CeyoniqUpdate für nscale

Ein neues Update seiner Enterprise-Content-Management-Suite nscale hat jetzt Softwarehersteller Ceyoniq veröffentlicht. Wie das Unternehmen mitteilt, setzt es mit Version 9.3 aktuelle Kundenbedürfnisse und künftige Marktanforderungen um. So etwa im Invoice Management. Ab Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. „Bisher bestimmen bei vielen Kunden aber noch manuelle Prozesse und Medienbrüche die Rechnungsverarbeitung“, erklärt Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq. „Auch fehlt oft die revisionssichere Archivierung der Rechnungen.“ Deshalb umfasse die Eingangsrechnungsverarbeitung nscale IM nun einen Invoice Reader zur automatischen Belegerkennung. Er lese Rechnungsdaten eigenständig aus und gleiche sie mit den Stammdaten ab. Eine PDF-Ersatzdarstellung mache die E-Rechnungen für das menschliche Auge lesbar. Damit unterstützt nscale IM laut Anbieter die effiziente Bearbeitung von Rechnungen bis zur Dunkelverarbeitung, die Wahrung von Fristen ebenso wie eine rechtskonforme Archivierung. Und das unabhängig davon, in welchem Format die Rechnungen eingehen.

Rechtskonform, aber einfach

Zukunftsweisend sei überdies das E-Rechnungsportal ncsale E-Hub. Spätestens 2028 müssen Unternehmen E-Rechnungen versenden können. Mit seiner Schnittstellenstärke sei der nscale E-Hub dafür eine effiziente, transparente Lösung. Er ermögliche es, E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu erstellen und zu versenden und könne flexibel an verschiedenste Systeme angebunden werden – vom ERP bis hin zum behördlichen Portal. Zusätzlich biete nscale weiterhin systemweit die bewährte, menschenlesbare HTML-Ersatzdarstellung für XRechnungen als Standardfunktion für die jeweils aktuelle Version.

Mit nscale FP Sign wiederum werde das elektronische Signieren im ECM-Kontext zum einfachen, rechtskonformen Standard. „In nscale 9.3 können Endanwender den Unterschriftsprozess direkt aus nscale heraus starten“, erklärt Abteilungsleiter Schiffmann. „Der Unterzeichnungsprozess läuft dann im Hintergrund über die Fernsignaturplattform FP Sign. Damit ergänzen wir das Angebot um einen weiteren wichtigen Technologiepartner.“ Die Nutzer erhalten im Ergebnis das unterzeichnete Dokument samt Verifizierung und AuditLog, das mehrstufige Unterzeichnungsprozesse lückenlos nachvollziehbar macht. Für das rechtssichere Unterzeichnen nach eIDAS-Standard bietet nscale 9.3 laut Ceyoniq mehrere Möglichkeiten: elektronische Signaturen in allen rechtssicheren Signatur-Leveln und unternehmensspezifische qualifizierte Siegel.

Standardaufgaben effizient lösen

Mit gleich zwei Highlights werde die Process Automation Platform nscale PAP zu einem noch einfacheren, intuitiveren Workflow-Tool. Wie Ceyoniq mitteilt, ermöglichen die neuen Funktionen eine leichtere Modellierung von Decision-Model-and-Notation(DMN)-Regeln mit Benutzerabhängigkeit – dadurch können Administratoren schneller und gleichzeitig detailliert nachvollziehbar arbeiten. Statt der aufwendigen Synchronisierung von Benutzer-IDs könne jetzt direkt mit klar definierten Personen, Positionen und Gruppen gearbeitet werden.

Weitere Optimierungen wurden bei den Grundfunktionen vorgenommen. Dazu gehören die E-Mail-Benachrichtigungen zu anstehenden Aufgaben. Workflow-Nutzer erhalten in 9.3 sprechende Mails, die alle notwendigen Informationen – vom Absender bis zu inhaltlichen Details – enthalten und den direkten Absprung zur Aufgabe ermöglichen.

Auch die Suchfunktionen wurden in nscale 9.3 erweitert. Anwender können die Suchmasken nun um eigene Eingabefelder ergänzen, für komplexe Suchen stehe mit NQL eine strukturierte Suchsprache zur Verfügung. Die Suchen können außerdem für eine spätere Wiederverwendung gespeichert werden. Neuerungen gibt es des Weiteren in der Dokumentenverarbeitung und für Serienbriefe. Ceyoniq biete nun eine einfache, flexible Lösung zum Erstellen von Textstempeln mit Annotationen wie Farbe oder Form an. Ein zusätzliches Grafikprogramm sei nicht mehr nötig. Serienbriefe wiederum können ohne Systembruch direkt in der gewohnten nscale-Umgebung aus Vorlagen erstellt und an Kontakte und Verteiler versendet werden.

Noch flexibler mit dem Web Client

Zu guter Letzt wartet nscale 9.3 mit neuen Funktionen über den Webclient auf. Die wichtigste Neuerung sei die Anbindung von nscale Office an nscale Web. Damit können Dokumente aus dem Webclient heraus direkt mit Word, Excel und PowerPoint bearbeitet werden. Lokales Speichern und das Ein- oder Auschecken seien nicht mehr erforderlich.