StudieAutomatisierungspotenzial in Behörden nicht ausgeschöpft

In deutschen Behörden klafft eine deutliche Automatisierungslücke. Nach Selbsteinschätzung der Befragten könnten im Durchschnitt 49 Prozent der Verwaltungsaufgaben automatisiert werden. Tatsächlich sind es bislang erst 23 Prozent. Das zeigt die aktuelle Untersuchung „Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung 2026“, die das Tech-Medien- und Marketingunternehmen Foundry in Partnerschaft mit den IT-Unternehmen UiPath und Materna durchgeführt hat. Dafür befragt wurden 316 Verantwortliche und Fachleute aus öffentlichen Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen.

Ein Drittel der Verwaltungsleistungen bleibt offline

Demnach reicht der Rückstand über die Automatisierung hinaus. Im Durchschnitt sind 28 Prozent der Verwaltungsleistungen vollständig digitalisiert, 34 Prozent existieren noch komplett offline. Den höchsten Reifegrad 4 – die vollständig digitale Leistungserbringung einschließlich des Once-Only-Prinzips – erreichen erst 14 Prozent der Behörden. Die größte Bremse liegt aus Sicht der Befragten bei den Grundlagen: 48 Prozent nennen fehlende einheitliche Daten- und Schnittstellenstandards. 40 Prozent verweisen auf die föderale Zersplitterung und die fehlende zentrale Steuerung. Fehlende Plattformen sowie veraltete, schwer integrierbare IT-Systeme gehören für 36 Prozent zu den wesentlichen Hindernissen.

Der KI-Einsatz wächst schneller als das Know-how

29 Prozent der Befragten setzen KI-Werkzeuge bereits ein, weitere 17 Prozent planen die Einführung innerhalb der kommenden zwei Jahre. Unter den 217 Befragten aus Behörden, die KI einsetzen oder ihren Einsatz planen und hierzu eine Einschätzung abgaben, bewerten rund acht von zehn KI-Agenten positiv. Von den 221 Befragten dieser Gruppe sehen jeweils 69 Prozent Einsatzmöglichkeiten bei der internen Verwaltungsunterstützung sowie bei der Antrags- und Fallvorbereitung.

Doch für den kontrollierten Betrieb fehlt vielerorts das nötige Know-how. Nur 31 Prozent der Befragten sehen in ihrer Behörde ausreichende Daten- und KI-Kompetenzen. 48 Prozent der KI-nutzenden oder -planenden Behörden nennen Datenschutzrisiken als wichtigstes Hemmnis. Es folgen Fehleranfälligkeit und Halluzinationen mit 35 Prozent sowie Haftungsrisiken mit 32 Prozent.

Vom Bot zum Ende-zu-Ende-Prozess

Aus den Studienergebnissen leitet UiPath ab, dass der produktive Einsatz von KI mehr erfordert als einzelne Werkzeuge. Nötig seien Kompetenzen, klare Leitplanken und eine technische Grundlage, die Menschen, Systeme, Automatisierung und KI über durchgängige Prozesse hinweg verbindet. Als solchen Ansatz nennt das Unternehmen Business Orchestration and Automation Technologies (BOAT). Dafür bündelt UiPath Orchestrierung, Automatisierung, KI und Governance auf einer Plattform. „BOAT verschiebt den Blick vom einzelnen Bot zum gesteuerten Ende-zu-Ende-Prozess. Ein Antrag, eine Genehmigung oder ein Förderfall läuft selten in nur einem System. Es gibt Fachverfahren, Dokumente, E-Mails, Prüfregeln und Sachbearbeitung. Business Orchestration, Automation und KI verbinden diese Elemente zu einem nachvollziehbaren Ablauf – mit klaren Rollen, Eskalationen und Protokollen“, erklärt Dirk Möller, Regional Vice President Public Sector bei UiPath. Fachkräfte sollen dabei Ausnahmen und Ermessensfragen verantworten.