SachsenÜber Grenzen zum Ziel

In der Zeit von Dezember 2009 bis November 2014 habe ich als für E-Government und E-Justice zuständiger Staatssekretär und seit 2010 als Beauftragter des Freistaats Sachsen für Informationstechnologie (Chief Information Officer) die IT-Entwicklung im Freistaat Sachsen verantwortet. Ein Fazit vorweg: An erster Stelle der Errungenschaften in diesen Jahren steht für mich die inzwischen institutionalisierte Kooperation der verschiedenen Verwaltungsebenen, die für Fortschritte bei der Digitalisierung der Verwaltung sowie bei der Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und der Verwaltung unabdingbar ist. Eine wichtige Rolle dabei spielt der IT-Planungsrat, der sich am 22. April 2010 konstituierte. Das neue Gremium war im Zuge der Föderalismuskommission II auf Grundlage des neuen Art. 91 c Grundgesetz und des dazu vereinbarten Staatsvertrags beschlossen worden, um eine bessere Koordination zwischen Bund und Ländern in IT-Fragen zu erlangen.

Grenzüberschreitend entwickeln

Ich habe von Beginn an den Freistaat Sachsen in diesem Gremium vertreten. Mit zahlreichen Initiativen und in von Sachsen (mit-)getragenen Projekten habe ich dafür gesorgt, dass der Freistaat nicht nur für die gesamtstaatliche Entwicklung von IT und E-Government Verantwortung übernahm, sondern auch sächsische Ideen und Standards die IT-Entwicklung in Deutschland wesentlich beeinflussten. Dies begann mit der Erarbeitung einer Nationalen E-Government-Strategie und den daraus folgenden Umsetzungsschritten. Der demografische Wandel ließ vor allem in einigen sächsischen Regionen die Bevölkerungszahl stark zurückgehen. Zudem nahm in Sachsen die Zahl älterer Bürger und Mitarbeiter anteilig stark zu. Das führte zu der Erkenntnis: Im digitalen Zeitalter müssen spezielle Angebote für Ältere und Bürger im ländlichen Raum bereitgehalten werden. Im Rahmen einer Vorbereitungsarbeitsgruppe zum Nationalen IT-Gipfel in Dresden (7. Dezember 2010) entstand die Idee moderner Bürgerservices mit Bürgerterminals und Bürgerkoffer, die auch unter dem Dach des IT-Planungsrats über die Grenzen des Freistaats Sachsen hinaus große Beachtung fanden.

Entscheidungsfindungsverfahren bremst

Nach meiner Überzeugung hat der IT-Planungsrat in einem föderal verfassten Staat eine äußerst wichtige Schnittstellenfunktion. Dennoch bleiben die bisherigen Arbeitsergebnisse hinter den Möglichkeiten und den allgemeinen Erwartungen zurück. Das liegt auch daran, dass die für den IT-Staatsvertrag Verantwortlichen von Bund und Ländern zu wenig Mut bewiesen, als sie Mehrheitsentscheidungen des IT-Planungsrats nur bei Standardisierungsfragen zuließen; der Zwang zur Einstimmigkeit verleitet aber dazu, bei IT-Modernisierungsschritten auf den Langsamsten zu warten und die Ambitionierten zu bremsen. Spürbar ist dies bei der Diskussion über einen Unterbau des IT-Planungsrats vor allem für den operativen Betrieb von Projekten. Eine Mehrheit der Länder (wie Sachsen) und der Bund hätten hier sicherlich die zeitnahe Einrichtung zielführender Strukturen befürwortet, das schwierige Entscheidungsfindungsverfahren des IT-Planungsrats hat aber bisher ein rasches Handeln verhindert. Auch die heterogene Zusammensetzung des IT-Planungsrats lässt den Bedenkenträgern viel Raum, sich gegen schnelle und spürbare Fortschritte beim E-Government erfolgreich zur Wehr zu setzen. Insbesondere finanzielle Argumente wurden gegen die Förderung von sinnvollen Vorhaben wie das von Rheinland-Pfalz und Sachsen pilotierte D115-App-Projekt ins Feld geführt. Dabei blieb unberücksichtigt, dass IT mittelfristig nicht nur für mehr Bürgerfreundlichkeit, sondern auch für mehr Effizienz in der Verwaltung (und damit für Einsparungen) steht.

Ebenenübergreifender Austausch

Elementar ist die Erkenntnis, dass die Kommunen das Gesicht der Verwaltung zum Bürger darstellen. Ohne einen digitalisierten Zugang der Bürger und Unternehmen zu den Kommunen bleibt E-Government in der Gesellschaft weitgehend unsichtbar. Schon deshalb war und ist der staatlichen Ebene anzuraten, die Abstimmung mit den Kommunen in den Vordergrund der eigenen Aktivitäten zu stellen. In Sachsen wurde durch die Gründung des Sächsischen IT-Kooperationsrats ein Rahmen für verlässliche Abstimmungen zwischen kommunaler und staatlicher Ebene etabliert. Aber auch außerhalb dieses offiziellen Gremiums habe ich regelmäßig den Kontakt zu den Geschäftsführern der kommunalen Landesverbände gesucht. Wichtig waren mir ferner ein kontinuierlicher Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den Ressorts. Dabei muss das verfassungsrechtlich verbriefte Ressortprinzip oft als Vorwand dafür herhalten, sich gegen eine stärkere Zentralisierung zu wenden, obwohl die Vernunft dafür spricht, zentrale Kompetenzen aufzubauen und die immer knapper werdenden finanziellen und personellen Ressourcen (Fachkräftemangel) zentral zu bündeln. Die Zusammenarbeit zwischen den Ressorts findet auf der Grundlage der neu geschaffenen sächsischen CIO-Struktur im Lenkungskreis Informationssicherheit und im zugehörigen Arbeitskreis statt. Und nicht zu vergessen: IT-Leistungen werden über Behördengrenzen hinweg erbracht – insbesondere durch den Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID).

E-Akte als Paradebeispiel

Ein Paradebeispiel für ein intensives Zusammenwirken der Ressorts stellt die landesweite Einführung der elektronischen Verwaltungsakte dar, die sich mittlerweile auf gutem Weg befindet: Mit einem zentralen Kompetenz-Center und einer weitgehend zentralen Finanzierung wurden die Voraussetzungen geschaffen, um das seit Kurzem gesetzlich vorgegebene Ziel einer vollständigen elektronischen Akte bis 2018 und damit zwei Jahre früher als der Bund zu erreichen. Die elektronische Akte verfolgt dabei keinen Selbstzweck: Sie ist ein wichtiges Mittel für eine effizient arbeitende Verwaltung, die mit der Gewährung einer elektronischen Einsichtnahme in die Verwaltungsakten und mit der dann möglichen elektronischen Verfahrensstandabfrage zudem ausgesprochen bürgerfreundlich ist. Dabei spielt auch eine ganz wichtige Rolle, dass der Freistaat Sachsen bei der Akteneinführung einen etwas anderen Weg gegangen ist. Mit dem Projekt „elektronisches Kabinett“ wurde den Ministern und Staatssekretären bereits sehr früh das elektronische Instrumentarium zur Arbeit in dem höchsten Regierungsgremium in die Hand gegeben und damit gerade beim Führungspersonal psychologische Barrieren gegen die digitale Technik abgebaut. Umso selbstverständlicher wirkt die Konsequenz aus diesem Top-down-Ansatz, auch in den anderen Ebenen einer Verwaltung die Digitalisierung zu etablieren.