IT-OutsourcingArbeiten in der Wolke

Maßgebliche Kriterien für den IT-Betrieb in Kommunen sind Sicherheit, Verfügbarkeit und Kostenoptimierung. Die personenbezogenen Daten müssen vor Diebstahl sicher und ständig verfügbar sein, denn ohne Datenzugriff kommt der Bürgerservice zum Erliegen. Um dies bei der rasanten Entwicklung der Informationstechnik zu gewährleisten, sind nicht nur hohe Investitionen, sondern auch geschulte Mitarbeiter erforderlich. Eine Herausforderung für viele Kommunen.
Seit jeher ist die Sicherstellung des IT-Betriebs das Kerngeschäft von IT-Dienstleistern. Mit dem KDO-Cloud-Arbeitsplatz bietet der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) genau dieses an. Moderne IT, einheitliche und immer aktuelle Versionen, sichere Datenspeicher und hohe Verfügbarkeit zu festen monatlichen Raten zeichnen das Modell aus. Der Betrieb der gesamten IT wird dabei in das KDO-Rechenzentrum verlagert. Statt der üblicherweise eingesetzten Fat Clients stehen an den Arbeitsplätzen nur noch energiesparende Thin Clients. Sie stellen die Verbindung zum Rechenzentrum her und übertragen nur die Bildinhalte. Die sensiblen Daten liegen sicher im KDO-Hochleistungsrechenzentrum. Defekte Thin Clients können einfach ausgetauscht werden, sodass der Arbeitsplatz in wenigen Minuten wieder hergestellt ist. Bereitgestellt wird damit ein komplett ausgestatteter Büroarbeitsplatz mit der jeweils aktuellen Version üblicher Büroanwendungen, wie beispielsweise MS Office inklusive Kalender- und E-Mail-Funktionen.

Rollenwechsel in der IT

Die Gründe der KDO-Kunden, sich für diese Art der Modernisierung ihrer IT zu entscheiden, sind ganz unterschiedlich. Bei der Gemeinde Dötlingen im Landkreis Oldenburg waren es unter anderem personelle Gründe. Katrin Albertus-Hirschfeld, Allgemeine Vertreterin des Bürgermeisters, sieht aber auch klar den finanziellen Vorteil: „Bei uns basierte die Entscheidung auf mehreren Faktoren. Eine Organisationsuntersuchung ist zu dem Ergebnis gekommen, dass wir im Kerngeschäft unterbesetzt waren. Unser Administrator konnte als gelernte Verwaltungsfachkraft schon lange nicht mehr die Aufgabenvielfalt und -menge ohne deutliche Mehrarbeit bewältigen. Vertretung im Urlaubs- und Krankheitsfall durch andere Kollegen war kaum möglich. Also war unsere Marschroute klar. Es kam zu einer Umbesetzung von der IT in das Bauamt. Nun haben wir unsere Bürgerdienste dort wieder ausreichend besetzt und begleiten die IT nur noch koordinativ und organisatorisch. Und die nötigen Investitionen für Hard- und Software sowie den Umbau des Server-Raums können wir anderweitig einsetzen.“
Das KDO-Modell trägt auch einem Rollenwechsel Rechnung, der sich derzeit in der IT abzeichnet. Administratoren, die sich bisher schwerpunktmäßig mit der Systembetreuung beschäftigt haben, nehmen künftig eher koordinative Aufgaben wahr. Zum Vergleich: Ende des vergangenen Jahrtausends verschwand der Berufszweig des klassischen Radio- und Fernsehtechnikers vom Markt. War ein Gerät defekt, dann wurde es tendenziell nicht mehr repariert, sondern durch ein Neugerät ersetzt. Diese Entwicklung wiederholt sich jetzt ganz ähnlich als Industrialisierung der IT. An PCs wird in der Regel nicht mehr geschraubt – defekte Geräte werden einfach ausgetauscht. So verändert sich auch das Berufsbild des klassischen IT-Systemadministrators hin zu einem IT-Koordinator mit strategischen und organisatorischen Aufgaben. Er wird zum wichtigen Bindeglied zwischen der Verwaltung und dem IT-Dienstleister. Die Gemeinde Apen im Kreis Ammerland hat diesen Wandel vom Administrator zum Koordinator bereits erfolgreich vollzogen, wie Bodo ter Haseborg erläutert: „Meine Hauptaufgabe ist die Kassenleitung der Gemeinde Apen, die IT habe ich zusätzlich betreut. Das hat bis vor ein paar Jahren gut funktioniert – jetzt aber schon lange nicht mehr. Die Aufgaben und Anforderungen in der IT werden immer umfangreicher. Das fängt mit Fachwissen und Weiterbildungen an und hört mit der ständigen Verfügbarkeit auf. IT-Probleme haben immer Vorrang. Das war mit meinen weiteren Aufgaben einfach nicht mehr zu vereinbaren. Mit dem Cloud-Arbeitsplatz übernimmt die KDO die Arbeit. Ich habe wieder genügend Zeit für das Finanzwesen und kümmere mich jetzt um die strategische Entwicklung der IT.“

Maximales Maß an Sicherheit

Die hohen Anforderungen an die technische Infrastruktur und der damit verbundene Sicherheitsaspekt bewegen viele Kommunen ebenfalls dazu, diesen Bereich abzugeben und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Veraltetete Hard- oder Software, wie etwa die aktuelle Abkündigung des Windows XP-Supports, führen zu Sicherheitslücken, denen begegnet werden muss. Für Mark-Henry Spindler, Verwaltungsleiter der Samtgemeinde Heeseberg, ein wichtiger Aspekt: „Wir sind eine relativ kleine Gemeinde mit acht Verwaltungsplätzen. Eigenes IT-Personal können wir finanziell nicht tragen und sporadische Besuche eines IT-Dienstleisters gaben uns nicht das Gefühl von ausreichender IT-Sicherheit. Um den baulichen Anforderungen gerecht zu werden, hätten wir ebenfalls aktiv werden müssen. So haben wir nicht groß investiert, genießen aber ein maximales Maß an Sicherheit und Verfügbarkeit und im Fehlerfall vor allem kurze Reaktionszeiten.“
Die Umstellung auf den KDO-Cloud-Arbeitsplatz erfolgt in einem standardisierten Projektablauf. Zuerst wird in einer Bestandsaufnahme die Infrastruktur analysiert und bewertet. Das funktioniert nur in enger Kooperation mit der Kommune, da eine Dokumentation über die Benutzer, Drucker- und Software-Zuordnungen sowie ihrer Ablagestruktur erstellt werden muss. Ziel ist dabei auch, dass sich für die Anwender die IT-Umgebung nach der Umstellung möglichst wenig verändert. Auf dieser Basis wird die notwendige Systemumgebung im Rechenzentrum aufgebaut. Nach erfolgreichen Testläufen wird schließlich „der Schalter umgelegt“ – im besten Fall, ohne dass die Anwender dies bemerken. Die Projektdauer ist individuell und abhängig von der Anzahl der Arbeitsplätze und dem Umfang der eingesetzten Software. Die Stadt Löningen aus dem Kreis Cloppenburg ist eine der ersten Kommunen, die diesen Schritt gegangen ist. Rückblickend war für Christian Rüve, erster Stadtrat, die Entscheidung genau richtig: „Wir haben keine IT-Investitionskosten mehr. Die jetzt laufenden Kosten sind eine gut planbare Konstante und wir haben automatisch immer Zugriff auf aktualisierte Software.“