ZeiterfassungAbläufe vereinfacht

Seit 2017 erfasst der Baubetriebshof im baden-württembergischen Holzgerlingen seine Arbeitsgänge papierlos über die Lösung AIDA von Anbieter AIDA Orga. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen personalisierten Barcode-Scanner, über den er seine Arbeitszeit und seine Aufträge direkt bucht. Hierfür wurde ein Barcodebuch mit allen anfallenden Aufgaben angelegt. Am Ende eines Arbeitstags legen die Beschäftigten ihr Erfassungsgerät lediglich in die USB-Docking-Station. Die mobil erfassten Daten werden im AIDA-System automatisch verrechnet – unter Berücksichtigung von gesetzlichen Bestimmungen, tarifvertraglichen Vorgaben und bauhofinternen Regelungen. Jutta Appelrath von der Bauhofverwaltung erläutert: „Die Umstellungsphase von den Aufschrieben zur neuen, papierlosen Erfassung konnten wir dank der einfachen Anwendung von ursprünglich geplanten sechs Monaten problemlos auf drei Monate verkürzen.“
Vereinfacht hat sich auch die Übergabe der erfassten Daten an die Personalabteilung zur Zuschlagsberechnung. Mit wenigen Mausklicks ist die Auswertung aufrufbar. „Das System erlaubt uns, eine genaue Leistungserfassung durchzuführen. So sind wir nun in der Lage, detailliert darzustellen, wie sich die einzelnen Tätigkeiten, beispielsweise in der Grünpflege, aufteilen. Das dient der Planung ebenso wie der Kostenkontrolle und Auskunftsfähigkeit“, erklärt Baubetriebshofleiter Reiner Mikolaj.

Auswertungen auf Knopfdruck

Nachdem der Bauhof bereits seit 2007 mit AIDA seine Arbeitszeiten erfasst, folgte 2013 die Kernverwaltung im Rathaus. Derzeit nutzen circa 100 Mitarbeiter die Lösung für die Arbeitszeiterfassung. Die Buchungen werden dabei über einen berührungslosen Ausweis in Form eines Schlüsselanhängers an organisatorisch günstig montierten Terminals durchgeführt. Alle erfassten Zeiten werden vollautomatisch nach den in der Software hinterlegten Vorgaben berechnet.
Seit Anfang 2019 erfolgt auch die Urlaubs- und Fehlzeitenplanung der übrigen rund 230 Mitarbeiter durch die Personalabteilung komplett über AIDA. So sind schnelle Auswertungen für die Verwaltungsführung auf Knopfdruck unter Berücksichtigung aller Mitarbeiter möglich. Das Eintragen der Fehlgründe erfolgt per Drag and Drop über die grafische Kalenderübersicht oder durch vollautomatische Verarbeitung genehmigter Fehlgründe aus dem virtuellen Personalbüro.

Virtuelles Personalbüro vereinfacht Arbeitsabläufe

Das webbasierte virtuelle Personalbüro, über das weitgehend alle Auskünfte und Anträge abgewickelt werden, besteht aus den Modulen Selbst- und Abteilungsauskunft sowie Workflow. Dies schafft erhebliche Zeitersparnis und vereinfacht die Arbeitsabläufe für die Personalverwaltung und die Beschäftigten. Über den Webbrowser stehen den Mitarbeitern verschiedene Funktionen zur Verfügung. Durch entsprechende Einstellungen im AIDA-Programm wird festgelegt, was jeder Einzelne nutzen und sehen darf.
Über die Mitarbeiterauskunft können die Beschäftigten ohne zeitaufwendige Rückfragen, doppelte Eingaben oder Bearbeitungen ihre persönlichen Konten einsehen, beispielsweise zum Urlaubsstand, das Zeitkonto, den persönlichen Jahreskalender oder eine Übersicht, welcher Kollege im Haus ist. Den Vorgesetzten dient das virtuelle Personalbüro gleichzeitig als Auskunft über Buchungen und Konten ihrer Mitarbeiter sowie aller benötigten Auswertungen, die sonst auf herkömmlichem Wege von der Personalabteilung angefragt werden müssten, wie zum Beispiel Urlaubsstände, Überstundenentwicklung oder Zeitkontenstände von Abteilungen.
Auch die Beantragung von Urlaub oder Dienstreisen erfolgt durch die Mitarbeiter direkt im virtuellen Personalbüro; ebenso die Bearbeitung der Anträge durch die Vorgesetzten. Das AIDA-Zeitwirtschaftsprogramm übernimmt die genehmigten Anträge vollautomatisch. Antragsteller und Vorgesetzte werden per E-Mail benachrichtigt. Das bedeutet eine enorme Erleichterung, Transparenz und Einsparung gegenüber einer herkömmlichen Abwicklung.

Rathaus nutzt auch elektronische Zutrittslösung

Die Stadt Holzgerlingen nutzt aber nicht nur eine Zeiterfassungssoftware, sondern auch die elektronische Zutrittslösung SALTO, welche AIDA Orga anbietet. Stand zu Beginn lediglich die Absicherung der Server-Räume im Holzgerlinger Rathaus und in den Schulen an, folgte zeitnah die Umsetzung auf das gesamte Rathaus. Nach und nach kamen weitere Einrichtungen hinzu. Während am Schönbuch-Gymnasium und der Stadthalle Holzgerlingen die Zugangstüren auf das elektronische Schließsystem umgerüstet wurde, wurden bei der DRK-Rettungswache, dem Feuerwehrgerätehaus, der Geschäftsstelle der Diakonie- und Sozialstation sowie dem Musikhaus und dem Heimatmuseum auch alle Innentüren elektronisch ausgerüstet. Hierbei kommen Schließzylinder und Leser zum Einsatz. Damit sind mit geringem Verkabelungsaufwand und ohne mechanische Schlüssel hochflexible Lösungen möglich. Zur optischen Unterscheidung der Berechtigungen nutzt die Stadt Holzgerlingen zwei unterschiedliche Transponderfarben für die Anwendungen Zeiterfassung/Zutrittskontrolle und zur reinen Zutrittsberechtigung.
„Durch das virtuelle Netzwerk der Zutrittskomponenten von SALTO ist es uns möglich, auch nach Ausgabe der Transponder ohne großen Aufwand die Berechtigungen zu ändern oder diese komplett für den Zutritt zu sperren“, erklärt Holzgerlingens IT-Leiter Ralph Hanus. Eine Sperrung der Ausweise kann sofort nach Meldung erfolgen. Mittlerweile verwaltet die Stadt Holzgerlingen rund 230 Türen diverser Einrichtungen und hat 750 Transponder im Einsatz.