NürnbergBerufsschul-Anmeldung komplett digital

Mit Beginn des Ausbildungsjahres 2021/2022 sind viele Schüler in Nürnberg mit einer Berufsausbildung in einen neuen Lebensabschnitt gestartet. Bereits seit dem Frühjahr 2016 ist es möglich, sich an zehn der insgesamt 14 beruflichen Schulen der Stadt online anzumelden – dies können entweder die Schüler selbst oder die Ausbildungsbetriebe tun. Diese Möglichkeit bedeutet für die Jugendlichen und ihre Ausbildungsbetriebe nicht nur einen höheren Komfort gegenüber der Anmeldung mittels Papierformular, sondern ermöglicht der Stadt Nürnberg die digitale Abwicklung einer enormen Zahl an Vorgängen – in fünf Jahren waren es rund 25.000. Die Stadt Nürnberg, einer der Vorreiter im E-Government, gehört zu den ältesten Kunden des Software-Unternehmens cit und hat mit Unterstützung der Spezialisten für formularbasierte Prozesse bereits eine Vielzahl an digitalen Formularen umgesetzt. Als 2015 der Wunsch aufkam, ein Online-Anmeldeformular für Berufsschulen zu erstellen, wurde gemeinsam mit einer der Nürnberger Berufsschulen und cit der erste Prototyp entwickelt. Wichtig war den Auftraggebern insbesondere die Möglichkeit, die eingegebenen Daten in das dazugehörige Fachverfahren – damals das Schülerverwaltungsprogramm WinSV – zu importieren. Ein Jahr später begann der Roll-out an weiteren neun Berufsschulen in Nürnberg.

Vorteile für alle Beteiligten

Das assistentengestützte Online-Formular hat gegenüber dem bis dahin ausschließlich zur Verfügung stehenden Papierformular verschiedene Vorteile: Die Anmeldung ist jederzeit, unabhängig von Öffnungszeiten, möglich. Der Formularassistent führt die ausfüllende Person durch den gesamten Vorgang und zeigt beispielsweise nur die Felder an, die jeweils relevant sind. Hilfetexte erleichtern das Ausfüllen. Betriebe mit mehreren Auszubildenden können diese in einem Vorgang anmelden. Durch Auswahllisten sind die Daten der ausbildenden Betriebe bereits valide. Die gewünschte Anbindung an das Schulverwaltungsprogramm über eine Schnittstelle macht es zudem möglich, dass die Daten dort medienbruchfrei digital weiterverarbeitet werden können – mühsames und fehleranfälliges Abtippen der Informationen sowie die aufwendige Nachverfolgung bei fehlenden oder fehlerhaften Angaben entfallen, da die Daten im digitalen Antrag auf Plausibilität geprüft und vollständig sind. Mit den unterschiedlichen Berufsschulen wurde ein Stammdatensatz vereinbart, der bei allen Schulen identisch ist. Zusätzlich gibt es jeweils schulspezifische Fragen, etwa zu den Ausbildungsberufen oder Schultagen. Sämtliche Daten werden in das Fachverfahren importiert. Zum Abschluss der Anmeldung erhält die ausfüllende Person eine Bestätigung und der Ausbildungsbetrieb bekommt automatisch eine Information zur Klassenbildung.

Einfache Anbindung überzeugt

Nach fünf Jahren erfolgreichem Einsatz steht nun der nächste Schritt für die Anwendung bevor: die Anbindung an die zentrale Amtliche Schulverwaltung (ASV) im gesamten Freistaat Bayern. Damit sollen die dezentralen Schulverwaltungsprogramme ersetzt werden. Das plattformunabhängige, schulart-übergreifende Schulverwaltungsprogramm in Bayern unterstützt die Bildungseinrichtungen bei allen administrativen Aufgaben und soll den Informationsschluss zwischen Schulen und Schulaufsichtsbehörden verbessern. Mit der Anbindung der Online-Anmeldung zur Berufsschule stehen die Daten der Anmeldung dann direkt in der ASV bereit. Bisher mussten die Schüler am ersten Schultag in der Berufsschule noch ihr Zeugnis im Original zur Einsichtnahme vorlegen. Durch die zentrale ASV-Lösung entfällt dieser Schritt – zumindest für diejenigen Auszubildenden, die ihren allgemeinbildenden Abschluss an einer Schule in Bayern gemacht haben.
Darüber hinaus werden die elektronischen Anmeldungen künftig – wie alle Angebote der Stadt – in die zentrale Serviceplattform Mein Nürnberg integriert. Durch den Low-Code-Ansatz des Formular-Servers cit intelliForm konnten die Nürnberger das Formular zur Berufsschulanmeldung selbstständig weiterentwickeln. Der cit-Formular-Server werde seit knapp 15 Jahren in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt und auch bei der Anmeldung für Berufsschulen habe die Lösung absolut überzeugt, erklärt Werner Wich, bis vor Kurzem Leiter des Teams Online Services beim Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation der Stadt Nürnberg. „Die unkomplizierte Anbindung an andere Fachverfahren und die Möglichkeit, Formulare selbstständig umsetzen zu können, sind für uns dabei besonders interessant“, so Wich.
Die papiergebundene Anmeldung wird weiterhin möglich sein. Doch das große Fallpotenzial und die zahlreichen Vorteile der Lösung sprechen für das digitale Formular: Die digitalen Anträge werden systemseitig auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft, Daten müssen nicht manuell ins Fachverfahren übertragen werden und es herrscht jederzeit Transparenz für Schüler, Betriebe, Schulen und Verwaltung.