GlückstadtDigitalisierung ist keine Frage mehr

575 Verwaltungsleistungen waren bundesweit bis Ende 2022 elektronisch anzubieten und umzusetzen – so das Ziel des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Damit sollte in Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen verstärkt die Digitalisierung einziehen, um Bürgerinnen und Bürgern mehr Serviceleistungen unabhängig von den Öffnungszeiten zu bieten. Die messbaren Ergebnisse in der Fläche blieben jedoch hinter den Erwartungen zurück. „Teilweise fehlen die Rechtsrahmen, und auch der Föderalismus bremst die Digitalisierung aus“, erklärt dazu Timon Schröder, Sachgebietsleiter IT im schleswig-holsteinischen Glückstadt. „Es wäre wesentlich einfacher, wenn Prozesse und Abläufe von oben nach unten definiert werden könnten. So hat jede Verwaltung, jede Kommune ihre eigenen Anforderungen an Prozesse und Leistungen und baut ihren Kram mehr oder minder selbst.“
Glücksstadts Digitalisierungsbeauftragter Florian Kreker ergänzt: „Eine weitere Hürde, vor der alle stehen, ist der bestehende Fachkräftemangel. Schließlich wollen nicht nur die Verwaltungen, sondern will die gesamte Gesellschaft immer digitaler werden. Intern haben wir dadurch das Problem, Fachkräfte für die Verwaltung zu finden. Und externe Dienstleister sind ausgelastet bis zum Anschlag. Unsere Hauptprobleme sehe ich darin, dass wir weder über die personellen, noch über die zeitlich notwendigen Ressourcen verfügen. In Anbetracht dieser Umstände bin ich sehr zufrieden mit dem, was wir hier in Glückstadt schon umgesetzt haben.“

Erste Online-Dienste realisiert

Insgesamt 74 OZG-Leistungen identifizierte die Stadtverwaltung Glückstadt als relevant für die 12.000-Einwohner-Kommune. Jede dieser Leistungen, wie etwa Führerschein oder Personalausweis, besteht aus mehreren Tätigkeiten, zum Beispiel Erstantrag, Ausstellung, Ersatz, Ummeldung oder Abmeldung. Insgesamt ergeben sich für Glückstadt damit 410 unterschiedliche Tätigkeiten, die den Bürgerinnen und Bürgern durch das städtische Serviceportal digital zur Verfügung zu stellen sind.
Aktuell können in Glückstadt 30 der insgesamt 74 umzusetzenden OZG-Leistungen mit 203 Tätigkeiten bereits ganz oder teilweise online genutzt werden. Weitere 20 Leistungen mit 42 hinterlegten Tätigkeiten befinden sich aktuell in der Umsetzung oder wurden teilweise umgesetzt.
Zu den ersten Online-Diensten, welche die Glückstädter Bürgerinnen und Bürger nutzen können, zählen beispielsweise die elektronische Beantragung von Ehe- und Lebenspartnerschaftsurkunden, Bewohnerparkausweisen oder Wohnberechtigungsscheinen. Auch die Authentifizierung ist online möglich. Informationsseiten zu Themen wie Fundbüro, Wohngeld oder Fundtiere und Tierheime geben online umfassend Auskunft. Darüber hinaus hat Glückstadt als erste Verwaltung den Online-Wohngeldrechner gut sichtbar veröffentlicht.

Auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

Als weiteren Pluspunkt bei der Umsetzung des OZG kann die Kommune für sich verbuchen, dass alle notwendigen Basisdienste, also die technischen Grundlagen, bereits implementiert sind. So konnten zuletzt technische Probleme bezüglich der Authentifizierung sowie für das E-Payment behoben werden. Erste Schulungen für E-Signaturen sind erfolgt und erste Prozesse wurden angestoßen.
„Der Sitzungsdienst könnte in Glücksstadt bereits komplett papierlos ablaufen. Der ein oder andere greift aber ab und zu nochmal auf einen Ausdruck zurück. Auch der gesamte Posteingang in der Verwaltung läuft nahezu papierlos, ebenso wie fast alle internen Prozesse. Ausnahmen bilden Urkunden und vertragliche Angelegenheiten“, beschreibt Hendrik Böthern, Mitarbeiter IT, den aktuellen Stand der Digitalisierung in Glückstadt. „Die Frage, ob digitalisiert wird oder nicht, stellt sich eigentlich schon seit ein paar Jahren nicht mehr. Weder hausintern noch extern gibt es hier Widerstände zu überwinden.“
„Wo wir noch mit Papier arbeiten und Unterschriften geleistet werden müssen, sind wir jetzt dabei, das nach und nach elektronisch umzusetzen“, ergänzt der Digitalisierungsbeauftragte Florian Kreker. So sollen künftig zum Beispiel Rechnungen, die nicht über den digitalen Rechnungs-Workflow laufen, auch über das
Dokumenten-Management-System und die fortgeschrittene elektronische Signatur abgewickelt werden können. Kerker: „Dort, wo die gesetzlichen Vorgaben es zulassen, sind wir auf einem guten Weg, tatsächlich papierlos zu werden.“

Extremer Schub durch Corona

Extrem beschleunigt wurde die Digitalisierung in Glückstadt durch die Corona-Pandemie, wie IT-Sachgebietsleiter Timon Schröder berichtet: „Es brauchten plötzlich alle Endgeräte, um mobil zu arbeiten. Alle Verwaltungsangestellten mussten sich mit elektronischen Akten und Abläufen befassen. Zu Beginn der Pandemie hatten wir zwei Mitarbeitende im Homeoffice, innerhalb von zwei Wochen waren es fast 100 Prozent aller Beschäftigten.“ Die Auswirkungen hätten sich insbesondere im Posteingang gezeigt, der bis dahin rein papierbasiert geführt wurde. „Den haben wir im ersten Schritt provisorisch digitalisiert, dann kam uns – ein halbes Jahr nach Beginn der Pandemie – die Einführung des Dokumenten-Managements zu Hilfe.“ Bei der Bewältigung der im Zuge von Corona notwendigen Digitalisierungsmaßnahmen kam der Kommune außerdem zugute, dass im Vorfeld für einen Schulneubau bestellte Laptops erst einmal für die Verwaltung genutzt werden konnten. Florian Kreker: „Andere Verwaltungen haben tatsächlich vorübergehend den elektronischen Schuldienst eingestellt und sich deren Laptops ausgeliehen. Das lief hier besser.“