VollstreckungZukunftssichere Lösungen

Das kommunale Forderungsmanagement steht – wie viele Bereiche der öffentlichen Verwaltung – vor den Herausforderungen des Fachkräftemangels, des kundenfreundlichen Services durch IT-Unterstützung sowie der Optimierung von Verwaltungsprozessen. Kurze Bearbeitungszeiten, eine automatisierte Erledigung von Routineaufgaben und geeignete Werkzeuge zur Unterstützung der Sachbearbeitung bei komplexen Sachverhalten sind erklärte Ziele der Modernisierung. Die Ausweitung der Digitalisierung auf bisher manuell bearbeitete Themen sichert zudem eine Win-win-Situation für Bürger und Verwaltung.
Die Stadt Mülheim an der Ruhr bedient sich dabei aus dem Portfolio der GES Kommunalen Anwendungen (GES KA), einer SAP-basierten Produktfamilie des Unternehmens GES Systemhaus.
Diese bietet Lösungen zur Veranlagung kommunaler Steuern und Abgaben, der Begleitung von Zahlungsprozessen (Stundung, Niederschlagung, Aussetzung der Vollziehung und Erlass) sowie ein Vollstreckungsfachverfahren inklusive Insolvenzmodul mit einer Ein-Klick-Integration zu SAP PSCD.

Insolvenzmodul mitentwickelt

Nachdem das Fachverfahren für die Vollstreckung schon seit Jahren im Einsatz ist, hat die Leitung des Vollstreckungsteams aus Mülheim an der Ruhr die Einladung von GES angenommen und sich aktiv in den Entwicklungsprozess des Insolvenzmoduls eingebracht. Als einer der Pilotkunden für die erweiterte Vollstreckungslösung forciert die nordrhein-westfälische Stadt die Digitalisierung der Geschäftsprozesse über die gesamte Prozesskette mit Echtzeitverarbeitung in einer konsolidierten Systemlandschaft. Kassen- und Einnahmen-Management, Vollstreckung und Insolvenzbearbeitung erfolgen in einem integrierten SAP-System ohne Medienbrüche und Systemgrenzen.

Praktische Kompetenzen einbringen

In mehrtägigen Workshops wurde Mitarbeitern verschiedener Vollstreckungsbehörden die Möglichkeit geboten, nicht nur die inhaltlichen Anforderungen an ein solches Modul zu formulieren, sondern auch deren technische Umsetzung unmittelbar und im direkten Dialog mit den Fachleuten von GES Systemhaus zu gestalten. Die Mitarbeiter der Stadt Mülheim an der Ruhr konnten dabei ihre praktische Kompetenz von Anfang an in den Entwicklungsprozess einbringen und so die optimale Aussteuerung des Insolvenzmoduls sicherstellen. „Die enge und zielführende Zusammenarbeit mit der Firma GES Systemhaus und deren fachliche Kompetenz hat entscheidend zum guten Ergebnis beigetragen“, berichtet Peter Luft, Team-Leiter Vollstreckung im Fachbereich Finanzen der Stadt Mülheim an der Ruhr. „Vor dem Hintergrund aktueller organisatorischer und personeller Veränderungen war dies einer der ausschlaggebenden Aspekte für den Erwerb des Insolvenzmoduls. Es bildet alle Aspekte von Verbraucher- und Firmeninsolvenzverfahren ab, die für die Praxis relevant sind. Darüber hinaus ist es in SAP integriert. Die schnittstellenfreie Übergabe aller erforderlichen Daten von GES KA Vollstreckung an das Insolvenzmodul stellt die Vollstreckung aus einer Hand sicher und verringert die durch Medienbrüche mögliche Fehleranfälligkeit.“

Add-on für gesamtschuldnerische Haftung

Abgesehen vom konkreten Optimierungsvorhaben war es bei der Projektentscheidung auch wichtig, mit der kombinierten SAP/GES-KA-Lösung eine Innovationsplattform zu schaffen, die den fachlichen und technologischen Aufgaben der Zukunft gewachsen ist und die getätigten Investitionen nachhaltig sichert. Derzeitiges, etabliertes Fundament ist SAP ERP.
GES ist vorbereitet für den Einsatz von SAP ERP on HANA. Die Lösung ist bereits Mitte 2016 für den Einsatz mit der HANA-Datenbank freigegeben worden und bietet ein zusätzliches Performance-Paket an, welches den Vollstreckungslauf und laufzeitintensive Auswertungen auf Basis der neuen Datenbanktechnologie optimiert. Es ist auch bereits ein Upgrade auf GES KA 4 für SAP S/4HANA erhältlich.
Darüber hinaus steht funktional noch eine weitere Ergänzung durch ein Add-on für die Abbildung der gesamtschuldnerischen Haftung zur Verfügung. Es kooperiert mit der Ausprägung von SAP im Kassen- und Einnahmen-Management SAP PSCD und vollendet automatisiert die Funktionalität für die Anwender in den Vollstreckungsabteilungen, um diese von manuellen Aufgaben und Systembrüchen zu entlasten. Sowohl die Integration in das Kassen- und Einnahmen-Management als auch die Fachlogik des Verfahrens wurden erweitert.
Folgende Punkte beinhaltet die Erweiterung der SAP PSCD Integration: Anlage der Mitschuldnerhaftung in SAP PSCD, Zuordnung der Belege, Belegverteilung auf die Schuldner.

Zukunftssichere Roadmap

Zur Erweiterung der Fachlogik im Vollstreckungsverfahren gehört die Unterscheidung der Konstrukte und Belege, die Erweiterung der Stamm- und Bewegungsdaten, des Customizing und von Programmen und Funktionen sowie die Pflege der Mitschuldnerhaftungen bei der Schuldnerbearbeitung.
Die Stadt Mülheim an der Ruhr kann sich damit auf eine zukunftssichere Roadmap zur Digitalisierung in der Vollstreckung verlassen. Mit der aktiven Einflussnahme auf die Weiterentwicklung hat das Mülheimer Team selbst dafür gesorgt, dass der Weg für weitere Digitalisierungsschritte geebnet ist. „Sowohl zum jetzigen Zeitpunkt als auch unter möglicherweise veränderten organisatorischen Rahmenbedingungen bleibt die Betriebs­sicherheit insbesondere im Hinblick auf eine fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung gewährleistet, die getätigten Investitionen sind wertstabil“, sagt Team-Leiter Peter Luft.