die Resilienz der IT-Infrastruktur.

Souveränität als langfristiges Ziel

Mit der veränderten geopolitischen Lage rückt zugleich die digitale Souveränität stärker in den Mittelpunkt. Für Bernhard betrifft das Kommunen jeder Größe. Auch kleine Gemeinden seien von Cyber-Angriffen und technologischen Abhängigkeiten betroffen. Nötig seien deshalb gemeinsame Sicherheitsstandards.

Schmitt verweist vor allem auf die Abhängigkeit von großen US-amerikanischen Technologieanbietern. Würde ein zentraler Anbieter seine Dienste nicht mehr bereitstellen, hätte dies erhebliche Auswirkungen auf die öffentliche Verwaltung. Eine Alternative sieht er in einer föderalen Infrastruktur öffentlicher Rechenzentren. Das gemeinsam mit dem Land geplante Rechenzentrum von Komm.ONE soll Teil eines solchen Verbunds werden. Verbindungen mit Rechenzentren anderer öffentlicher IT-Dienstleister könnten die Ausfallsicherheit erhöhen.

Gleichzeitig setzt Komm.ONE nach Angaben Schmitts bereits auf deutsche Cloud-Anbieter. Öffentliche IT-Dienstleister müssten entsprechende Angebote auch nutzen, damit für deutsche und europäische Anbieter ein Markt entstehe und sich Investitionen in die notwendige Infrastruktur lohnten.

Bernhard warnt allerdings vor der Erwartung, digitale Souveränität kurzfristig erreichen zu können. Die Abhängigkeit von amerikanischen Unternehmen sei derzeit zu groß. Er versteht Souveränität deshalb als langfristiges Ziel, dem sich die Verwaltung schrittweise nähern müsse. Eine vollständige Abschottung von US-Anbietern hält er nicht für sinnvoll.

Digital First als Leitbild

Für die kommenden Jahre wünschen sich Bernhard und Schmitt messbare Fortschritte. Bernhard schlägt vor, für zentrale Verwaltungsleistungen konkrete Digitalisierungsquoten zu erheben. Dabei dürfe nicht allein gemessen werden, ob ein Antrag online gestellt werden kann. Entscheidend sei, ob der gesamte Prozess einschließlich der Bearbeitung innerhalb der Verwaltung digital abläuft.

Schmitt würde den Erfolg aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger daran messen, ob Daten nur noch einmal angegeben werden müssen und antragsarme oder teilweise antragsfreie Verfahren entstehen. Für die Verwaltungen müsse Digitalisierung dazu beitragen, trotz Fachkräftemangels leistungsfähig zu bleiben.

Dafür sieht Bernhard auch den Gesetzgeber in der Pflicht. Für Bürgerinnen und Bürger könne „Digital First“ zum Leitbild werden, wobei analoge Angebote für diejenigen erhalten bleiben sollten, die sie benötigen. Bei Unternehmen sei perspektivisch auch „Digital Only“ denkbar. Dauerhaft analoge und digitale Strukturen parallel zu betreiben, sei nicht sinnvoll.

Damit Baden-Württemberg schneller vorankommt, brauche es nach Ansicht der beiden Gesprächspartner vor allem gemeinsame Plattformen, einheitliche Standards und Schnittstellen, eine abgestimmte Cloud-Strategie sowie klare Zuständigkeiten zwischen Land und kommunaler Ebene. Hinzu komme eine langfristig gesicherte Finanzierung. Die Strategien des Landes und von Komm.ONE müssten dabei eng miteinander verzahnt werden. Schmitt fasste die notwendige Richtung zusammen: Die Beteiligten müssten „die Dinge gemeinsam tun und nicht mehrfach“.