SiegburgPapierlos glücklich

Von 2021 bis 2025 wurde das Rathaus der Kreisstadt Siegburg kernsaniert. Die Verwaltung nutzte die Auslagerung in Interimsstandorte, um die bereits begonnene Verwaltungsdigitalisierung mithilfe von E-Akten, digitaler Post, neuen Workflows und modernen Arbeitsformen weiter voranzutreiben. Bis zur Rückkehr ins erneuerte Rathaus wurden mehr als 32,5 Millionen Papier- und Planseiten digitalisiert.
Während der Bauarbeiten im Rathaus wurden die Mitarbeitenden für mehrere Jahre auf verschiedene Standorte verteilt. Dadurch wuchs die Notwendigkeit und der Anspruch an mobiles Arbeiten. Zugleich stellte sich die Frage, wie eine Verwaltung arbeitsfähig bleibt, wenn Akten nicht mehr am eigenen Schreibtisch stehen. Die Antwort lautete: Die Unterlagen müssen digital verfügbar sein. Der Umbau wurde damit zu einem Organisationsprojekt. Denn eine papierarme Verwaltung entsteht nicht allein durch Scanner. In Siegburg bündelt die Stabsstelle Digitalisierung Grundsatzfragen und Umsetzung rund um E-Government, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und digitale Services. Der Ansatz blieb bewusst pragmatisch: nicht die gesamte Verwaltung auf einmal umstellen, sondern dort beginnen, wo der Nutzen besonders sichtbar ist und die Bereitschaft in den Fachbereichen groß war.

Über 30 Millionen Blatt Papier gescannt

Eine Vorreiterrolle nahm die Steuerabteilung ein. Bereits 2013 startete dort die E-Akte, Anfang 2017 war das Projekt abgeschlossen. Seitdem gibt es in diesem Bereich keine Papier-Steuerakten mehr. Ab 2018 folgten unter anderem Bürgerservice, Ratsangelegenheiten, Standesamt, Jugendamt, Vergabestelle und Sonderbereiche. Ende 2025 waren alle Organisationseinheiten umgestellt; das Archivwesen bleibt naturgemäß eine dauerhafte Aufgabe mit Papierbeständen. Soweit keine gute fachverfahrenseigene Lösung besteht, nutzt die Stadt ­nscale der Firma Ceyoniq, die auch als E-Akten­lösung des Landes Nordrhein-Westfalen eingesetzt wird.
Bis Ende 2025 hatte die Stadtverwaltung im eigenen Scanbetrieb knapp 30.000 Aktenordner gescannt – rund 30 Millionen Blatt Papier. Auch die Bauakten wurden digitalisiert. Anfang 2021 wurden die Bestände an einen Dienstleister übergeben, im Juli 2024 waren die letzten Akten digital verfügbar. Insgesamt wurden 28.000 Bauakten mit knapp 2,8 Millionen Seiten gescannt, darunter mehr als 100.000 Pläne und Sonderformate.

Digitale Ablagen wurden konsolidiert

Digitalisierung bedeutet in Siegburg aber nicht nur, Papier zu scannen. Auch vorhandene digitale Ablagen mussten zusammengeführt werden. Die größten Datenmengen lagen mit 16 Millionen Dateien im Datei-Explorer. Hinzu kamen Bestände aus früheren DMS-Lösungen und aus SharePoint-Strukturen. Ziel ist, diese einzelnen Dateien in eine einheitlichere Akten- und Ablagestruktur zu überführen, damit Informationen nicht nur digital vorhanden, sondern auch auffindbar und nutzbar sind.
Ein weiterer Baustein ist die digitale Poststelle. Sie startete im Mai 2022 zunächst mit Pilotbereichen. Seitdem wird analog eingehende Post durch die Poststelle digitalisiert und über die E-Akte an die zuständigen Organisationseinheiten verteilt. Transportzeiten entfallen, Liegezeiten sinken und Vorgänge können orts- und zeitunabhängig bearbeitet werden. Damit wird die E-Akte nicht nur zum Archiv digitalisierter Bestände, sondern zum Arbeitsmittel für den laufenden Verwaltungsbetrieb.
Hinzu kommen digitale Workflows, mit denen ehemals analoge Umlaufmappen und Aufgabenarten wie „Bitte Rücksprache“, „Zur Kenntnis“, „Zur Stellungnahme“ oder „Abzeichnung“ digital abgebildet werden. Im Jugendamt wurden erste Prozesse standardisiert und digitalisiert; seit Sommer 2022 werden diese Erfahrungen Schritt für Schritt auf weitere Organisationseinheiten übertragen. So ersetzt nicht nur der Klick in die digitale Ablage den Griff zum Ordner.

Grundlegender Kulturwandel

Ganz ohne Papier geht es dennoch nicht. Wie viele Kommunen stößt auch Siegburg auf Medienbrüche, etwa durch Fachverfahren, Nachweispflichten oder übergeordnete Vorgaben. Technisch wäre an manchen Stellen mehr möglich, als rechtlich oder organisatorisch bereits eindeutig vorgesehen ist. Die Stadt versteht Digitalisierung deshalb nicht als einmaliges IT-Projekt, sondern als grundlegende Veränderung der Verwaltungskultur. Der Anspruch lautet nicht, Papierbestände einzuscannen und anschließend wie bisher weiterzuarbeiten. Vielmehr geht es darum, Abläufe neu zu organisieren, Medienbrüche zu vermeiden und Informationen besser zu nutzen.

Auch nach außen ist der Wandel sichtbar. Termine können online gebucht werden, viele Dienstleistungen lassen sich digital beantragen und elektronisch bezahlen. Zum digitalen Bürgerservice gehören außerdem virtuelle Sprechstunden, Termine in der JVA und beim Bürgeramt, Beteiligungsangebote sowie der Chat- und Voicebot Siggi. Digitalisierung soll nicht nur die Effizienz der Verwaltung steigern, sondern auch zu mehr Erreichbarkeit und Inklusion beitragen. Wer digital kommunizieren möchte, soll dafür verlässliche Wege finden. Wer persönliche Beratung benötigt, soll sie weiterhin bekommen.

Entlastung schafft Akzeptanz

Die Erfahrungen zeigen zugleich, dass Akzeptanz nicht durch Appelle entsteht, sondern durch Entlastung. Mitarbeitende lassen sich eher überzeugen, wenn digitale Prozesse Arbeit abnehmen, Suchzeiten verkürzen und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Wichtig waren deshalb eine enge Begleitung, praktische Unterstützung und frühe Erfolgserlebnisse. Aus anfänglicher Skepsis wurde dort Zustimmung, wo der Nutzen im Alltag sichtbar wurde. Im sanierten Rathaus in Siegburg unterstreichen offene Arbeitsbereiche, mobile Technik und fehlende Aktenschränke, dass New Work und E-Akte unmittelbar ineinandergreifen. Erst wenn Unterlagen ortsunabhängig verfügbar sind, werden flexible Arbeitsformen im kommunalen Alltag wirklich tragfähig.
Die Verwaltungsdigitalisierung ist mit dem Einzug in das sanierte Rathaus allerdings nicht abgeschlossen. Rechtliche Unsicherheiten und voneinander abweichende Standards bleiben Herausforderungen. Hinzu kommt, dass mithilfe digitalisierter Akten Prozesse weiter automatisiert, Wissen besser erschlossen und künftig auch KI-gestützte Assistenzsysteme sinnvoll eingesetzt werden können. Besonders beim Wissensmanagement kann dies für Kommunen wichtig werden. Mit ausscheidenden Beschäftigten droht in den kommenden Jahren viel Erfahrungswissen verloren zu gehen.

Siegburg zeigt, dass papierlose Verwaltung keine ferne Vision sein muss. Die Rathaussanierung gab den Anlass, doch der eigentliche Wandel fand in den Abläufen statt. Papier verschwindet nicht über Nacht, aber seine Rolle verändert sich grundlegend. Genau darin liegt die Botschaft des Siegburger Wegs: Das papierlose Rathaus ist kein Selbstzweck. Es ist die Voraussetzung dafür, dass kommunale Verwaltung künftig schneller, flexibler und bürgernäher arbeiten kann.