SindelfingenGeneration Y im Amt

Wir schreiben das Jahr 2025. Laura Kaufmann, Mitarbeiterin der Personalabteilung der Stadtverwaltung Sindelfingen, hat heute ihren Bürotag. Laura Kaufmann ist 35 Jahre alt, Mutter zweier kleiner Kinder und arbeitet in Vollzeit – drei Tage in der Woche davon im Homeoffice. Nachdem sie die Eingangshalle des Rathauses betreten hat, geht sie zum Mitarbeiter-Touch-Board. Dort identifiziert sie sich durch ihren Fingerabdruck. Das System kennt Laura Kaufmann gut und weiß, dass sie heute ihren Bürotag hat. Es schlägt ihr drei freie Arbeitsplätze im Haus vor, die zu ihrem Profil passen. Heute wählt Laura Kaufmann ein Büro im dritten Stock an der Südseite, denn sie hat es gerne sonnig. Ihre Arbeitsmaterialen hat sie wie immer dabei, saubere Kaffeetassen und Gläser gibt es auf den Stockwerken. Im Büro angekommen, identifiziert sie sich wieder mit ihrem Fingerabdruck am Schreibtisch, der aus einer Touch-Glasplatte besteht. Er funktioniert wie ein großes Smartphone. Sie wird sogleich von ihrer elektronischen Assistentin begrüßt. „Guten Morgen Laura, freut mich, dass du wieder im Hause bist. Du hast folgende Termine: um zehn Uhr ein Treffen mit Herrn Volker im Besprechungszimmer 408. Das Meeting geht bis um elf, danach …“ Laura Kaufmann unterbricht sie: „Danke, das reicht erst einmal“, und setzt sich an den Schreibtisch, der schon betriebsbereit ist.
Ausgedacht hat sich dieses Szenario eine Studentengruppe der Hochschule Ludwigsburg. Die Stadtverwaltung Sindelfingen plant, sich in den nächsten Jahren intensiv mit dem Arbeitsplatz der Zukunft zu befassen. Der demografische Wandel und die Entwicklung der Technik rücken das Thema immer mehr in den Fokus. Zum Auftakt wurde ein Kooperationsprojekt mit der Hochschule Ludwigsburg geschlossen und die Studenten gebeten, Visionen für den Arbeitsplatz der Zukunft zu erarbeiten. Dafür wurden sie in sechs Gruppen aufgeteilt, die jeweils die Stellenbeschreibung eines speziellen Aufgabengebiets erhielten. Das waren die Bereiche Organisation, Personal, Bürgerservice, Finanzen, Gebäude-Management und Schulen. Anhand der Stellenbeschreibungen sollten sich die Studenten mithilfe des Think-Big-Ansatzes überlegen, wie das gesamte Rathaus in zehn Jahren gestaltet sein soll, um dann abzuleiten, wie die Bereiche später zusammen agieren und der einzelne Arbeitsplatz aussieht. Unterstützt wurden die Studenten durch themenspezifische Vorlesungen. Martin Brandt, Leiter Organisation Ostalbkreis, und Josefine Hofmann vom Fraunhofer-Institut Stuttgart, zeigten auf, wie Räume und Prozesse in Zukunft aussehen können. Die Hochschule Ludwigsburg gab den Rahmen vor, telefonische Interviews mit den Mitarbeitern der Bereiche und Besuche vor Ort in Sindelfingen rundeten die Recherche ab.

Die Anforderungen einer jungen Generation

Im Rahmen einer Vortragsreihe wurden die Ergebnisse in Sindelfingen vorgestellt und intensiv diskutiert. Dabei hatten alle Präsentationen gemeinsam:

• Plätze, die als Rückzugsort dienen, vom Raum der Stille über die grüne Oase bis hin zur Hängematte,
• die Möglichkeit, von zuhause oder von einem Third Place beispielsweise einem Café, dem Zug oder der Lounge aus zu arbeiten,
• flexible Arbeitsplätze im Rathaus,
• flexibel gestaltete Arbeitszeiten, die familien- und freizeitfreundlich sind,
• Touchboards in den Büros, an denen gemeinsam gearbeitet und visualisiert wird,
• Multimedia-Schreibtische, um gemeinsam mit den Bürgern ihr Anliegen zu bearbeiten,
• Videokonferenzen und Skype for Business als Alltagsinstrumente,
• ein sehr gut ausgestatteter IT-Bereich, der für den Datenschutz garantiert und Service rund um die Uhr anbietet.

In Anbetracht dieser Anforderungen steht die Verwaltung vor einer großen Herausforderung. Glaubt man den Prognosen von Trendforschern, zeichnet sich der Nachwuchs, die so genannte Generation Y (1980 bis 1999 Geborene), außerdem durch folgende Attribute aus: Sie legt viel Wert auf Familie und Freizeit, möchte das Leben genießen und Spaß bei der Arbeit haben. Sie möchte ihre Bedürfnisse sofort befriedigen und nicht vertröstet werden. Auch will sie Zeit für die Familie haben und sie möchte mitbestimmen und stellt Forderungen. Zudem ist sie ständig vernetzt, weltweit online und will unabhängig von Ort und Zeit leben und arbeiten. Entspricht der potenzielle Arbeitgeber diesen Anforderungen nicht, stehen dem gut ausgebildeten Ypsiloner jede Menge beruflicher Alternativen offen. Zu beachten ist aber auch, dass in Zukunft viele ältere Mitarbeiter in der Verwaltung arbeiten werden. Diese Mitarbeiter müssen in einem Change-Prozess mitgenommen werden. Der aktuelle Altersdurchschnitt in der Stadtverwaltung Sindelfingen beträgt Mitte 40, das heißt, viele Mitarbeiter müssen für die Zukunft fit gemacht werden.
Nach diesem Auftakt für Sindelfingen lässt sich ein erstes Fazit ziehen: Um qualifizierte und motivierte Mitarbeiter für die Verwaltung zu begeistern, muss das Angebot flexibler Arbeitsmodelle erweitert werden. Auch in Bezug auf die Räumlichkeiten sollten die bisherigen Arbeitsräume durch mehr offene Büro- und Arbeitsmöglichkeiten ersetzt und um Rückzugsorte vergrößert werden. Eine weitere Aufgabe besteht darin, die vorhandenen Mitarbeiter für die IT-Welt und neue Arbeitsmethoden zu qualifizieren, damit sie in die Zukunft mitgenommen werden können. Zudem benötigen die IT-Bereiche mehr Aufmerksamkeit, mehr Personal und finanzielle Mittel.