TaunussteinPortokasse entlastet

Auf der Suche nach Einsparmöglichkeiten hat die Stadt Taunusstein den Bereich der Korrespondenz entdeckt. Denn die Stadtverwaltung verschickt pro Jahr etwa 100.000 Briefe an ihre Bürger. Allein die Portokosten betrugen 2013 etwa 60.000 Euro. Hinzu kamen Kosten für Umschläge, Papier und Ausdrucke. „Es zeichnete sich ab, dass unsere Briefversandkosten immer weiter ansteigen“, berichtet Stephan Reimann, Mitarbeiter im Fachbereich Verwaltungssteuerung. „Ausgangspunkt war die Frage, wie wir bei diesen Kosten Einsparungen erzielen können. Wir haben daher bereits im Frühjahr 2013 angefangen, uns verschiedene Lösungen für den Briefversand anzusehen, die zugleich auch in unsere zunehmend digitaler werdende Landschaft passen sollten.“ Dabei stand nicht nur im Vordergrund, Briefe günstiger zu versenden, die Lösung sollte auch künftige Anforderungen unter dem Stichwort E-Government erfüllen – ein zentraler Punkt auf der kommunalpolitischen Agenda der Stadt. Nach einer umfassenden Analyse des Marktes entschied sich die Stadtverwaltung für die Einführung des E-Postbriefs in Verbindung mit der E-Postbusiness Box. Beide sind Teil des Dienstleistungsangebots E-Post der Deutschen Post und ermöglichen den Versand von Briefen direkt aus jeder Software-Anwendung heraus. Der Auftrag zur Erstellung und zum Versand eines Briefes erfolgt über das Druckmenü. Über die E-Postbusiness Box wird dieser Auftrag über eine sichere Verbindung direkt an die Deutsche Post geschickt. Diese druckt den Brief aus, kuvertiert und frankiert ihn und stellt ihn klassisch per Zusteller zu. Besitzt der Empfänger ein E-Post-Konto, kann die Zustellung auch elektronisch erfolgen – direkt auf den Computer des Empfängers. Klassische Aufgaben im Versand von Geschäftsbriefen wie Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Transport entfallen.

Neue Versandlösung unterwegs

Durch die Nutzung der E-Postbusiness Box kann die Stadt Taunusstein zudem flexibel über den Distributionsweg entscheiden. So erfolgt in der jetzigen Phase der Anwendung ein Versand ganz bewusst ausschließlich als physischer Brief. „Die E-Post bietet den großen Vorteil, dass sie beides kann: also die klassische physische Zustellung von Briefen, aber auch den digitalen Versand an unsere Bürger. Diese Möglichkeit konnte sonst kein anderes Unternehmen am Markt anbieten“, weiß Reimann. „Das war für uns ein wichtiges Argument.“ „Schon früh in der Auswahlphase war zudem wichtig zu wissen, ob es datenschutzrechtliche Bedenken gibt“, ergänzt Kim Köhler, Datenschutzbeauftragter und Kassenverwalter der Stadt. „Wir mussten wissen, ob es einen Unterschied macht, einen Brief physisch zu versenden oder digital an einen Dienstleister zum Versand zu übergeben. Wir waren dankbar, dass die Deutsche Post uns Sicherheitszertifikate liefern konnte, die die Vertraulichkeit des Übertragungswegs belegen.“ Damit diese Vertraulichkeit gewahrt bleibt, nutzt die E-Post moderne Verschlüsselungstechnologien sowie Sicherheitsaspekte wie Postident-Prozesse und eine Arbeitsplatzerkennung – datenschutzrechtlich wichtige Punkte, da über die neue Lösung auch die jährlich gut 7.000 Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Vollstreckungsbescheide sowie mehrere Hundert SEPA-Mandate versendet werden. Die Implementierung der E-Postbusiness Box selbst war eine Sache von wenigen Stunden. Nachdem die Stadt zunächst die Zugangsdaten und mit separater Post das Paket mit der eigentlichen Hardware erhalten hatte, installierte Stephan Reimann gemeinsam mit dem IT-Administrator der Stadt die Hardware in weniger als einem halben Tag.

E-Post spart Kosten

Ende 2013 waren alle vertraglichen Schritte der Einführung abgeschlossen und die Hardware eingerichtet, sodass die neue Versandlösung der Stadt Taunusstein betriebsbereit war. Allerdings ließen sich die Verantwortlichen noch Zeit, wollten sie doch die Einführung der neuen Technologie nicht in die arbeitsreiche Weihnachtszeit fallen lassen. „Die Gefahr bestand, dass die Lösung von den Mitarbeitern in dieser Zeit aus Gründen der Arbeitsbelastung nicht akzeptiert worden wäre“, beschreibt Reimann die Startphase der Lösung. Live ging die E-Post in der Stadt Taunusstein dann im Februar 2014. Bis September 2014 wurden von der Stadtverwaltung bereits mehr als 28.000 Sendungen verschickt. In dieser Zeit sparte die Stadt durch die Einführung des Systems bereits über 3.500 Euro. Insgesamt erwartet Reimann für das Jahr 2014 eine Kostenreduzierung von 7.000 bis 8.000 Euro. Hinzu kommt die hohe Einsparung an Arbeitszeit der städtischen Bediensteten, die einen noch größeren Gewinn für die Stadtverwaltung darstellt. Noch nutzt die Stadtverwaltung nicht die Möglichkeit einer digitalen Zustellung der Schriftstücke. Dies soll sich ändern. Bald wird die Stadtverwaltung den nächsten Schritt gehen und den digitalen Versand der E-Postbusiness Box freischalten. Dann überprüft das System automatisch, ob der Empfänger eine E-Postbrief Adresse besitzt. Falls dies zutrifft, wird das Schriftstück digital zugestellt, sonst herkömmlich per Zusteller. „Auch wenn derzeit noch nicht viele Taunussteiner Bürger ein E-Post-Konto besitzen, wird der rein digitale Briefversand weitere Einsparungen mit sich bringen. Das ist wichtig, denn unsere Bürger achten sehr genau darauf, wofür wir Geld ausgeben“, erläutert Stephan Reimann mit Blick auf das neue Haushaltssicherungskonzept der Stadt. „Besonders in Zeiten von harten Konsolidierungsmaßnahmen kommt es auf jeden Euro an.“